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更新日:2024.11.05
公開日:2024.10.03

部門の壁を超えてアサイン管理を仕組み化する方法

多くの企業では、クライアントや業界により担当部署が決められており、部署内の人材(リソース)でアサイン管理を行うケースが多いかと思います。しかしながら、自部署だけでは人材(リソース)が足らない場合や、必要とするスキルを持った人材(リソース)がいないケースでは、他部署とのアサイン調整が必要になります。

今回は部門の壁を越えてアサイン管理をスムーズに行うために必要な情報やツール、仕組み化について解説します。

このような人におすすめ!

  • プロジェクト型ビジネス(システム開発、コンサル、web制作など)の開発部門のマネージャー
  • プロジェクトへのアサイン管理担当者
  • 複数の部署を管轄する事業部長
  • 経営層

部門の壁を超えてアサイン管理を仕組み化する方法とアサイン管理ツール

部門の壁とは

企業という組織では、部署単位で売上や利益などの目標を設定し、目標達成にむけて様々な活動を行います。最優先されることは自部署の目標達成。業務管理や進め方が部署単位で異なってしまうことはしょうがないことかもしれません。

顧客やクライアントからの要求や要望が多様化するなかで必ずしも自部署のリソースだけでは対応できない案件が発生することは多々あるかと思います。

この時に問題となるのが「部門の壁」です。

アサイン管理で問題となる部門の壁とは

業務管理や業務の進め方は部署単位で異なります。そのため、情報集約や共有、課題解決までものすごく時間と労力がかかってしまいます。

その結果、クライアントへの提案が遅れ、受注機会を逃したり、信頼を失うなどという経験をした方は多いのではないでしょうか?

アサイン管理ではどんな情報が必要か?

どんな情報が管理されていれば、アサインを管理することが可能のか。必要な情報を整理すると次の4点となります。

アサイン管理で必要な情報
  • プロジェクトの内容
  • プロジェクトの体制
  • メンバーの中長期的な稼働予定
  • メンバーのスキル(過去に対応したプロジェクト情報)

これらの情報を全社で一元管理することが重要になります。

アサイン情報の管理について

これらの情報が部署や部門内で独自のフォーマットで管理されていることがアサイン管理で問題となります。

アサインが自部署内で解決している場合は問題が表面化することはありません。しかし、他部署に応援を求めたり、逆に求められたりする際に問題が表面化します。

応援という側面だけであれば、一過性の話として対応すればいいです。しかし、「メンバーの稼働を平準化したい」や「リソースを有効活用し、対応可能案件を増やしたい」となると話が変わってきます。

では、部門の壁と超えてアサイン管理を仕組み化するにはどのようにすればいいのでしょうか?

アサインの見える化と仕組み化を実現するアサイン管理ツールとは

部門を超えてプロジェクト体制を構築する際には、メンバーの稼働状況や役割、スキルなどを一元管理し、誰でも、すぐに確認できる環境が必要です。

アサイン管理はエクセルやスプレッドシートで仕組み化できるのか?

エクセルやスプレッドシートでもアサイン管理を仕組み化することは可能です。しかし、次のような問題点をはらんでいます。

  • プロジェクト数や人員数が増えてきてエクセルでは資料作成に限界を感じる。
  • 人により自由にコメントなどを記入されるのでフォーマットが崩れていく。
  • 人軸、プロジェクト軸、部門別などシートがどんどん増えていく。
  • 管理者の知らないところでエクセルの数式などが書き換えられてしまった。
  • データが増えてきて、動作がおそくなった。
  • 前任者がいなくなり、マクロの修正ができなくなった。
  • 最終的に壊れて使われなくなった。

こちらの記事「アサイン管理はエクセルではダメなのか?」も確認ください。

このような問題を解決し、アサイン管理を仕組み化するツールがアサイン管理ツールになります。

アサイン管理ツール「Co-Assign」とは

企業や組織のアサイン課題を解決するために、アサイン業務に特化して開発されたツールがCo-Assignです。アサイン管理に必要な情報である、「プロジェクト」、「中長期的な稼働予定」、「メンバーのスキル」を一元管理し、誰でも、すぐに情報を確認することができます。

私たちがアサイン管理ツールを開発した理由はこちらの記事を確認ください。

メンバー別の稼働予定の可視化

稼働状況を一覧表示で確認できます。全社的なメンバーの忙しさの可視化を実現。各部門で同じ画面で情報共有できるので、部門を超えたアサインでも、情報確認に時間や手間をかける必要がなくなります。

アサイン管理ツールCo-Assign

プロジェクト体制と稼働予定の可視化

プロジェクト単位で体制と稼働状況を把握することが可能です。また、アサインの状態(アサイン済み、アサイン未定あり、未計画)が管理可能。この画面を見ることでアサイン会議の効率化とアサイン業務の仕組み化が可能。

アサイン管理ツールCo-Assign

Co-Assignの資料請求はこちらの「問い合わせフォームを開く」からお願いします。

Co-Assign導入企業の声

Co-Assignはリリース以来、システム開発会社、コンサルティング会社、デザイン会社など大手企業からスタートアップまで、多くの企業に導入いただいています。

導入企業からは

  • アサイン調整がしやすくなった。
  • アサイン会議用の資料作成がなくなり、業務改善できた。
  • アサイン会議が短くなった。
  • アサインの見通しが立てやすくなった。

などの声を頂いております。

まとめ

アサインに関連する情報を一元管理することで、プロジェクトを成功に導いたり、部門を超えてのリソースの有効活用を実現することに加えて、稼働状況を加味した営業活動や採用、スキルアップ、稼働状況を考慮した高精度で無理のない予算計画の作成など、アサイン業務の枠を超えて活用することが可能です。

また、アサインに関する各種データを同じフォーマット、同じ画面で確認できることでアサインの仕組み化を実現できます。

私たち、株式会社アイリッジは、リソース管理・アサイン管理業務を効率化する人材最適化プラットフォーム Co-Assign(コーアサイン)を提供しています。

Co-Assignの問い合わせ、資料請求はこちらから!

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