私たちはシステム開発、コンサル、Web開発などのプロジェクト型ビジネスにおけるアサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」を提供しています。弊社にお問合せをいただくお客様へCo-Assignを提案する際にアサイン管理とタスク管理の違いを説明することがよくあります。今回はこの違いについて整理してみようと思います。

このような人におすすめ！

• プロジェクト型ビジネス（システム開発、コンサル、web制作など）の開発部門のマネージャー
• プロジェクトへのアサイン管理担当者
• プロジェクトマネージャー・プロダクトマネージャー
• 複数の部署を管轄する事業部長

アサイン管理とは？/アサイン管理とタスク管理の違い

アサインの状況を一元管理し、見える化するアサイン管理ツール「Co-Asssin」の詳細はこちらから。

アサイン管理とは？

業務やプロジェクトを行う際には、案件ステータスや受注確度、売上利益見込みを管理する案件管理やプロジェクトのタスクや課題、進捗を管理するプロジェクト管理など様々な情報を管理する必要があります。そのなかで見落としがちな情報が「アサイン」に関する情報です。アサイン管理とは、案件管理とプロジェクト管理の間にある、誰が、どのプロジェクトに、どの程度稼働するのかを管理する業務になります。

アサイン管理について、エクセルやスプレッドシートで管理はしているものの、情報が最新ではない、リアルタイムで共有できないなどの課題を感じている人は多いのではないでしょうか？

アサイン管理がエクセルやスプレッドシートが使われる理由

アサイン管理にエクセルやスプレッドシートが使われる一番の理由が普及率とコストです。それ以外にも以下のような理由でエクセルやスプレッドシートが使われています。

1. 普及率: エクセルはMicrosoft Officeの一部として、ビジネスシーンで広く使われています。多くの企業や組織がエクセルを標準ツールとして採用しているため、データの共有や共同作業がしやすいです。
2. コスト：エクセルはコストパフォーマンスに優れたツールです。専用のリソース管理ソフトウェアを購入するよりも安価で、既存のOfficeライセンスの一部として利用できます。
3. 操作性：エクセルは直感的なインターフェースを持っており、多くの人が基本的な操作を学びやすいです。セルにデータを入力し、簡単な計算やフィルタリングができるため、初心者でも使いやすいです。
4. 柔軟性: エクセルは非常に柔軟なツールであり、さまざまな種類のデータを管理することができます。リソースのスケジュール、予算、タスクの進捗状況など、さまざまなデータを一つのシートで扱うことができます。
5. カスタマイズ性: ユーザーは自分のニーズに合わせてシートをカスタマイズできます。条件付き書式やピボットテーブル、グラフなどの機能を使って、データを視覚化したり、分析したりすることが容易です。
6. 互換性: エクセルは多くの他のソフトウェアやシステムと互換性があります。例えば、他のデータベースやプロジェクト管理ツールからエクスポートしたデータをエクセルにインポートして管理することができます。
7. 分析機能: エクセルには強力なデータ分析機能が備わっており、大量のデータを効率的に処理できます。数式や関数、マクロを使って複雑な計算や自動化を行うことが可能です。

エクセルやスプレッドシートは誰でも利用でき、要望にあわせて自由にカスタマイズできる使い勝手の良さや融通性といったメリットがあり、多くの企業で様々な管理表として活用されています。

リソース管理に重要な3つのこと（Excelテンプレートあり）

アサイン管理がエクセルやスプレッドシートでうまくいかない理由

エクセルやスプレッドシートは誰でも利用でき、要望にあわせて自由にカスタマイズできる使い勝手の良さや融通性といったメリットがある反面、フォーマットの維持や運用ルールの徹底など、気にかけておかなければならないポイントが多数あります。

プロジェクト数やプロジェクトに関与するメンバーが増えてくると、以下のような課題が顕在化してきます。

• プロジェクト数や人員数が増えてきてエクセルでは資料作成に限界を感じる。
• 人により自由にコメントなどを記入されるのでフォーマットが崩れていく。
• 人軸、プロジェクト軸、部門別などシートがどんどん増えていく。
• 管理者の知らないところでエクセルの数式などが書き換えられてしまった。
• データが増えてきて、動作がおそくなった。
• 前任者がいなくなり、マクロの修正ができなくなった。
• 最終的に壊れて使われなくなった。

安定的に運用できない、情報の集約と共有に時間がかかるようになると、アサインを管理することに疑問を持ち始め、管理自体をやらなくなってしまいます。

アサイン管理、要員調整業務効率化の重要性

アサイン管理とタスク管理の違いは何か？

アサイン調整ができずにクライアントへの提案ができなかったことや、クライアント都合で受注時期が後ろ倒しになって、メンバーの稼働に穴があいたなどの苦い経験をした方もいるのではないでしょうか？アサイン管理とタスク管理とは、プロジェクトや業務の進行において異なる側面に焦点を当てた管理手法です。それぞれの違いを以下のポイントで整理します。

１．焦点

• アサイン管理：リソースの配置と最適化に焦点を当てる。
• タスク管理：タスクの進行状況と完了に焦点を当てる。

２．目的

• アサイン管理：適切な人員を適切なタスクやプロジェクトに割り当てる。
• タスク管理：タスクの進捗を追跡し、効率的に完了させる。

３．機能

• アサイン管理：リソースの可視化、稼働状況の管理、スキルマッチング。
• タスク管理：タスクの作成、追跡、優先順位設定、進捗管理。

アサイン管理とタスク管理はプロジェクトを成功させるために必要な管理項目ですが、焦点と目的が異なります。アサイン管理とタスク管理は互いに補完し合う関係にあり、効率的なプロジェクト運営にはどちらの管理も重要です。また、管理ツールについてもそれぞれの目的に合わせたツールを選定する必要があります。

アサイン管理、要員調整業務効率化の重要性

アサイン管理ツールとは何か？

クライアントの課題解決を提案し、見積を提出し、プロジェクトを受注（契約）する営業チームの業務と受注（契約）したプロジェクトを実行し、納品する開発チームの業務。これらの業務の狭間に存在するのがアサイン管理業務になります。アサイン管理ツールは、誰が、どのプロジェクトに、どの程度稼働するかを、人、スキル、プロジェクトの側面で一元管理するツールになります。

アサイン管理ツールの選び方

アサイン管理ツールは目的や機能などサービスによって様々です。アサイン管理ツールの選定のポイントについて以下に整理します。

• 自社の解決したい課題を明確にする。
  • アサイン管理ツールにはスキル管理や原価管理などの機能を備えているツールも多数あります。自社の解決したい課題が明確になっておらず、アサイン管理ツールでスキル管理機能を求めすぎてしまうなど、本質を見失ってしまうケースをよく見ます。
• 自社に業務はプロジェクト型かSESか
  • プロジェクトにアサインをするのか、必要スキルを持った人材を派遣するのか、それぞれの業務に合ったアサイン管理ツールを選ぶ必要があります。
• 規模感は？
  • プロジェクト数が増え、管理するメンバーが20人を超えてくるあたりから管理者の頭の中での管理が難しくなり、エクセルやスプレッドシートを含め、管理ツールが必要になってきます。

アサイン管理ツールの選び方

アサイン管理ツール「Co-Assign」とはどんなツールなのか？

Co-Assignは、プロジェクトへの要員の割り当てと管理を効率化するためのアサイン管理ツールです。プロジェクトマネージャーやチームリーダーが、チームメンバーを効果的にプロジェクトに割り当てることで、リソースの最適化を実現します。また、部門を超えてプロジェクトの体制を構築する際や、緊急時や炎上案件のサポート要員を手配する際の現状把握に役立つツールになります。

人単位でアサインプロジェクトと稼働状況を可視化する「リソース管理機能 人材 x プロジェクト画面」

メンバーがアサインされているプロジェクトを一覧で確認することができます。また、部署単位で計画稼働率のサマリを表示することができるので、部門長や事業部長、経営メンバーはメンバーの稼働状況を一目で把握することができ、中長期的な目線で戦略を検討するための情報をすぐに収集することが可能になります。

プロジェクト単位で体制と稼働状況を可視化する「リソース管理機能 プロジェクト x 人材画面」

提案中、進行中などのプロジェクトのステータスや受注確度、アサイン済みやアサイン計画中などのアサイン状況などでプロジェクトの体制と稼働割合を確認することが可能です。社内リソースでは足りない要員の把握が可能となり、先々を見越したリソースの調達計画が可能となります。

アサイン管理ツールCo-Assignの主な特長

アサイン管理ツールCo-Assignはプロジェクトへの人のアサインに特化して開発されたアサイン管理ツールです。アサインに関する、人・スキル・プロジェクトの情報を一元管理し、リソースの見える化とアサイン業務の効率化を実現します。エクセルやスプレッドシートでは実現できないリアルタイム性や安定性、情報管理が特徴です。

直感的な操作で実現するアサイン管理

Co-Assignは使いやすいインターフェースで、プロジェクトの作成、アサイン割り当て、稼働割合の設定などが直感的に行えます。また、メンバーのアサイン状況を一元管理し、アサイン情報の可視化と情報共有を実現します。

中長期的な稼働割合を把握したアサイン計画

Co-Assignはチームメンバーのスケジュールや負荷を可視化し、稼働状況を考慮しながらプロジェクトへのアサイン計画を立てることを支援します。また、役割やスキルでの仮アサイン機能を活用することで、不足するリソースを可視化し、先手先手でのリソース調達を実現します。

データ管理

Co-Assignでは人材、プロジェクト、アサイン状況、稼働実績、スキルや経験（過去プロジェクト）を一元管理することができます。複数のツールによる管理やエクセルでの情報集約、集計を行う必要がなくなります。また、Co-Assignで管理している情報はcsvでエクスポートが可能ですので、プロジェクト管理ツールとの連携や、スキル管理ツールやBIツールなど連携し、人事、採用、教育/育成などに活用することもできます。

アサイン管理ツール３選！/要員管理を効率化する機能、価格など無料版も含めて解説します。

プロジェクト管理ツールとの違いは？

プロジェクト管理ツール（BacklogやRedmineなど）とアサイン管理ツールCo-Assignとの違いは管理する情報の範囲と対象になります。プロジェクト管理ツールは受注済みプロジェクトのタスク、進捗、実績、課題などを管理し、プロジェクトの生産性向上を実現します。アサイン管理ツールCo-Assignは、提案中、受注予定、受注済みの各段階における要員のアサイン状況と実績を一元管理し、アサイン状況の可視化に加え、受注予定案件の要員（リソース）計画の最適化を実現します。

Co-Assignはどんな企業が利用している？

Co-Assignはリリース以来、250社を超えるユーザー企業にご利用いただいております。システム開発やWEBデザイン、コンサルティング企業など業界や企業の大小を問わず、Excelや人任せのアサイン管理に限界を感じた企業様にご活用いただいております。

アサイン管理ツールを必要とする企業とは？

Co-Assign導入実績についてはこちらの「導入企業インタビュー」を参照ください。

まとめ

プロジェクト管理ツールなどを導入し、タスク管理や課題管理に取り組んでいる企業は多いですが、プロジェクト開始前の提案フェーズや受注フェーズにおけるアサイン管理を業務に特化したツールを活用に見える化や効率化に取り組んでいる企業はまだまだ少ないです。アサイン管理はプロジェクトを成功に導くとともに企業の利益向上や働き方改革などにもつながる貴重なデータを蓄積することが可能です。