プロジェクト型ビジネスやシステムの受託開発を事業としている会社（システム開発、Web開発、コンサルティングなど）にとって、営業中の案件ステータス管理やプロジェクトのタスク管理、進捗管理は重要な業務です。セールスフォースやAsana、JIRAなどの管理ツールを活用し効率化を推進している会社は多いと思います。

案件管理とプロジェクト管理の間にある「要員調整・アサイン管理」。こちらの業務についてしっかり管理できてますか？

今回は多くの企業様へ要員調整・アサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」を紹介してきた立場で要員調整・アサイン管理業務の効率化と重要性について解説します。

アサイン管理の合理化/要員調整業務の重要性/アサイン管理ツール

アサイン管理とは

プロジェクトに最適な人員を割り当て、管理することをアサイン管理といいます。また、アサイン管理ではメンバーの稼働状況を正確に把握する必要があります。そのことをリソース管理といいます。

要員調整・アサイン管理業務の効率化が進まないのはなぜ？

クライアントへの提案から受注にかけて重要になるのがアサイン管理です。

• 要員のアサイン調整ができずにクライアントへの提案ができなかった。
• クライアント都合で受注タイミングが後ろ倒しになり、メンバーの稼働に穴があいた。

などの苦い経験をした方もいるのではないでしょうか？

しかし、アサインの情報管理と共有に力を入れている企業はそれほど多くないです。

なぜ、アサイン管理業務の重要度が上がらず、効率化が進まないのでしょうか？その理由を次の3点で整理します。

１．アサイン管理業務は責任部署の狭間の業務

クライアントへの提案、見積、受注（契約）する営業チームの業務。受注（契約）したプロジェクトを実行し、納品する開発チームの業務。これらの業務の狭間に存在するのがアサイン管理業務になります。

しかし、アサイン管理業務をメインに行う部署を構えている企業はないでしょう。

２．プロジェクト型ビジネスにありがちな不確実性

プロジェクト型ビジネスにおいては、クライアントの動向に大きく影響されます。提案、見積後の受注（契約）までのステータス管理は難しいです。スムーズにプロジェクトを開始できるケースは稀かもしれません。

この不確実性がアサインを難しくします。そして、部門間のギャップを生む一因になっているのではないでしょうか？

３．アサインは声の大きさで決まる

システム開発メンバーやコンサルタントのリソースは有限です。受注できずにクライアントにお断りをいれるケースもあるかと思います。プロジェクトの内容、アサイン状況からの判断ではなく、「社長案件だから」という理由では、現場のモチベーションが下がってしまいます。

「社内調整力」が優先され、アサインが合理化されていない。アサイン業務の効率化を考えさせない要因となっているのではないでしょうか？

アサイン業務の合理化

要員調整・アサイン管理業務の効率化が進まない原因。それには次のような要因があります。

• 社内における責任部署が不明確なこと。
• 受注（契約）までのステップが不確実なこと。
• 社内調整力でカバーし、アサインが合理化されていないこと。

このような状況では、問題が顕在化しません。そのため、アサイン業務の効率化が検討の議題にあがることはありません。アサインを合理化することは重要なポイントになります。

要員調整・アサイン管理業務の効率化への取り組み事例

プロジェクト型ビジネス（受託開発）において、アサインフェーズは受注（契約）とプロジェクトの実行準備の両面において重要なプロセスとなります。アサインフェーズにおける業務の効率化は売上や利益面に与えるインパクトが大きいため、要員調整・アサイン管理ツールを導入し、改善に取り組む企業が増えてきています。

シーネット様の事例

クラウド型在庫管理システムの開発・販売を行うシーネット様では、要員調整・アサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」を導入し、アサイン管理業務の効率化に取り組んでいます。

Co-Assign導入効果は次の3点。

• 脱エクセルによる要員調整会議用資料作成の効率化
• アサイン管理ツール導入によるアサイン状況の一元管理と見える化
• 部門間でのコミュニケーションの質の向上

シーネット様の導入事例の詳細はこちらの記事を確認ください。

株式会社シーネット

要員調整・アサイン管理業務効率化の重要性

社内調整力でカバーできる範囲はプロジェクトの数や規模が小さい時までです。プロジェクトの規模、様々な難易度のプロジェクトが多数稼動する事業の成長フェーズにおいては的確にアサイン状況を把握し、段取りを組むことが重要になってきます。

また常に最新の情報を一元管理するためにはエクセルやスプレッドシートでの管理ではなく、要員調整・アサイン管理ツールを活用することが効率的です。

情報が一元管理され、共有されることで、アサイン業務は合理化され、社内調整力は不要となります。

トランス・コスモスアナリティクス様の事例

Co-Assignを導入し、部門間やチーム間でのコミュニケーションがよくなるといった効果がでています。

トランス・コスモスアナリティクス様の事例はこちらの記事を確認ください。

トランスコスモス・アナリティクス株式会社

自社の課題から生まれたアサイン管理ツールCo-Assign（コーアサイン）

PM・エンジニアを100名以上抱える株式会社アイリッジの社内リソース管理の課題から生まれたサービス「Co-Assign（コーアサイン）」は、プロジェクト型ビジネス展開をしている、システム開発やコンサルティング事業の事業拡大を支援するツールです。

Co-Assignをなぜ開発したのか？

プロジェクト、稼働状況、スキル情報が営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアの各チームでそれぞれのエクセルで管理され、更新頻度もバラバラな情報をアサイン担当者はアサイン会議の資料作成のため、毎回、四苦八苦して情報収集と集約をしていました。

最新の情報が共有されないため、アサイン会議は現状把握に時間をとられ、長時間の会議となり、アサインが確定しないことで営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアの各チームの不満が蓄積。アサイン担当者も孤立無援状態となってしまいました。

このような状態を解決するために私たちはアサイン管理に特化したアサイン管理ツールCo-Assignを開発しました。

なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのかについてはこちらの記事を確認ください。

なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのか

Co-Assignの資料請求はこちらの「問い合わせフォームを開く」からお願いします。

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アサイン管理ツール Co-Assignの特長

アサイン担当者が使いやすく、営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアで情報共有がリアルタイムにできる、アサイン管理に特化した管理ツール（クラウドサービス）がCo-Assign(コーアサイン)。

Co-Assignが提供する機能は次の3点。

1. 誰でも簡単にアサイン状況が把握できるリソース管理機能
2. 稼働状況や役割・スキルを考慮したアサイン計画機能
3. プロジェクトの計画と実績の予実を管理するプロジェクト予実管理機能

社内リソースを可視化しアサイン業務を見える化・合理化

メンバーの稼働予定を踏まえて要員計画を作成することができます。メンバーの役割と保有スキルを登録することが可能で、社内リソースに関する情報はCo-Assign（コーアサイン）に集約・見える化が可能。その結果、いつでも、誰でも、すぐに現状把握が可能になり、アサインに関する営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアのコミュニケーションが前向きになります。アサイン業務は合理化されます。

アサイン会議はCo-Assignを使って効率化

社内リソースの可視化ができればアサイン会議は効率化できます。
会議資料作成などの事前準備の工数を大幅に削減できます。会議においては現状把握や状況確認に時間をとられることがなくなるので、アサイン検討に時間をかけることができます。

ダラダラと長時間の会議になりがちなアサイン会議を短く、効果的な会議にすることが可能になります。

稼働状況や役割・スキルを考慮したアサイン計画

役割、スキルとアサイン状況（計画稼働率）をもとにしたプロジェクトへのアサインだけでなく、先々の案件への役割やスキルでの仮アサイン機能や緊急時の要員追加など、アサインにおける様々なシーンに対応できるアサイン計画機能を提供。アサイン計画作業を効率化します。

プロジェクトの計画と実績の予実を管理するプロジェクト予実管理

プロジェクトへのアサインが完了すると、プロジェクトの計画原価を自動計算。実績データを入力することでプロジェクトの収支を確認でき、メンバー単位で稼働計画と実績の振り返りが可能。アサインに関するデータはすべて蓄積されるので、キャリアプランや育成など、人材育成や採用でのデータ活用が可能。

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まとめ

アサインを管理することで、効率的はリソース配分を実現するだけでなく、提案のスピードアップ、受注案件の増加といった営業観点での効果も期待できます。また、組織のスキルアップや採用計画、無理のない予算計画の作成など人事、経営管理面でもデータ活用が期待できます。エクセルやスプレッドシートでの運用ではなく、アサイン管理ツールを活用し、アサイン業務の合理化や、データドリブンなアサイン管理を検討してみてはいかがでしょうか。

こちらの記事も参考にしてください。

部門の壁を超えてアサイン管理を実現する方法