リソース管理が現代ビジネスで重要な理由。それは、限られた人材・時間・コストを効率的に使い、最適化し、最大の成果を引き出すためです。

競争が激化する市場では、各プロジェクトの成功が企業の成長に直結します。適切なリソース管理は計画のスケジュールとコストを管理する鍵となります。また、最適化されたリソース配置によりチームの生産性が向上。業務負荷の均一化も図られ、従業員の満足度や企業の信頼性が向上します。

今回はリソース管理の最低化の重要性と成功の秘訣をリソース管理ツールCo-Assignを提供するアイリッジが解説します。

私たちが提供するCo-Assignについてはこちらから確認ください。

【3分で分かる】人的リソース管理の最適化の重要性と成功の秘訣/効率的なプロジェクト運営のためのガイド

リソース管理の基礎知識

リソース管理の基本は、企業やプロジェクトで利用できる「リソース（人材、設備、時間、資金など）」を最適化し、成果を最大化するためのプロセスです。

具体的には、以下のような内容を含みます。

1. リソース計画：必要なリソースを特定し、割り当ての計画を立てる。
2. リソース割り当て：適切なリソースを適切なタスクに配置する。
3. リソーススケジューリング：リソースの利用スケジュールを管理し、過不足を防ぐ。
4. モニタリングと最適化：リソース使用状況を常に追跡し、効率の改善を図る。

プロジェクトが予定どおりに進行し、コストの無駄がなく、全体のパフォーマンスが向上すること。これが、リソース管理の目的です。

リソース管理の重要性

リソース管理の適切な実施は、成果やプロジェクトの成功率に直接的な影響を与えます。効率的なリソース管理により、プロジェクトは予定どおりの進行と予算内での実施が可能になります。その結果、コスト超過や納期遅れのリスクが減少します。

これにより、プロジェクトの完了率が向上し、企業全体の業績や信頼性が高まります。チームにとっても作業負荷が均一化され、従業員満足度や生産性の向上が期待できます。

具体的なメリットは以下の通りです。

これらが適切に機能することで、ビジネス全体の運営がスムーズになり、成長と安定が見込めます。

リソース管理の課題と影響

リソース管理にはいくつかの課題があります。これらの課題はプロジェクトやビジネス全体に大きな影響を与えます。

主な課題とその影響について以下に説明します。

1. リソース不足と過剰稼働

• 課題: 限られたリソースで複数のプロジェクトを同時に進めることは難しく、リソースが不足しがちです。また、特定のリソースに負担が集中し過剰稼働になることもあります。
• 影響: リソース不足はプロジェクトの遅延を引き起こします。過剰稼働は従業員の燃え尽き症候群やパフォーマンス低下を招きます。

2. 不十分なリソース割り当てと計画

• 課題: リソースが適切に計画・割り当てられていないと、重要な作業に人材や予算が不足し、計画通りに進行できません。
• 影響: 計画の不備はプロジェクトの失敗リスクを高めます。チーム全体の効率や成果が低下します。

3. リソースの可視性不足

• 課題: 各リソースの利用状況が十分に把握されていない場合、過剰なリソース投入や無駄が発生しやすくなります。
• 影響: 可視性の欠如は無駄なコスト増につながります。効率的な資源配分ができないため、プロジェクトの成功率が下がります。

4. 変化への対応力不足

• 課題: ビジネス環境やプロジェクトの要求が変わる中で、リソース計画の柔軟な見直しができないことがあります。
• 影響: 変化に即応できないと、市場の変動や急な需要に対応できません。競争力が低下するリスクが生じます。

これらの課題が積み重なることで、企業の生産性、業績、従業員満足度に悪影響を与える可能性があります。

リソース管理の失敗例

リソース管理の失敗は、リソースの不足や過剰配置、計画不足が原因で発生し、ビジネスに深刻な影響を与えることがあります。

以下に具体的な事例とその原因を挙げます。

1. 事例: 大規模ITプロジェクトの遅延

ある企業が新しいシステム導入を進めた際、ITエンジニアのリソースが足りず、また同時に複数のプロジェクトで同じ人員が求められていました。その結果、プロジェクトが計画から数ヶ月遅れる事態に。

リソースの需要予測と割り当てが甘く、特定スキルを持つ人材が重複して計画されてしまったことが原因です。

2. 事例: 製造業での生産遅延とコスト増加

製造業の企業が新製品を短期間で市場投入しようとした際、必要な設備が不足し、外部委託やコスト高の生産ラインに依存することになりました。

製造リソースの最適なスケジューリングが行われておらず、追加コストが発生。結果として計画が進まず、想定以上のコストが発生しました。

3. 事例: 建設業での人材リソース不足

建設業の大規模プロジェクトで、急な需要に対応するための職人が不足。最終的にプロジェクトの品質に影響が出ました。

予備のリソースを確保せず、変更への柔軟性がなかったため、プロジェクトの途中でリソース不足に陥ったことが原因です。

これらの失敗例は、適切なリソース予測、需要と供給のバランスを取る計画、柔軟なリソース管理の欠如によって引き起こされました。プロジェクトやビジネスの成功を阻む要因となっています。

リソース管理の手法とツール

リソース管理の手法とツールには、計画と配分の最適化を目的とするさまざまな方法があります。以下に、代表的な手法と活用ツールを説明します。

リソース管理の主な手法

1. リソースプランニング: プロジェクト開始前に必要なリソースを特定。予算やスケジュールに合わせて計画を立てます。
2. リソーススケジューリング: リソースをプロジェクトの時間軸に合わせて割り当て。効率的な配置を実現します。
3. フォーキャスティング: 過去のデータを基にリソース需要を予測。需要と供給のバランスを調整します。
4. 負荷分散と最適化: リソースの過剰や不足を防ぎ、適切なワークロードを確保します。

代表的なリソース管理のツール

これらの手法やツールを活用することで、計画的で柔軟なリソース管理が実現でき、ビジネスの効率化やプロジェクトの成功率を高められます。

リソース管理の最適な実践方法

リソース管理のベストプラクティスには、効率的な計画と柔軟な管理が重要です。

以下は、そのための基本的な指針です：

1. 目標の明確化とリソースの最適化：プロジェクトの目的とリソース要件を明確化。無駄を省くための計画を立てます。
2. リアルタイムのモニタリング：進捗やリソース消費を常に追跡。必要に応じて計画を更新します。
3. スキルとタスクの適合：適切なスキルを持つ人材を適切なタスクに配置チーム全体の生産性を向上させます。
4. リソースの柔軟な再配置：プロジェクトの進展や外部環境の変化に応じて、リソースの割り当てを柔軟に変更します。
5. コミュニケーションとフィードバックの促進：チーム内での情報共有やフィードバックの機会を確保。プロジェクトの方向性を一致させることでリソースの効果的な活用ができます。

これらのプラクティスを取り入れることで、プロジェクトの進行と成果がより安定し、効果的なリソース管理が実現できます。

PMBOK人的リソースマネジメントとは？

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）の人的リソースマネジメントは、プロジェクトに関わる人材を最適に活用し、チームのパフォーマンスを向上させるプロセスです。主に以下の4つのプロセスで構成されています：

1. リソース計画：プロジェクトの役割、責任、リソースのニーズを明確にする。
2. チーム編成：必要なスキルや資格を考慮し、最適な人材を配置。
3. チーム育成：スキル向上やチームワークを促進し、効率を高める。
4. チーム管理：進捗確認や調整を行い、モチベーションを維持する。

これを実践するには、チームの明確な目標設定、役割分担、評価制度の導入が効果的です。

また、コミュニケーションの円滑化と継続的なフィードバックが、チームのパフォーマンス向上に重要です。

PMBOK人的リソースマネジメントについてはこちらの記事を確認ください。

駆け出しプロジェクトマネージャー：PMBOKを知る

人的リソースを管理するアサイン管理ツールとは？

アサイン管理ツールは、プロジェクトにおける人的リソースの最適な割り当てとモニタリングを支援します。

代表的なツールには以下があります。

1. 株式会社アイリッジ Co-Assign
   • 要員リソース管理、アサイン計画、プロジェクト予実管理といったプロジェクトの「人」に関係する情報を一元管理。アサイン課題を解決するアサイン管理ツール。
2. チームスピリッツ チムスピシリーズ
   • アサイン管理だけでなく、勤怠管理、工数管理、経費精算などバックオフィス業務を支援するクラウドサービス。
3. 株式会社エフ・ディー・シー fapi
   • 社員のスキルを体系的に登録、管理。最新の業務経歴書を出力するなど、SES営業の提案スピードアップを実現。
4. 株式会社RIT asmana
   • 開発やコンサルティング業務などPJ型のワークスタイルを支援するアサイン管理ツール。

アサイン管理ツール5選についてはこちらの記事を確認してください。

アサイン管理ツールおすすめ5選！/機能・価格・無料版について解説

自社の課題から生まれたアサイン管理ツールCo-Assign

PM・エンジニアを100名以上抱え、創業以来、300を超えるスマートフォンアプリの受託開発を行ってきた株式会社アイリッジのアサイン管理課題から生まれたサービス「Co-Assign（コーアサイン）」。プロジェクト型ビジネス展開をしているシステム開発・web制作・コンサルティング事業の事業拡大を支援するツールです。

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Co-Assign開発の経緯

プロジェクト・稼働状況・スキルなどの情報が、営業・プロジェクトマネージャー開発エンジニアの各チームでそれぞれのエクセルで管理。更新頻度もバラバラ。アサイン担当者はアサイン会議の資料作成のため、毎回、四苦八苦して情報収集と集約をしていました。

最新の情報が共有されないため、アサイン会議は現状把握に時間をとられ、長時間の会議。

アサインが確定しないことで営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアの各チームの不満が蓄積。

アサイン担当者も孤立無援状態となってしまいました。

このような状態を解決するために私たちはアサイン管理に特化したアサイン管理ツールCo-Assignを開発しました。

なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのかについてはこちらの記事を確認ください。

なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのか

Co-Assign（コーアサイン）の特長

アサイン担当者が使いやすく、営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアで情報共有がリアルタイムにできる。アサイン管理に特化した管理ツール（クラウドサービス）がCo-Assign。

Co-Assignが提供する機能は次の3点。

1. 誰でも簡単にアサイン状況が把握できるリソース管理機能
2. 稼働状況や役割・スキルを考慮したアサイン計画機能
3. プロジェクトの計画と実績の予実を管理するプロジェクト予実管理機能

アサインの状況を可視化し全社で共有することができる

メンバーの稼働予定を踏まえて要員計画を作成することができます。メンバーの役割と保有スキルを登録することが可能。社内リソースに関する情報はCo-Assign（コーアサイン）に集約。アサイン業務の見える化が可能。

その結果、いつでも、誰でも、すぐに現状把握が可能になり、アサインに関する営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアのコミュニケーションが前向きになります。

アサイン会議はCo-Assign（コーアサイン）を使って時間短縮

社内リソースの可視化ができればアサイン会議は効率化できます。
会議資料作成などの事前準備の工数を大幅に削減できます。会議においては現状把握や状況確認に時間をとられることがなくなるので、アサイン検討に時間をかけることができます。

ダラダラと長時間の会議になりがちなアサイン会議を短く、効果的な会議にすることが可能。

プロジェクトの予実管理や振り返りも可能になる。

役割・スキル、掛け持ちや忙しさを考慮したアサイン計画

役割、スキルとアサイン状況（計画稼働率）をもとにしたプロジェクトへのアサイン。先々の案件への役割やスキルでの仮アサイン機能や緊急時の要員追加。アサインにおける様々なシーンに対応できるアサイン計画機能を提供。アサイン計画作業を効率化します。

プロジェクト収支を月単位で把握

月単位で売上、原価、費用（ライセンス費用、サーバー費用など）を管理することが可能。人件費（アサイン）の比率で売上を自動計算。売上は月単位で手入力することも可能。人単位で収支の予実を把握することが可能。

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Co-Assignを導入したら何が変わった？

アサイン管理ツールCo-Assignを導入したことで、アサイン担当だけでなく、経営層や営業チームにも変化がありました。

私たちがCo-Assignを活用することで得た導入効果は以下になります。

アサイン管理担当者においては

• アサイン会議用資料作成の工数を大幅に削減できた。
• アサイン管理業務（資料作成）の属人化を解消できた。
• アサイン会議の時間削減

経営層においては

• 忙しさが見える化されたことで、中長期での見通しが立てやすくなった。
• 採用や要員調達など、「なぜ必要なのか」の理由が明確になった。

営業チームにおいては

• 案件の受注にむけて、前向きにコミュニケーションできるようになった。
• 受注タイミングの調整を顧客に提案できるようになった。

営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアにおけるコミュニケーションの量と質が向上し、前向きに課題か解決に取り組めるようになりました。

こちらの記事も参考にしてください。

営業と開発、仲悪い問題

Co-Assign導入企業の声

Co-Assign導入企業様から、導入後の効果について多くの声をいただいております。

フラー株式会社様

Co-Assignを導入したことで、アサイン調整・予定管理工数が最大7割減。

フラーの事例詳細についてはこちらの記事を確認ください。

フラー株式会社

ジーアイクラウド様

アサイン課題の解決を起点に開発されたツールということが導入の決め手とりました。

ジーアイクラウド様の事例詳細についてはこちらの記事を確認ください。

ジーアイクラウド株式会社

トランスコスモス・アナリティクス様

アサイン情報の見える化により、ビジネスチーム、エンジニアチームで円滑に業務を進めることができるようになった。

トランス・コスモスアナリティクス様の事例詳細についてはこちらの記事を確認ください。

トランスコスモス・アナリティクス株式会社

Co-Assignの導入事例はこちらを確認ください。

リソース管理の将来的発展やトレンド

リソース管理の将来は、以下のようなトレンドや発展が期待されています。

1. AIと機械学習の活用

リソース割り当ての最適化や予測分析が可能になり、プロジェクトの効率を高める支援が期待されています。

2. クラウドベースの管理システムの普及

チームがどこからでもリアルタイムでリソースにアクセス・管理できるため、リモートワークやグローバルなコラボレーションが円滑に行えます。

3. データ主導の意思決定

過去のリソース使用データを基に、需要予測やリソースの柔軟な調整が可能になり、より確実なプロジェクト運営が行えます。

4. サステナビリティと効率重視のリソース管理

環境や社会への配慮から、リソースの使用効率を高める持続可能な管理手法が求められるようになっています。

まとめ

リソース管理ツールを活用すると、ユーザーは効率的なスケジューリングとリアルタイムな進捗管理が可能になります。リソースの無駄や不足を防げます。

また、データに基づく分析や予測で、プロジェクトの成功率が向上し、コストの管理がしやすくなります。

結果として、プロジェクト全体の生産性が高まり、チームの負担が軽減され、安定した成果が期待できます。ツールの活用は、競争力を強化し、持続可能なビジネス運営にもつながります。