私たちはシステム開発、コンサル、Web開発などのプロジェクト型ビジネスや自社サービスのシステム開発におけるアサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」を提供しています。弊社にお問合せをいただくお客様へCo-Assignを提案する際にアサイン管理とタスク管理の違いを説明することがよくあります。今回は多くのお客様にCo-Assignを導入いただいた経験をもとに、アサイン管理とタスク管理の違いとアサイン管理ツールについて解説します。
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更新日:2024.11.20
公開日:2024.07.16
私たちはシステム開発、コンサル、Web開発などのプロジェクト型ビジネスや自社サービスのシステム開発におけるアサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」を提供しています。弊社にお問合せをいただくお客様へCo-Assignを提案する際にアサイン管理とタスク管理の違いを説明することがよくあります。今回は多くのお客様にCo-Assignを導入いただいた経験をもとに、アサイン管理とタスク管理の違いとアサイン管理ツールについて解説します。
このような人におすすめ！
アサインの状況を一元管理し、見える化するアサイン管理ツール「Co-Assign」の詳細はこちらから。
Co-Assignの機能や導入事例がわかる資料請求や1ヶ月間全機能が登録数の制限無く利用できる無料トライアルの申込ができます。アサイン管理の効率化、ツール導入を検討中の方は確認ください。
アサイン管理とは、メンバーの稼働状況を正確に把握し、誰が、どのプロジェクトに、どの程度稼働するのかを管理し、人的リソースを最適配置することを言います。
プロジェクトを行う際の案件ステータスや受注確度、売上利益を管理する案件管理。プロジェクトのタスクや課題、進捗を管理するプロジェクト管理。ビジネスにおいては様々な情報を管理する必要があります。
そのなかで見落としがちな情報が「アサイン」に関する情報です。案件管理とプロジェクト管理の間にある業務がアサイン管理です。
アサインを管理することで、リソースの最適化を実現します。
要員のアサイン調整ができずにクライアントへの提案ができなかった。クライアント都合で受注タイミングが後ろ倒しになり、メンバーの稼働に穴があいた。などの苦い経験をした方もいるのではないでしょうか？
アサイン管理の重要性をまとめると以下の3点になります。
アサイン管理により、各メンバーのスキルや稼働状況を考慮し、適切なタイミングで適切な人材をアサインすることが可能になります。これにより、リソースのムダが減り、メンバーの稼働率を効率的に最大化できます。
スムーズなアサイン調整によって、クライアントへの迅速な対応が可能となり、提案や納品の遅れを防ぐことができます。これにより、クライアントとの信頼関係が強化され、長期的な関係構築にもつながります。
適切なアサイン管理により、各メンバーがそのスキルやキャリア成長を活かせるプロジェクトに配置されやすくなります。これがメンバーのモチベーション向上に寄与し、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながります。
エクセルやスプレッドシートでアサイン管理する方法と専用のアサイン管理ツールを使う方法があります。
しかし、エクセルやスプレッドシートのアサイン管理では、次のような課題を感じている人も多いのではないでしょうか？
では、なぜエクセルやスプレッドシートが使われるのでしょうか？
こちらの記事「アサイン管理はエクセルではダメなのか？」もあわせて確認ください。
エクセルやスプレッドシートが使われる一番の理由が普及率とコストです。
エクセルやスプレッドシートは誰でも利用することができます。そして、自由にカスタマイズできる使い勝手の良さや融通性があります。そのため、多くの企業で様々な管理表として活用されています。
それ以外にも次のような理由でエクセルやスプレッドシートが使われています。
Microsoft Officeの一部として、ビジネスシーンで広く使われています。多くの企業や組織でエクセルを標準ツールとして採用。
エクセルはコストパフォーマンスに優れたツールです。専用のリソース管理ソフトウェアを購入するよりも安価。既存のOfficeライセンスの一部として利用できます。
エクセルは直感的なインターフェースを持っています。多くの人が基本的な操作を学びやすいです。セルにデータを入力し、簡単な計算やフィルタリングができ、誰でも使いやすいです。
エクセルは非常に柔軟なツールです。さまざまな種類のデータを管理することができます。スケジュール、予算、タスクの進捗状況などのデータを一つのシートで管理できます。
ユーザーは自分のニーズに合わせてシートをカスタマイズできます。条件付き書式やピボットテーブル、グラフなどの機能で、視覚化、分析が容易です。
エクセルは多くの他のソフトウェアやシステムと互換性があります。例えば、他のデータベースやプロジェクト管理ツールからエクスポートしたデータをエクセルにインポートして管理することができます。
エクセルには強力なデータ分析機能が備わっています。大量のデータを効率的に処理できます。数式や関数、マクロを使って複雑な計算や自動化を行うことが可能です。
リソース管理をExcelで行う場合のサンプルを紹介します。
このようなご要望の方は、以下のリンクからリソース管理表サンプルをダウンロードしてお使いください！
アサイン管理のエクセルテンプレートはこちらの記事からもダウンロードできます。
エクセルやスプレッドシートは誰でも利用でき、要望にあわせて自由にカスタマイズできます。その使い勝手の良さや融通性は大きなメリットです。しかし、フォーマットの維持や運用ルールなど、注意すべき点が多数あります。
プロジェクト数や関与するメンバーの増加により、次のような課題が顕在化してきます。
安定して運用できず、情報の集約と共有に時間がかかるようになると、アサインを管理することに疑問を持ち始め、管理自体を放棄してしまいます。
アサイン管理業務の重要性についてはこちらの記事を確認ください。
アサイン管理ツール「Co-Assign」を導入している企業の多くが、エクセルやスプレッドシートでの運用では限界を迎え、アサイン管理に特化したツールを活用し、アサイン情報の一元管理と可視化、人的リソースの最適化を実現しています。
株式会社シーネット様では、Co-Assignを導入することでアサイン会議用の資料作成時間を大幅に削減しました。
参考事例：株式会社シーネット様の事例はこちらを確認ください。
アサイン管理ツールを導入することで、次の業務や作業を削減することができます。
ただし、アサイン管理ツールの導入を検討する際には、タスク管理との違いに注意し、目的にあったツール選定をする必要があります。
アサイン管理ツールおすすめ５選はこちらの記事を確認ください。
要員の調整ができずに、クライアントへの提案が遅れたり、ニーズにこたえる提案ができなかったことや、クライアント都合で受注時期が後ろ倒しになった影響で、メンバーの稼働に穴があいたしまったなどの苦い経験をした方もいるのではないでしょうか？
アサイン管理とタスク管理は、プロジェクトや業務の進行において異なる側面に焦点を当てた管理手法です。それぞれの違いを次の３つのポイントで整理します。
| アサイン管理 | タスク管理 | |
| 目的 | チームメンバーの能力やスキルに基づいて、最適な人員配置を行うこと。リソースの利用効率を最大化し、過負荷やリソース不足を防ぐこと。 | タスクの進捗を可視化し、期限や優先順位に基づいて効率的に遂行すること。作業の細分化と整理を行い、チーム全体の生産性を向上させること。 |
| 定義 |
特定のタスクやプロジェクトに対して適切な人員を割り当てるプロセス |
個々のタスクや作業項目の進行状況を追跡し、計画し、完了させるプロセス |
機能 | リソースの可視化と利用状況の把握。スキルマッチングによる最適なアサインメント。プロジェクトやタスクに対する人員の配置と再調整。リソースの稼働状況と空き状況の管理。 | タスクの作成、割り当て、追跡。 タスクの進行状況の更新と可視化（ガントチャート、カンバンボードなど）。期限設定とリマインダー機能。優先順位の設定とタスクの整理。 |
| サービス | Co-Assign、チムスピ工数、fapi、Time Kreiなど |
Asana、Trello、Jiraなど |
アサイン管理とタスク管理はプロジェクトを成功させるために必要な管理項目です。しかし、焦点と目的が異なります。
アサイン管理とタスク管理は互いに補完し合う関係にあります。効率的なプロジェクト運営にはどちらの管理も重要です。また、管理ツールはそれぞれの目的に合わせたツールを選定する必要があります。
クライアントへ提案、見積、プロジェクトを受注（契約）する営業チームの業務。受注（契約）したプロジェクトを実行し、納品する開発チームの業務。これらの業務の狭間に存在するのがアサイン管理業務になります。
誰が、どのプロジェクトに、どの程度稼働するか。人、スキル、プロジェクトの側面で一元管理するツールがアサイン管理ツールです。
サービス提供会社により、目的や機能などが様々です。アサイン管理ツールの選定のポイントについてを次の3点で整理します。
アサイン管理ツールの選び方についてはこちらの記事を確認ください。
Co-Assignは、プロジェクトへの要員管理を効率化するアサイン管理ツール。
メンバーを効果的にプロジェクトに割り当てることで、リソースの最適化を実現します。また、部門を超えてプロジェクトの体制を構築する際や、緊急時や炎上案件のサポート要員を手配する際の現状把握にも役立つツールになります。
Co-Assignの資料請求はこちらの「問い合わせフォームを開く」からお願いします。
メンバーがアサインされているプロジェクトを一覧で確認することができます。また、部署単位で計画稼働率のサマリを表示することができます。部門長や事業部長、経営メンバーは稼働状況を一目で把握することができます。中長期的な目線で戦略を検討するための情報をすぐに収集することが可能になります。
プロジェクト体制と稼働割合を様々な視点で把握。例えば、ステータスや受注確度、アサイン済みやアサイン計画中など。その結果、社内リソースでは足りない要員の把握が可能。先々を見越したリソースの調達計画が可能となります。
情報が一元管理、見える化されることで、アサイン会議を効率化し、時間短縮を実現します。
アサインに関する、人・スキル・プロジェクトの情報を一元管理。リソースの見える化とアサイン業務の効率化を実現します。
エクセルやスプレッドシートでは実現できないリアルタイム性や安定性、情報管理が特徴です。
Co-Assignは使いやすいインターフェースを提供。プロジェクトの作成、アサイン割り当て、稼働割合の設定などが直感的に行えます。アサイン状況を一元管理し、アサイン情報の可視化と情報共有、人的リソースの最適化を実現します。
メンバーの稼働予定を踏まえて要員計画を作成することができます。また、メンバーの役割と保有スキルを登録することが可能。社内リソースに関する情報はCo-Assignに集約・見える化が可能。いつでも、誰でも、すぐに現状把握が可能。その結果、アサインに関する営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアのコミュニケーションが前向きになります。
社内リソースの可視化ができればアサイン会議は効率化できます。
会議資料作成などの事前準備の工数を大幅に削減できます。また、会議においては現状把握や確認に時間をとられることがなくなります。アサイン検討に時間をかけることができ、ダラダラとなりがちなアサイン会議を短く、効果的な会議にすることが可能になります。
Co-Assignはメンバーのスケジュールや負荷を可視化できます。稼働状況を考慮しながらプロジェクトへのアサイン計画を立てることができます。また、役割やスキルでの仮アサイン機能を活用することで、不足するリソースを可視化。先手先手でのリソース調達を実現します。
役割、スキルとアサイン状況（計画稼働率）をもとにしたプロジェクトへのアサイン。さらに先々の案件への役割やスキルでの仮アサイン。緊急時の要員追加など、様々なシーンに対応できるアサイン計画機能を提供。アサイン計画作業を効率化。
Co-Assignでは人材、プロジェクト、アサイン状況、稼働実績、スキルや経験（過去プロジェクト）を一元管理することができます。複数のツールによる管理やエクセルやスプレッドシートでの情報集約、集計を行う必要がなくなります。
Co-Assignで管理している情報はcsvでエクスポートが可能です。スキル管理ツールやBIツールなど連携し、人事、採用、教育や人材育成などに活用することもできます。
プロジェクトへのアサインが完了すると、プロジェクトの計画原価を自動計算。実績データを入力することでプロジェクト収支の確認。メンバー単位で稼働計画と実績の振り返りが可能。アサインに関するデータはすべて蓄積されるので、キャリアプランや育成など、人材育成や採用でのデータ活用が可能。
月単位で売上、原価、費用（ライセンス費用、サーバー費用など）を管理することが可能。人件費（アサイン）の比率で売上を自動計算。売上は月単位で手入力することも可能。人単位で収支の予実を把握することが可能。
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BacklogやRedmineなどのプロジェクト管理ツールとアサイン管理ツールCo-Assignとの違いは管理する情報の範囲と対象になります。
プロジェクト管理ツールはプロジェクトのタスク、進捗、実績、課題などを管理。プロジェクトの生産性向上を実現します。
Co-Assignは、提案中、受注予定、受注済みの各段階における要員のアサイン状況と実績を一元管理。アサイン状況の可視化し、受注予定案件の要員（リソース）計画の最適化を実現します。
| 管理内容 | プロジェクト管理 | アサイン管理 |
|---|---|---|
| 目的 | タスクの進捗を可視化し、期限や優先順位に基づいて効率的に遂行する | チームメンバーの能力やスキルに基づいて最適な人員配置を行う |
| 定義 | タスクの進行状況を追跡し、計画し、プロジェクトを完了させるプロセス | 特定のプロジェクトやタスクに対して適切な人員を割り当てるプロセス |
| 機能 | タスク作成、割り当て、進行状況の更新、期限設定、優先順位設定 | リソースの可視化、スキルマッチング、人員配置と再調整 |
| ツール例 | Asana、Trello、Jira | Co-Assign、チムスピ工数、fapi、Time Krei |
Co-Assignはリリース以来、250社を超える企業にご利用いただいております。システム開発やWEBデザイン、コンサルティング企業など。業界や企業の大小を問わず、エクセルやスプレッドシートでの人任せのアサイン管理に限界を感じた企業様にご活用いただいております。
アサイン管理ツールを必要とする企業とは、
アサイン管理ツールを必要とする企業についてはこちらの記事を確認ください。
アサイン課題の解決を起点に開発されたツールということが導入の決め手とりました。
ジーアイクラウド様の事例詳細についてはこちらの記事を確認ください。
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Co-Assign導入事例についてはこちらの「導入企業インタビュー」を参照ください。
プロジェクト管理ツールを導入している。タスク管理や課題管理に取り組んでいる企業は多いです。しかし、提案や受注フェーズにおけるアサインの見える化や効率化。ここに取り組んでいる企業はまだまだ少ないです。
株式会社アイリッジは自社のアサイン課題を解決するためにアサイン管理ツールCo-Assignを開発しました。
私たちが抱えていたアサイン課題
私たちがなぜ、アサイン管理ツールCo-Assignをつくったのかはこちらの記事を確認ください。
Co-Assignの資料請求はこちらの「問い合わせフォームを開く」からお願いします。
アサイン管理はプロジェクトを成功に導くとともに企業の利益向上や働き方改革などにもつながる貴重なデータを蓄積することが可能です。
アサイン管理ツールについて、気になった方は是非、Co-Assign公式サイトよりお問合せください。
私たち、株式会社アイリッジは、リソース管理・アサイン管理業務を効率化する人材最適化プラットフォーム Co-Assign（コーアサイン）を提供しています。
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