リソース管理は、プロジェクト成功の鍵を握る要素です。人的、物的、資金的リソースを効率的に管理することで、プロジェクトの成功確率が大幅に向上します。

なぜリソース管理が重要なのか、その意義と目的について、リソース管理ツールを選ぶポイントについて解説します。

リソース管理の重要性/アサイン管理・リソース管理ツールの選び方

創業以来、300を超えるアプリの受託開発をしてきた株式会社アイリッジの自社のアサイン課題から生まれたアサイン管理ツールCo-Assignの資料請求はこちらから。

リソース管理とは？

組織が保有するさまざまなリソース（人材、資金、設備、時間など）を最適に活用して、業務やプロジェクトを効率よく遂行することを目的とした管理手法です。

リソース管理は、組織の目標に基づき、リソースの配分、計画、スケジュール調整などを行います。これにより、各リソースの無駄遣いや不足を防ぎ、生産性を向上させ、コストを最小限に抑えることが可能になります。

リソースの種類

リソースの種類	説明
人的リソース	プロジェクトや業務に従事する人材（スキル、経験など）。
物的リソース	設備や機器、オフィス用品などの物質的な資源。
時間	プロジェクトに割り当てられた時間や納期。
資金	プロジェクト遂行に必要な予算や経費。
情報	データや知識、ノウハウなどの情報資源。
技術	使用するソフトウェアやシステム、専門技術。

これらのリソースを効率的に管理することで、プロジェクトの目標達成がより効果的になります。

ビジネスにおけるリソース管理の役割

組織が保有する人的資源、財務資源、時間、設備などのリソースを最適化し、プロジェクトや業務の成功を支援することです。適切なリソース管理により、業務の効率が向上し、コスト削減や生産性の向上が期待できます。

また、プロジェクトの遅延やリスクを最小限に抑え、計画的な成長と成果の最大化に貢献します。リソースの過不足や重複を避け、組織全体の戦略目標を達成するために重要な役割を担っています。

リソース管理の目的

リソースマネジメントの目的	説明
効率の最適化	人的、資金的リソースを適切に配分し、無駄を削減します。
コスト管理	適切なリソース利用によって経費を抑え、予算の範囲内でプロジェクトを遂行します。
プロジェクトの成功率向上	適切なリソース配分により、納期や品質目標を満たします。
リスク管理	リソース不足や過剰を防ぐことで、業務遅延やトラブルの発生リスクを低減します。

リソース管理の課題と影響

リソースの過剰割り当てや不足、優先順位の不明確さ、異なるプロジェクト間のリソース競合などが挙げられます。これらの課題が発生すると、チームの生産性が低下し、プロジェクトの遅延やコストの増加が引き起こされる可能性があります。

• リソースの過剰割り当て
  • 説明: プロジェクトの要求を超えたリソースの割り当てが行われ、メンバーに過剰な負担がかかる。
  • 影響: チームの士気低下、ストレスの増加、生産性の低下。
• リソースの不足
  • 説明: 必要なリソースが不足しており、計画通りに進行しない可能性がある。
  • 影響: プロジェクトの遅延、成果物の質の低下、コストの増加。
• 優先順位の不明確さ
  • 説明: プロジェクトやタスクの優先順位が不明確で、リソースが効率的に活用されない。
  • 影響: 生産性の低下、リソースの無駄遣い。
• リソース競合
  • 説明: 複数のプロジェクトが同じリソースを必要とし、競合が発生する。
  • 影響: プロジェクトの遅延、リソースの過剰使用、全体の効率低下。

リソースの過不足によるストレスがメンバーの士気低下を招き、長期的には組織全体の効率や成果に悪影響を与えることもあります。

リソースプランニングとは

プロジェクトや業務の成功に必要なリソース（人材、時間、設備、予算など）を事前に計画・配置し、効率的に活用するプロセスを指します。

この計画により、プロジェクトがスムーズに進行し、遅延やリソース不足による問題を未然に防ぐことができます。

リソースプランニングの重要性

リソースプランニングは、プロジェクトや組織全体の生産性を高め、コスト削減や無駄の排除に貢献します。計画段階でリソースの適切な配分を決定することで、以下のような効果が期待できます。

• 効率の向上: 必要な時に適切なリソースが確保され、業務の流れがスムーズに進む。
• コスト管理: リソースの無駄遣いや重複を防ぎ、コスト削減につながる。
• リスクの低減: 計画段階でリソース不足や競合のリスクを把握し、対策を講じることができる。

リソースプランニングのプロセス

• プロジェクト要件の特定
  • プロジェクトやタスクごとに必要なリソースの種類（人材、設備、時間など）を特定し、要件を洗い出し。
• リソースの見積もり
  • 各リソースの必要量やコスト、期間を見積もり、全体のスケジュールと予算を設定。
• リソースの配分計画
  • 優先順位や各リソースの使用可能期間を考慮しながら、リソースの最適化を計画。
• リソースの調整と確保
  • 必要なリソースを確保し、プロジェクト開始に向けて調整。必要に応じて、外部リソースの手配。
• モニタリングと調整
  • プロジェクトの進行に伴い、リソースを可視化し、使用状況を定期的にモニタリング。状況に応じて計画を調整。

リソース管理ツールの必要性

プロジェクトやビジネスの効率化においてリソース管理ツールは不可欠な役割を果たします。その必要性について詳しく説明します。

リソースの最適化を支援

リソース管理ツールは、各プロジェクトやタスクに必要なリソースを視覚化し、最適な配分を可能にします。これにより、過剰なリソース割り当てや不足を防ぎ、リソースの最適化を実現します。

プロジェクトの進行状況の把握

ツールを使えば、リアルタイムで進行状況を監視でき、リソースがどこで、どのように使用されているかを追跡できます。これにより、リソース不足や競合が発生した際に、迅速な対応が可能です。

チームの生産性向上

リソース管理ツールはタスクやリソースの割り当てを視覚化し、チーム全体がプロジェクトの進捗状況を共有できるため、コラボレーションがスムーズになります。また、リソースの利用状況が明確になるため、無駄を減らし、生産性が向上します。

コスト管理

ツールを利用することで、リソースの使用頻度やコストを一元管理でき、予算内でプロジェクトを完了させるための効果的な調整が可能です。これにより、プロジェクトのコストを最小限に抑え、予算管理がしやすくなります。

リスクの早期発見と対応

リソース管理ツールは、リスクが発生する兆候を早期に把握できるため、事前に対策を講じることができます。これにより、リソース不足や計画外のリソース競合によるトラブルを防ぎ、プロジェクトの円滑な進行を支援します。

代表的なリソース管理ツール

ツール名	概要	特徴	主な用途
Microsoft Project	プロジェクト管理ツール。タスク割り当てやスケジューリングに対応。	ガントチャートやタイムラインビューでリソース配分が視覚的にわかりやすい。	大規模プロジェクトや複数プロジェクトのリソース管理。
Asana	タスク・プロジェクト管理ツール。チームコラボレーションに優れる。	リスト、ボード、タイムラインでタスクを管理し、進捗状況も可視化。	中小規模プロジェクトやアジャイル開発、マーケティングチーム管理。
Trello	カンバン方式のタスク管理ツール。視覚的にタスクを管理。	シンプルで直感的なカンバンボードでタスクを追跡。	シンプルなタスク管理、小規模プロジェクトや個人利用に最適。
Wrike	プロジェクトとリソース管理ツール。可視化機能が豊富。	タスク依存関係やリソースワークロードを管理し、リスク分析も可能。	中～大規模プロジェクトのリソース管理と進行管理に最適。
Resource Guru	リソース専門管理ツール。予約・スケジューリングが可能。	カレンダービューでリソースの利用状況を把握し、予約・変更が簡単。	製造業やメディア業界での専門リソース管理に適している。
Smartsheet	スプレッドシートベースのプロジェクト管理ツール。	スプレッドシート風のインターフェースで、タイムラインとレポート機能が充実。	小規模から大規模プロジェクトの進捗やリソース状況を管理。

リソース管理ツール選びのポイント

選定するポイントを、次のようにまとめました。

利用目的の明確化

リソース管理の対象（人材、設備、予算など）や、管理したいプロジェクト規模を考慮して目的を明確。

機能要件の確認

リソースの割り当てやスケジュール管理、進捗追跡、リソース使用状況の可視化など、必要な機能が揃っているかを確認。

操作性・ユーザーインターフェースの使いやすさ

チーム全員が簡単に操作できる直感的なインターフェースかどうかを確認。使いやすさはツールの活用度に大きく影響。

他ツールとの連携機能

チームが既に使用している他のツール（例：Google Workspace、Slack、Salesforceなど）との連携が可能。

コストと予算

導入・運用にかかるコストが予算内に収まるか、また必要な機能を備えたプランが選べるかを確認。

サポート体制

導入後に質問やトラブル対応をサポートしてくれる体制が整っているかを確認。特に技術的な問題に対する迅速なサポートが重要。

セキュリティ対策

データの安全性を守るため、セキュリティ対策が十分に施されているかをチェック。特にクラウドサービスの場合、データ保護やアクセス管理の強化が必要。

スケーラビリティ

企業の成長に伴って拡張が必要になる場合、ツールが規模拡大に対応できるかも重要なポイント。

アサイン管理ツールとは？

リソース管理ツールとアサイン管理ツールとはどちらもプロジェクトや業務におけるリソースの最適化を目指すツールです。

しかし、その目的や機能にはいくつかの違いがあります。

項目	リソース管理ツール	アサイン管理ツール
目的	プロジェクト全体のリソース（人員、設備、予算など）の管理	特定プロジェクトやタスクへの人員の割り当て
役割	リソースの可用性や需給バランスの把握・調整	「誰がどのタスクを担当するか」を決定
機能	– リソースの利用状況 – スケジュール調整 – 負荷や予測管理	– メンバーのスキルや経験を考慮 – 各メンバーの稼働状況確認 – プロジェクトごとの役割分担
使用例	全プロジェクトのリソース使用率や部門ごとのリソース消費を管理	特定プロジェクトに最適なメンバーを割り当て

アサイン管理ツールおすすめ5選はこちらの記事を確認してください。

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なぜ、アサインを管理するのか

1. タスクと責任の明確化
   • 各タスクに適切な担当者を割り当てることで、責任の所在が明確になり、誰がどの業務を担当しているかが一目で分かります。
2. 業務の効率化とリソースの最適化
   • チームメンバーのスケジュールやリソース状況を可視化し、タスクを効率的に配分することで、重複や過剰なアサインを防ぎ、リソースを最大限活用します。
3. 進捗のリアルタイム管理
   • 各メンバーの進捗をリアルタイムで把握し、プロジェクト全体の進行を監視することで、遅延リスクを早期に発見し、スムーズな進行を確保します。
4. チーム間の連携とコミュニケーションの向上
   • チーム内でのタスクの進行状況や、業務の優先順位を共有することで、情報の透明性が向上し、チームワークが強化されます。

アサイン管理ツールの主な機能

1. タスク割り当て機能
   • 各メンバーにタスクを割り当て、進捗状況や期限を設定できる機能。タスクごとに担当者が明確になるため、役割分担が簡単に把握できます。
2. スケジュール管理とカレンダー機能
   • メンバーのスケジュールを一元管理し、タスクの期限やリソースの空き状況に基づいてスケジュール調整を行う機能。重複や過負荷を防ぎ、最適なタイミングでのアサインが可能です。
3. 進捗追跡とリアルタイムのモニタリング
   • 各タスクの進行状況をリアルタイムで追跡できる機能。プロジェクトの全体的な進捗状況を把握し、必要に応じてタスクの調整やリソースの再分配を行います。
4. 優先順位設定機能
   • タスクごとに優先度を設定でき、重要な業務を優先的に割り当てられる機能。チーム全体で同じ認識を持って業務に集中できます。
5. コミュニケーション機能
   • タスクごとにコメントやメッセージ機能を備え、アサインされたタスクに関する質問や情報共有がスムーズに行える機能です。
6. レポートと分析機能
   • 作業時間や進捗状況のデータを集計し、チームや個人のパフォーマンスを評価するためのレポート機能。改善点を発見し、今後のプロジェクト計画に役立てます。

アサイン管理ツールの選び方

ソース（要員）が20人を超えるタイミングでエクセルやスプレッドシートでの運用は限界を感じ始めます。

このタイミングでは企業や組織が成長フェーズにはいり、プロジェクトの規模や種類も多様化。プロジェクトのステータスに合わせて、アサインの最適化が必要になってきます。

アサイン管理ツールを選ぶ際の選定ポイントを次の3点にまとめました。

1. 自社の解決したい課題を明確にする。
2. 自社の業務がプロジェクト型かSESか？
3. 管理するメンバーのボリューム感は？

関連する記事：

アサイン管理ツールの選び方についてはこちらの記事を確認ください。

アサイン管理ツールの選び方/エクセルかSaaSサービスか？

リソース管理ツール・アサイン管理ツール活用のメリット

プロジェクト管理やチームワークの強化、コストの削減など、業務効率を全般的に高めるための重要なツールがリソース管理・アサイン管理ツールになります。

1. リソースの最適化と効率的な配分

• 各メンバーやリソースの利用状況をリアルタイムで把握し、適切なタイミングでリソースを配分できます。過不足やリソースの競合が発生しにくく、効率的にプロジェクトが進行します。

2. タスクと責任の明確化

• 各メンバーに具体的なタスクを割り当てることで、誰がどの業務を担当しているかが明確になり、責任の所在がはっきりします。これにより、メンバーが自分の役割を認識し、より責任を持って業務に取り組めます。

3. 進捗管理とリアルタイムのモニタリング

• 各タスクやプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで追跡でき、進行状況を可視化できます。遅延リスクを早期に発見し、必要に応じてスケジュールやリソース配分を調整することで、計画通りに進めやすくなります。

4. チーム内のコミュニケーション促進

• コメント機能や通知機能により、チーム内での連携がスムーズになります。タスクに関する質問やフィードバックをすぐに共有できるため、情報の行き違いや誤解を防ぎ、円滑なコラボレーションが実現します。

5. プロジェクトの優先順位の整理

• 各タスクの優先度を設定できるため、重要なタスクにリソースを集中させ、効率的に業務を進められます。優先順位が可視化されることで、チーム全体が重要な業務に対する認識を共有しやすくなります。

6. リソース利用の可視化とコスト管理

• リソースの利用状況を把握することで、リソースの無駄遣いや重複を減らし、コストを抑えることが可能です。リソース管理ツールには、予算管理機能やコスト管理機能が備わっているものもあり、経費を適切に管理できます。

7. パフォーマンスの分析と改善

• 作業時間や進捗状況をデータとして集計し、パフォーマンスを定量的に分析できるため、チームやプロジェクトの改善点を発見しやすくなります。これにより、今後のプロジェクト計画やリソースの割り当てに役立てることができます。

8. 柔軟な働き方のサポート

• モバイル対応やリモートアクセスが可能なツールを利用すれば、どこからでもリソースの確認やタスクの進行状況の把握ができるため、リモートワークや外出先での作業をサポートします。

9. スムーズなプロジェクトの進行と成果の向上

• リソースの最適化や進捗管理により、プロジェクト全体がスムーズに進行し、遅延やトラブルが減少します。結果として、品質の高い成果を期日内に提供しやすくなり、プロジェクトの成功率が向上します。

リソース管理を成功させるための基本的なポイント

1. リソースの可視化と計画的な配分
   • プロジェクトの初期段階で、どのリソースが必要かを可視化し、計画的に配分することが成功の鍵です。リソースがどのタイミングで必要なのかを明確にし、過不足が起こらないようにしましょう。
2. 優先順位を明確にする
   • プロジェクトやタスクの優先度を定義し、リソースが重要なタスクに集中するように配分します。これにより、重要なタスクが確実に完了し、リソースの効率的な利用が可能になります。
3. 定期的な進捗確認とリソース調整
   • リソース管理は計画時点だけでなく、プロジェクト進行中にも必要です。進捗状況を定期的に確認し、必要に応じてリソースの再配分やスケジュールの調整を行うことで、プロジェクトの遅延リスクを最小限に抑えます。
4. リスクの事前把握と対策
   • リソース不足やスケジュール遅延などのリスク要因をプロジェクトの早期段階で把握し、対策を講じることが重要です。リスク管理のプロセスを組み込むことで、問題発生時にも迅速に対応できます。
5. 適切なリソース管理ツールの選定と活用
   • チームの規模や業務内容に適したリソース管理ツールを選び、必要な機能（スケジュール管理、進捗追跡、レポート機能など）を活用することで、効率的なリソース管理が可能になります。

ツール導入後の効果を最大化するためのアドバイス

1. チーム全員へのトレーニングを行う
   • リソース管理ツールの導入時には、チーム全員がツールの使い方を理解し、効率的に利用できるようトレーニングを行いましょう。ツールを十分に活用するためのサポートやFAQを整えると、メンバーの負担も軽減できます。
2. リアルタイムでのデータ更新と共有
   • ツール内のデータは常に最新の状態に保ち、チーム内で共有することが大切です。リアルタイムで進捗を更新することで、チーム全体が現状を把握しやすくなり、コミュニケーションの齟齬も防げます。
3. 定期的なレビューと改善
   • プロジェクト終了後に定期的なレビューを行い、ツールの利用効果やリソース管理の改善点を振り返りましょう。これにより、ツールの活用方法を改善し、次のプロジェクトでのリソース管理をさらに強化できます。
4. レポートと分析機能の活用
   • レポート機能を使って各プロジェクトやタスクのパフォーマンスを分析し、リソース管理の改善点を発見します。データに基づいた改善ができることで、次回以降のプロジェクトでのリソース配分がさらに最適化されます。

リソース管理ツールを効果的に導入し、これらのベストプラクティスを取り入れることで、プロジェクトの効率と成果が大きく向上します。ツールを活用し、チーム全体で透明性のあるリソース管理を実現することで、組織の成長に向けた確かな基盤を築いていきましょう。

自社の課題から生まれたアサイン管理ツールCo-Assign

PM・エンジニアを100名以上抱え、創業以来、300を超えるスマートフォンアプリの受託開発を行ってきた株式会社アイリッジのアサイン管理課題から生まれたサービス「Co-Assign（コーアサイン）」は、プロジェクト型ビジネス展開をしているシステム開発・web制作・コンサルティング事業の事業拡大を支援するツールです。

Co-Assignの資料請求はこちらの「問い合わせフォームを開く」からお願いします。

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Co-Assign開発ヒストリー

プロジェクト、稼働状況、スキル情報が営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアの各チームでそれぞれのエクセルで管理。更新頻度もバラバラ。アサイン担当者はアサイン会議の資料作成のため、毎回、四苦八苦して情報収集と集約をしていました。

最新の情報が共有されないため、アサイン会議は現状把握に時間をとられ、長時間の会議。

アサインが確定しないことで営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアの各チームの不満が蓄積。

アサイン担当者も孤立無援状態となってしまいました。

このような状態を解決するために私たちはアサイン管理に特化したアサイン管理ツールCo-Assignを開発しました。

なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのかについてはこちらの記事を確認ください。

なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのか

アサイン管理ツール Co-Assignの特長

アサイン担当者が使いやすく、営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアで情報共有がリアルタイムにできる、アサイン管理に特化した管理ツール（クラウドサービス）がCo-Assign(コーアサイン)。

Co-Assignが提供する機能は次の3点。

1. 誰でも簡単にアサイン状況が把握できるリソース管理機能
2. 稼働状況や役割・スキルを考慮したアサイン計画機能
3. プロジェクトの計画と実績の予実を管理するプロジェクト予実管理機能

アサインの状況を可視化し全社で共有することができる

メンバーの稼働予定を踏まえて要員計画を作成することができます。メンバーの役割と保有スキルを登録することが可能で、社内リソースに関する情報はCo-Assign（コーアサイン）に集約・見える化が可能。その結果、いつでも、誰でも、すぐに現状把握が可能になり、アサインに関する営業、プロジェクトマネージャー、開発エンジニアのコミュニケーションが前向きになります。

アサイン会議はCo-Assign（コーアサイン）を使って効率化

社内リソースの可視化ができればアサイン会議は効率化できます。
会議資料作成などの事前準備の工数を大幅に削減できます。会議においては現状把握や状況確認に時間をとられることがなくなるので、アサイン検討に時間をかけることができます。

ダラダラと長時間の会議になりがちなアサイン会議を短く、効果的な会議にすることが可能になります。

稼働状況や役割・スキルを考慮したアサイン計画

役割、スキルとアサイン状況（計画稼働率）をもとにしたプロジェクトへのアサインだけでなく、先々の案件への役割やスキルでの仮アサイン機能や緊急時の要員追加など、アサインにおける様々なシーンに対応できるアサイン計画機能を提供。アサイン計画作業を効率化します。

プロジェクトの計画と実績の予実を管理するプロジェクト予実管理

プロジェクトへのアサインが完了すると、プロジェクトの計画原価を自動計算。実績データを入力することでプロジェクトの収支を確認でき、メンバー単位で稼働計画と実績の振り返りが可能。アサインに関するデータはすべて蓄積されるので、キャリアプランや育成など、人材育成や採用でのデータ活用が可能。

月単位でのプロジェクト収支の把握

月単位で売上、原価、費用（ライセンス費用、サーバー費用など）を管理することが可能。人件費（アサイン）の比率で売上を自動計算。売上は月単位で手入力することも可能。人単位で収支の予実を把握することが可能。

Co-Assignを導入したら何が変わった？

アサイン管理ツールCo-Assignを導入したことで、アサイン担当だけでなく、経営層や営業チームにも変化がありました。私たちがCo-Assignを活用することで得た導入効果は以下になります。

アサイン管理担当者においては

• アサイン会議用資料作成の工数を大幅に削減できた。
• アサイン管理業務（資料作成）の属人化を解消できた。
• アサイン会議の時間削減

経営層においては

• 忙しさが見える化されたことで、中長期での見通しが立てやすくなった。
• 採用や要員調達など、「なぜ必要なのか」の理由が明確になった。

営業チームにおいては

• 案件の受注にむけて、前向きにコミュニケーションできるようになった。
• 受注タイミングの調整を顧客に提案できるようになった。

Co-Assign導入企業の声

Co-Assign導入企業様から、導入後の効果について多くの声をいただいております。

ジーアイクラウド様

アサイン課題の解決を起点に開発されたツールということが導入の決め手とりました。

ジーアイクラウド様の事例詳細についてはこちらの記事を確認ください。

ジーアイクラウド株式会社

テキカデザインプロダクツ様

Co-Assignは「Web制作の会社で使えるアサイン管理のサービス」

テキカデザインプロダクツ様の事例詳細についてはこちらの記事を確認ください。

株式会社テキカデザインプロダクツ

シーネット様

要員調整会議用の資料を作成する時間を大幅に削減することができた。

シーネット様の事例詳細についてはこちらの記事を確認ください。

株式会社シーネット

トランスコスモス・アナリティクス様

アサイン情報の見える化により、ビジネスチーム、エンジニアチームで円滑に業務を進めることができるようになった。

トランス・コスモスアナリティクス様の事例詳細についてはこちらの記事を確認ください。

トランスコスモス・アナリティクス株式会社

最後に

私たちが提供するアサイン管理ツール「Co-Assign」は自社のアサイン問題を解決するために開発をしました。私たちと同じようなプロジェクト型ビジネスを行っている企業様に導入を頂いております。スタートアップから大企業まで、様々な企業で活用できるアサイン管理ツールです。興味のある方は是非、お問合せください。