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アサイン管理とは、メンバーのスキルや稼働状況を把握し、プロジェクトへ適切に配置する取り組みです。「誰が・どの案件に・いつまで・どの程度参加するのか」を管理し、複数のプロジェクトを横断して人員配置を調整します。

タスク管理ツールで担当者を設定していても、会社全体のアサイン状況や数か月先の空きを確認できるとは限りません。案件やメンバーが増えるほど、個別のプロジェクト管理とは別に、人材配置を俯瞰する仕組みが必要になります。

本記事では、アサイン管理の意味、タスク管理・プロジェクト管理との違い、アサイン管理表の作り方、具体的な進め方、Excel管理の課題、ツール選びまで解説します。

アサイン管理とは

ビジネスにおける「アサイン」とは、人をプロジェクトや業務へ割り当てることです。アサイン管理では、単に担当者を決めるだけでなく、その人が参加する期間、役割、工数や稼働率、他案件との兼務状況まで確認します。

たとえば、新しいシステム開発案件にエンジニアを配置する場合、「現在空いているか」だけでは十分ではありません。案件で必要になる技術や業務経験を持っているか、同じ時期に別のプロジェクトへ参加していないか、途中で他案件へ移る予定がないかなども確認する必要があります。

アサイン管理で管理する情報

一般的なアサイン管理では、次のような情報を扱います。

• メンバー情報：氏名、所属、役割、雇用形態
• スキル情報：保有スキル、経験、資格、得意領域
• 案件情報：プロジェクト名、期間、状況、優先順位、受注確度
• 配置情報：参加期間、担当する役割、計画工数、稼働率
• 予定の状態：確定アサインか、受注前の仮アサインか
• 稼働状況：複数案件の兼務、空き、不足、過剰稼働

すべての項目を最初から細かく管理する必要はありません。自社がアサインを判断する際に使う情報から整備し、運用しながら追加していく方が継続しやすくなります。

アサイン管理表とは

アサイン管理表とは、メンバーとプロジェクトの関係を一覧化した表です。メンバーを縦軸、期間を横軸にして参加案件を表示する「人軸」の管理表と、プロジェクトごとに体制を表示する「案件軸」の管理表があります。

どちらか一方だけでは、個人の負荷と案件の体制を同時に判断しにくいため、両方の視点を切り替えられる状態が理想です。

アサイン管理が必要な理由

複数プロジェクトの兼務を把握するため

プロジェクトごとに担当者を管理していても、同じメンバーが別の案件にも参加していると、全体の負荷は分かりません。一つひとつの案件では無理のない計画に見えても、複数案件を合計すると稼働が過剰になっていることがあります。

アサイン管理によって人を軸に参加案件を確認すれば、兼務による負荷の偏りや期間の重複を早期に把握できます。

人材不足と空きを早めに見つけるため

アサイン管理は、現在の配置を確認するためだけのものではありません。数か月先の案件予定とメンバーの稼働予定を並べることで、将来の人材不足や空きを見つけられます。

不足が見込まれる場合は、採用、外注、他部門からの応援、案件開始時期の調整などを早めに検討できます。反対に空きが見込まれる場合は、営業活動や次の案件への配置を前倒しできます。

スキルに合った人材を配置するため

空いている人を順番に配置するだけでは、案件に必要なスキルや経験と合わないことがあります。また、担当者の記憶だけで候補者を探すと、いつも同じメンバーへ依頼が集中し、他の候補者が見落とされる可能性もあります。

スキル情報と稼働予定をあわせて確認することで、複数の候補者を比較し、案件と人材の双方にとって適切な配置を検討できます。

営業・採用・経営の判断材料にするため

アサイン情報は、現場の配置調整だけでなく、会社の意思決定にも活用できます。

• 新しい案件を受注できる体制があるか
• どの時期に、どのスキルの人材が不足するか
• 採用や外部パートナーの確保が必要か
• 案件の開始時期を顧客と調整する必要があるか
• 特定の人材や部門に業務が偏っていないか

営業・現場・経営が同じアサイン情報を参照することで、「案件は受注したいが、対応できる人材がいない」といった認識のずれを小さくできます。

タスク管理・プロジェクト管理・リソース管理との違い

アサイン管理は、タスク管理やプロジェクト管理と似て見えますが、管理する範囲と目的が異なります。

アサイン管理では、タスクを細かく分解する前の段階で、プロジェクトに必要な役割と人数を整理し、メンバーを配置します。その後、プロジェクト内の具体的な作業をタスク管理し、実際にかかった時間を工数管理で確認する、という関係になります。

リソース管理との関係については「リソース管理とは？人的リソースを最適化する方法と進め方」でも詳しく解説しています。

タスク管理・プロジェクト管理ツールの機能で代用できるか

タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールにも、担当者を割り当てるアサイン機能があります。そのため、「現在使っているツールだけでアサイン管理もできるのではないか」と考える方もいるでしょう。

少人数のチームで、プロジェクト数と兼務が少ない場合は、タスク管理ツールの担当者設定でも十分なことがあります。一方、複数のプロジェクトを横断して配置を判断する場合は、個別案件内の担当者設定だけでは情報が不足します。

個別案件の担当者設定とアサイン管理の違い

タスク管理ツールとアサイン管理ツールは併用できる

どちらか一方に統一する必要はありません。アサイン管理ツールでプロジェクトの体制と中長期の人員配置を決め、タスク管理ツールで個々の作業と進捗を管理する方法があります。

役割が異なるツールを使い分けることで、経営・部門長は全体の人員配置を、プロジェクトマネージャーとメンバーは日々の作業を、それぞれ必要な粒度で管理できます。

アサイン管理の進め方

1．管理する範囲と単位を決める

まず、誰とどの案件を管理対象にするかを決めます。社員だけでなく業務委託や外部パートナーも含めるか、確定案件だけでなく提案中案件も含めるかを整理します。

あわせて、期間は月・週・日のどの単位で確認するか、配置量は工数・稼働率・人数のどれで表すかを決めます。細かすぎる管理は更新負担になるため、実際のアサイン判断に必要な粒度から始めます。

2．メンバーと案件の情報を整理する

次に、メンバーの所属、役割、スキルと、プロジェクトの期間、状況、必要な役割を整理します。表記が統一されていない場合は、同じ意味の項目が複数できないようルールを決めます。

3．現在のアサイン状況を可視化する

進行中のプロジェクトについて、メンバー、参加期間、役割、稼働率を登録します。人軸と案件軸の両方で確認し、兼務による負荷の偏りや、必要な役割が不足している案件を見つけます。

4．将来の案件を仮アサインする

受注前の案件や開始時期が未確定の案件も、確定案件と区別して仮アサインします。これにより、複数の提案が同時に受注した場合の不足や、特定のスキルを持つメンバーの重複を事前に確認できます。

5．スキル・負荷・優先順位をもとに調整する

空いている人を順番に配置するのではなく、必要なスキル、本人の負荷、案件の優先順位をあわせて判断します。特定のメンバーへ依存しすぎないよう、育成や役割の引き継ぎも考慮します。

6．定期的に更新・振り返りを行う

案件の延期や追加対応、休暇などによって、アサイン状況は変化します。週次または月次で確認し、終了時期、稼働率、案件状況を更新します。

アサイン会議では、状況を一から聞き取るのではなく、更新された情報をもとに不足や重複を調整することへ時間を使います。誰が、いつ、どの情報を更新するかを決めておくことも重要です。

Excel・スプレッドシートでアサイン管理する方法

ExcelやGoogleスプレッドシートは、アサイン管理を始める方法として広く利用されています。自由に項目を設定でき、既存の環境ですぐに始められる点がメリットです。

アサイン管理表に必要な項目

Excel管理を継続するための運用ルール

• 参照するファイルとシートを一本化する
• 更新する担当者とタイミングを決める
• 確定と仮予定の表示方法を統一する
• 稼働率や工数の入力単位を揃える
• セルの色だけに意味を持たせず、項目として状態を記録する
• 会議資料へ転記せず、管理表を直接確認する

具体的な作り方とサンプルは「Excelサンプル公開！要員計画表の作り方とアサイン管理ツール」で紹介しています。

Excel・スプレッドシートによるアサイン管理の限界

Excelやスプレッドシートは少人数・少数案件の管理には適していますが、人数や案件数、兼務が増えるにつれて、更新と集計の負担が大きくなります。

どのファイルが最新か分からなくなる

部門や案件ごとに管理表が分かれると、どの情報が最新なのか判断しにくくなります。メールやチャットで伝えられた変更が管理表に反映されず、会議で初めて差異が発覚することもあります。

人軸・案件軸の表が増えていく

メンバーごとの負荷を確認する表、プロジェクト体制を確認する表、部門別に集計する表などを追加すると、同じ情報を複数の場所へ転記する必要が生じます。

関数や書式が属人化する

条件付き書式や関数、マクロが複雑になると、作成者以外が修正できなくなります。担当者の異動や退職によって管理表が維持できなくなるリスクもあります。

将来のシミュレーションが難しい

確定案件と複数の提案中案件を組み合わせて、人材の過不足を確認するには、多数のシートや集計が必要になります。状況が変わるたびに手作業で調整するため、最新状態を保つ負担も増えます。

Excel管理の課題と見直し方は「アサイン管理はエクセルではダメなのか？」でも解説しています。

アサイン管理ツール・システムの選び方

アサイン管理ツールを選ぶ際は、機能数の多さではなく、自社で必要な配置判断を支援できるかを確認します。

人軸とプロジェクト軸で確認できるか

メンバーごとの兼務・負荷と、プロジェクトごとの体制を切り替えて確認できることが重要です。片方の視点しかない場合、別の表を作る作業が残る可能性があります。

将来の予定と仮アサインを管理できるか

現在の配置だけでなく、数か月先の予定や提案中案件を登録できるか確認します。確定案件と仮予定を区別し、複数の受注シナリオを検討できることもポイントです。

スキル・役割・所属を配置判断に使えるか

空き状況だけでなく、案件で必要なスキルや役割から候補者を探せると、担当者の記憶に依存しない配置を行いやすくなります。

現場が継続して更新できるか

高機能でも、入力や確認に時間がかかると情報が更新されなくなります。実際に管理する担当者、情報を入力するプロジェクトマネージャー、参照する経営・営業それぞれの使いやすさを確認します。

既存ツールと役割分担・連携ができるか

タスク管理、勤怠・工数管理、案件管理など、すでに利用しているツールとの役割を整理します。すべてを一つのツールへ置き換えるのではなく、必要なデータを連携しながら使い分ける方法もあります。

具体的なサービスの違いは「アサイン管理ツールおすすめ6選」で紹介しています。

Co-Assignによるアサイン管理

Co-Assign（コーアサイン）は、複数プロジェクトにおける人員配置を管理するアサイン管理ツールです。「誰が・どの案件に・いつまで」参加するのかを、人軸とプロジェクト軸の両方から確認できます。

メンバーの役割、スキル、所属、参加期間、計画稼働率を一元管理し、確定前の案件を仮アサインとして登録できます。表示は月・週・日単位で切り替えられるため、中長期の見通しと直近の配置状況を目的に応じて確認できます。

タスク管理ツールと使い分けたUSEN-ALMEXの事例

株式会社USEN-ALMEXでは、管理対象が約150名に増え、誰がどのプロジェクトへ参加しているのかを全体で把握することが難しくなっていました。

個々のプロジェクトの進捗やタスクは既存のツールで管理しながら、複数プロジェクトを横断した人員配置をCo-Assignで可視化。タスク管理とアサイン管理を目的に応じて使い分けています。

USEN-ALMEXの導入事例を見る

アサイン管理に関するよくある質問

アサイン管理表とは何ですか？

アサイン管理表とは、メンバーとプロジェクト、参加期間、役割、稼働率などを一覧化した表です。メンバーごとの兼務・負荷を確認する人軸の表と、プロジェクト体制を確認する案件軸の表があります。

タスクアサインとは何ですか？

タスクアサインとは、個々の作業を担当者へ割り当てることです。会社や部門を横断して人材をプロジェクトへ配置するアサイン管理より、細かい作業単位で行われます。

アサイン計画とは何ですか？

アサイン計画とは、案件に必要な役割と人数を整理し、誰を、いつからいつまで、どの程度配置するかを決める計画です。確定案件だけでなく、提案中案件を仮置きして将来の過不足を確認する方法もあります。

アサイン管理を仕組み化するにはどうすればよいですか？

管理対象、入力単位、更新頻度、担当者、会議での確認方法を統一します。ツールを導入するだけでなく、誰が情報を更新し、どの判断に使うかを明確にすることが重要です。

Excelとアサイン管理ツールはどう使い分ければよいですか？

人数と案件数が少なく、兼務や変更が少ない場合はExcelでも管理できます。複数の管理表への転記や、将来の空き・不足の集計に時間がかかるようになった場合は、専用ツールを検討するタイミングです。

タスク管理ツールだけでは不十分ですか？

少人数・少数案件であれば、タスク管理ツールだけでも対応できます。複数プロジェクトを横断した兼務、将来の空き、仮アサイン、スキルを考慮した候補者選定が必要な場合は、アサイン管理の仕組みを分けて考える必要があります。

まとめ

アサイン管理とは、メンバーのスキルと稼働状況を把握し、複数のプロジェクトへ適切に配置する取り組みです。現在の担当者を決めるだけでなく、参加期間、稼働率、兼務、将来の案件予定まで確認します。

タスク管理は個々の作業、プロジェクト管理は個別案件の進行、アサイン管理は複数案件を横断する人員配置を中心に扱います。それぞれの目的が異なるため、必要に応じて複数のツールを使い分ける方法が有効です。

まずは管理対象と必要な項目を決め、Excelやスプレッドシートで現在の配置を一覧化するところから始められます。人数や案件数が増え、更新・転記・集計の負担が大きくなった場合は、管理ルールとあわせて専用ツールの活用を検討してみてください。