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公開日:2024.11.01

よくあるアサイン管理の課題とその解決法 まとめ/FAQ

よくあるアサイン管理の課題とその解決法/よくある質問集

アサイン管理とは?

プロジェクトや業務に対して各メンバーの役割や業務を割り当て、進捗やリソース配分を管理することをアサイン管理と言います指します。特に複数のプロジェクトが並行している場合に、適切な人材が適切な仕事にアサインされることで、効率的な業務遂行が可能になります。

アサイン管理ツール Co-Assign

アサインを調整するとは?

アサイン調整は、アサイン管理の中で役割や担当者を見直すことです。例えば、プロジェクトの進捗や人員の状況に応じて、必要な変更を加えることで、リソースの偏りを防ぎ、プロジェクトの円滑な進行をサポートします。

プロジェクトから外れる、アサインの反対の言葉は?

アサインの反対語としては、担当業務から外す意味で「解除」や「リリース」が使われます。

アサイン管理ツールとは?

プロジェクトやチームにおいて各メンバーの役割やタスクを効率的に割り当て、進捗状況や負荷を可視化・管理するためのツールです。プロジェクトの成功には、適切な人材が適切なタスクにアサインされていることが重要であり、このツールを使うことで以下のようなメリットが得られます:

  • リソースの最適化:各メンバーの負担状況やスケジュールを確認。無理のない作業配分が可能です。
  • 進捗の可視化:リアルタイムで進捗状況を把握。タスクの遅れや負荷が発生しそうな箇所を早期に発見しやすくなります。
  • コミュニケーションの向上:メンバー間の役割や進捗状況を共有。情報の共有や円滑なコミュニケーションが促進されます。

アサイン管理ツールには、スケジュール管理、タスクの優先順位付け、負荷分散の調整機能などがあります。

特に複数のプロジェクトが並行する場面で役立つものです。また、企業の規模やプロジェクトの性質に応じて、シンプルなものから高機能なものまで様々な種類が存在します。

こちらの記事「なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのか」も確認!

無料で使えるアサイン管理・要員管理ツールはありますか?

無料で利用できるアサイン管理ツールとしては、Trello、Googleスプレッドシート、Notionなど。特に簡易なリソース管理を実現するためのツールとして利用されています。

こちらの記事「アサイン管理ツール5選」も確認!

エクセルやスプレッドシートでのアサイン管理はダメですか

Excelは、視覚的なデータ管理や柔軟な計算機能を持つため、小規模なアサイン管理には適しています。

ただし、複数のプロジェクトや大人数の管理になると更新や確認が難しくなります。専用ツールの導入が推奨される場合もあります。

こちらの記事「アサイン管理はエクセルではダメなのか?」も確認!

アサイン管理ツールの選び方・比較のポイント

アサイン管理ツールを選ぶ際には、「導入の目的の明確化」。「自社の業務はプロジェクト型、SES型」。「SaaSかオンプレか」。などを考慮しましょう。

多くのメンバーが利用する場合、直感的に使えるUI/UXも重要なポイントです。

こちらの記事「アサイン管理ツールの選び方」も確認!

アサイン管理ツールを導入するメリット・リターン

アサイン管理ツールの導入によって、リソースの最適化や進捗管理の効率化が期待でき、プロジェクトの成功確率が向上します。チーム全体の生産性が向上し、結果的にプロジェクトの時間短縮やコスト削減にもつながります。

アサイン管理ツール Co-Assign

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アサイン管理ツールを導入するデメリット・リスク

アサイン管理ツールの導入には、導入コストやツール操作に関する教育の必要性が挙げられます。また、過剰に複雑なツールを使うと、業務がかえって煩雑になるリスクもあります。

SFAとアサイン管理ツールの違い

SFA(Sales Force Automation) は、営業活動の効率化を目的としたツールです。アサイン管理ツールは、プロジェクト全体のリソース割り当てや進捗を管理する目的で使われ、対象業務が異なります。

SFA(Sales Force Automation)とは?

SFAは、営業プロセスの効率化を目指して顧客管理や商談管理を行うツールです。顧客情報の一元管理や営業活動の自動化を行い、営業部門の業務効率を向上させます。

アサイン管理システムとの違い

アサイン管理システムは、プロジェクトや業務の担当割り当てを行うためのシステムです。

SFAが営業活動の支援に特化しているのに対し、アサイン管理はプロジェクトやリソースの最適化に重点を置いています。

アサイン会議時間を短くする方法

アサイン会議を短縮するためには、

  • 事前にアサイン管理ツールを使って情報を共有
  • 必要な調整点をピックアップしておくこと

が効果的です。明確なアジェンダを設定し、重要な議題に集中することも重要です。

こちらの事例「フラー株式会社 アサイン調整・アサイン管理・予定管理工数を7割削減」に確認!

アサイン管理の脱エクセル化

Excelからの脱却を考える場合、専用のアサイン管理ツールを導入することがポイント。更新作業や進捗の可視化が容易になります。Excelの制約を超えたリアルタイムな情報共有が可能になります。

エクセルでのアサイン管理が限界になる理由

  • 管理するプロジェクト数や人員数が増えてきてエクセルでは管理の限界を感じる。
  • 人により自由にコメントなどを記入されるのでフォーマットが崩れていく
  • 人軸、プロジェクト軸、部門別などシートがどんどん増えていく
  • 管理者の知らないところでエクセルの数式などが書き換えられてしまった。
  • データが増えてきて、動作がおそくなった。
  • 管理表であるエクセルが壊れた。

こちらの記事「エクセルでのアサイン・リソース管理をやめたらどうなった?」も確認!

アサイン管理の属人化を防ぐには?

属人化を防ぐためには、標準化されたアサイン管理ツールを活用し、業務が誰でも把握できるように透明性を高めることが重要です。

こちらの事例「シーネット株式会社」も確認!

アサイン管理表とは

アサイン管理表は、メンバーごとの役割、タスク内容、スケジュールなどを一覧化した表です。チームやプロジェクトごとに状況が把握できるように整理されています。

こちらの記事からアサイン管理表の雛形がダウンロードできます。

リソース管理との違い

リソース管理は、設備や人材、資材などあらゆるリソースの最適化を目指す管理です。アサイン管理はリソースの中でも人材を中心に、業務ごとに効率よく割り当てることに焦点を当てています。

こちらの記事「リソース管理の重要性」も確認!

プロジェクト管理とアサイン管理の違い

プロジェクト管理は、プロジェクト全体の進捗や予算を管理する総合的なプロセスです。アサイン管理はその中で人材の役割と進捗を細かく管理するサブプロセスのひとつです。

管理内容 プロジェクト管理 アサイン管理
目的 タスクの進捗を可視化し、期限や優先順位に基づいて効率的に遂行する チームメンバーの能力やスキルに基づいて最適な人員配置を行う
定義 タスクの進行状況を追跡し、計画し、プロジェクトを完了させるプロセス 特定のプロジェクトやタスクに対して適切な人員を割り当てるプロセス
機能 タスク作成、割り当て、進行状況の更新、期限設定、優先順位設定 リソースの可視化、スキルマッチング、人員配置と再調整
ツール例 Asana、Trello、Jira Co-Assign、チムスピ工数、fapi、Time Krei

プロジェクト管理

プロジェクト管理は、予算やスケジュール、リスク管理などを含めた、プロジェクトを成功させるための全体的な管理です。

アサイン管理

アサイン管理は、特定のプロジェクトにおける人材の割り当てを効率よく行うためのプロセスです。

アサイン管理ツールでリソース最適化する為の導入するメリットや機能は?

アサイン管理ツールには、リソースの可視化、リアルタイムな進捗管理、スケジュール調整の効率化など、リソース最適化に役立つ機能が多く備わっています。これにより、メンバーの負担軽減やプロジェクト全体の効率化が期待できます。

アサイン管理ツール Co-Assign

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まとめ

アサイン管理は、プロジェクトの成功に欠かせないリソース管理の重要な要素です。ツールの導入により、属人化の回避やリソースの最適化が実現しやすくなり、チーム全体の生産性向上につながります。

私たち、株式会社アイリッジは、リソース管理・アサイン管理業務を効率化する人材最適化プラットフォーム Co-Assign(コーアサイン)を提供しています。

Co-Assignの問い合わせ、資料請求はこちらから!

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