Excelサンプル公開！要員計画表の作り方とアサイン管理ツール

プロジェクト管理やアサイン管理は重要な業務です。しかし、すべての企業が予算をかけて管理ツールを導入できるわけではありません。今回は、エクセルで作ることができる要員計画表をサンプル付で解説します。

また、自社のアサイン課題から生まれたアサイン管理ツールCo-Assignの紹介をします。

Co-Assignの詳細はこちらから！

システム開発会社が抱える「開発リソース管理」の悩み

開発部長、エンジニアチームリーダーなどシステム開発部門のマネージャーは、製品開発など「ものづくり」業務の他に、プロジェクト進捗管理、利益管理、リスクマネジメント、採用、育成、組織運営等いろいろな管理業務をしています。

受託開発会社の場合、そういった管理業務の中で特に手間がかかるのは開発リソース（人）の管理です。アイリッジでも、FANSHIP 等の自社プロダクト開発と、大手企業様の公式アプリ開発つまり受託開発の両方を行っており、かつてはリソース管理の悩みを抱えていました。

リソース管理についてはこちらの記事も確認ください。

【3分で分かる】リソース管理とは？重要性と成功の秘訣

悩み① プロジェクトの受注タイミングは流動的

受託開発は、クライアント社内で発注稟議が通るまでに時間がかかる。あるいはその逆で（トップダウンでGOが出たなどの理由で）急遽案件化するということよくあります。

そのため案件が始まるタイミングは流動的です。

受注確実と見込まれた案件が失注したりもします。急に大きなプロジェクトが立ち上がることになってプロジェクト体制構築・メンバーの手配に奔走するということもあります。

悩み② メンバーの稼働状況・今後の予定が把握しきれない

エンジニアの人数がある程度増えてくると、具体的に何の業務に従事しているか、マネージャーも把握しきれません。アサイン先のプロジェクトくらいは把握できると思います。

しかし、忙しさの度合い（業務負荷状況）や今後の見通しなどは把握困難です。週次のアサイン定例ミーティングでマネージャーが（それぞれのメンバーの上長にあたる）各リーダーに確認しないと分からない。ということはよく聞く話です。

この状態では、会社全体としてリソース状況を可視化して今後の受注見通しを立てることはできません。

アサイン管理の重要性についてはこちらの記事を確認ください。

アサイン管理の合理化/要員調整業務効率化の重要性

要員計画表Excel（エクセル）サンプルを公開！

人数がそこまで多くなければ、次のようなエクセルやスプレッドシートで要員計画を立て、リソース管理を行うことができます。

サンプルを公開 しますので、よろしければご活用ください。

エクセルでのアサイン管理の準備

アサイン管理とは、プロジェクトやチームメンバーの業務の割り当てを管理することを指します。エクセルを使用すると、手軽にアサイン管理表の作成と編集が可能です。まずは次の内容についての準備が必要です。

• シート作成
  • プロジェクトごとや月ごとにシートを作成し、管理がしやすいように分けます。
• 担当者リスト
  • 担当者名、役割、チーム名を入力するリストを作成します。
• タスク項目
  • タスク名、期間、優先度、進捗状況、備考などのカラムを設け、タスクごとの情報がわかるようにします。

アサイン管理表の基本構造

使いやすい管理表を作るために、次のような構成を考えます。

• タスク管理カラム
  • タスク名
  • 期日（開始日・終了日）
  • 担当者
  • 優先度（高・中・低など）
  • 進捗状況（未着手・進行中・完了など）
• チーム別・プロジェクト別
  • シートを分けたり、フィルタ機能を使ったりして、特定のチームやプロジェクトに絞り込む工夫をします。
• ガントチャート
  • エクセルの条件付き書式機能を使うことで、ガントチャート風に視覚的に進行状況を表現できます。

進捗状況の可視化

カラースケールを使い、進捗状況に応じた色分けを行います。状況が一目でわかります。例えば、進捗率に基づいた色設定や、優先度に基づく色分けが効果的です。

エクセルでの工夫と注意点

• データの一貫性
  • 入力規則機能で、特定の値（「進行中」「完了」など）のみが入力されるようにし、データの整合性を保ちます。
• 定期的な更新
  • タスクの状況は定期的に更新し、リアルタイムでの進捗確認を心がけましょう。
• ファイルサイズ
  • データが増えるとファイルが重くなるため、不要なデータを削除するか、定期的に別シートにアーカイブします。

エクセルでのアサイン管理の限界と注意点

チーム規模が大きくなるとエクセルでは限界があります。例えば、データのバージョン管理が難しくなるため、チームでの共有方法には注意が必要です。

また、クラウドストレージを活用することで同時編集も可能ですが、エクセルのファイルが重くなりやすい点は留意する必要があります。

注意点を整理すると次の6点となります。

1. 管理するプロジェクト数や人員数が増えてきてエクセルでは管理の限界を感じる。
2. 人により自由にコメントなどを記入されるのでフォーマットが崩れていく。
3. 人軸、プロジェクト軸、部門別などシートがどんどん増えていく。
4. 管理者の知らないところでエクセルの数式などが書き換えられてしまった。
5. データが増えてきて、動作がおそくなった。
6. 管理表であるエクセルが壊れた。

「アサイン管理はエクセルではダメなのか」。こちらの記事も確認ください。

アサイン管理はエクセルではダメなのか？/アサイン管理ツール

要員計画・リソース管理を脱Excel！アサイン管理ツールとは？

Excel管理では複数人でのデータ更新やファイル共有が煩雑で、効率がよくありません。開発チーム内で似たようなファイルが増えたり、最新版がどこにあるか分からないといったことも起きがちです。そういった悩みをお持ちの開発会社様は、ぜひCo-Assign（コーアサイン）で脱Excelを実現してください。

Co-Assign（コーアサイン）についてはこちらを確認ください。

自社の課題から生まれたCo-Assign（コーアサイン）

アイリッジは、2021年にCo-Assign（コーアサイン）を開発して社内に導入した結果、アサイン調整やリソース管理業務が大幅に効率化できました。

Co-Assignの資料請求はこちらの「問い合わせフォームを開く」からお願いします。

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Co-Assignをなぜ開発したのか？

プロジェクト、稼働状況、スキル情報が営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアの各チームでそれぞれのエクセルで管理。更新頻度もバラバラ。それらの情報をアサイン担当者はアサイン会議の資料作成のため、毎回、四苦八苦して情報収集と集約をしていました。

最新の情報が共有されないため、アサイン会議は現状把握に時間をとられ、長時間の会議。アサインが確定しないことで営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアの各チームの不満が蓄積。アサイン担当者も孤立無援状態。となってしまいました。

このような状態を解決するために私たちはアサイン管理に特化したアサイン管理ツールCo-Assignを開発しました。

なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのかについてはこちらの記事を確認ください。

なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのか

アサイン管理ツール Co-Assignの特長

営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアでリアルタイムに情報共有。使いやすいインターフェース。アサイン管理に特化した管理ツール（クラウドサービス）がCo-Assign。

Co-Assignが提供する機能は次の3点。

1. 誰でも簡単にアサイン状況が把握できるリソース管理機能
2. 稼働状況や役割・スキルを考慮したアサイン計画機能
3. プロジェクトの計画と実績の予実を管理するプロジェクト予実管理機能

社内リソースを可視化しアサイン業務を見える化・合理化

メンバーの稼働予定を踏まえて要員計画を作成することができます。メンバーの役割と保有スキルを登録することが可能社内リソースに関する情報はCo-Assign（コーアサイン）に集約・見える化が可能。その結果、いつでも、誰でも、すぐに現状把握が可能になり、アサインに関する営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアのコミュニケーションが前向きになります。アサイン業務は合理化されます。

アサイン会議はCo-Assignを使って効率化、時間短縮

社内リソースの可視化ができればアサイン会議は効率化できます。
会議資料作成などの事前準備の工数を大幅に削減できます。会議においては現状把握や状況確認に時間をとられることがなくなるので、アサイン検討に時間をかけることができます。

ダラダラと長時間の会議になりがちなアサイン会議を短く、効果的な会議にすることが可能になります。

稼働状況や役割・スキルを考慮したアサイン計画

役割、スキルとアサイン状況（計画稼働率）をもとにしたプロジェクトへのアサイン。先々の案件への役割やスキルでの仮アサイン機能や緊急時の要員追加。アサインにおける様々なシーンに対応できるアサイン計画機能を提供。アサイン計画作業を効率化します。

プロジェクトの計画と実績の予実を管理するプロジェクト予実管理

プロジェクトへのアサインが完了すると、プロジェクトの計画原価を自動計算。実績データを入力することでプロジェクトの収支を確認。メンバー単位で稼働計画と実績の振り返りが可能。アサインに関するデータはすべて蓄積されるので、キャリアプランや育成など、人材育成や採用でのデータ活用が可能。

月単位でのプロジェクト収支の把握

月単位で売上、原価、費用（ライセンス費用、サーバー費用など）を管理することが可能。人件費（アサイン）の比率で売上を自動計算。売上は月単位で手入力することも可能。人単位で収支の予実を把握することが可能。

Co-Assignの資料請求はこちらの「問い合わせフォームを開く」からお願いします。

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Co-Assign導入してどんな効果があったのか？

私たちがCo-Assginを活用したことで得られた効果は次の通りです。

営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアにおけるコミュニケーションの量と質が向上し、前向きに課題か解決に取り組めるようになりました。

Co-Assign導入事例の紹介 フラー株式会社様

• Co-Assign導入の決め手はリソースの見通しが見られる点
• Co-Assignで管理しているプロジェクトは約100件
• Co-Assignを導入したことで、アサイン調整・予定管理工数が最大7割減。

フラー株式会社の事例紹介はこちらの記事を確認ください。

フラー株式会社

まとめ

Co-Assign（コーアサイン）のコンセプトは、「リソース（人）の手配と管理にかかる非効率をなくし、最適なチームでプロジェクトの成功に最大限フォーカスできるようにする」です。

Co-Assign（コーアサイン）が、プロジェクトにおける「人」の課題に悩む企業様のお役に立てれば幸いです。