私たちが提供するリソース管理・アサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」を導入頂いた企業様の多くが、Co-Assign導入前はエクセルやスプレッドシートでリソース管理をしていました。今回はCo-Assign導入企業様の声から「エクセルでのリソース管理をやめたらどうなった？」をまとめてみます。
リソース管理とは何？
リソース管理とは、私たちがビジネスやプロジェクトを進めるうえで、必要な各種リソースを効率的、効果的に利用できるように管理することをいいます。ビジネスにおけるリソースには、いわゆる「ヒト」、「モノ」、「カネ」と、時間やノウハウなどがあります。
リソース管理については「 リソース管理に重要な3つのこと（Excelテンプレートあり） 」の記事でも解説していますので読んでみてください。
リソース管理にエクセルが使われる理由
リソース管理にエクセルが使われる一番の理由は「普及率とコスト」と思われます。主な理由を以下に記載します。
- 普及率: エクセルはMicrosoft Officeの一部として、ビジネスシーンで広く使われています。多くの企業や組織がエクセルを標準ツールとして採用しているため、データの共有や共同作業がしやすいです。
- コスト：エクセルはコストパフォーマンスに優れたツールです。専用のリソース管理ソフトウェアを購入するよりも安価で、既存のOfficeライセンスの一部として利用できます。
- 操作性：エクセルは直感的なインターフェースを持っており、多くの人が基本的な操作を学びやすいです。セルにデータを入力し、簡単な計算やフィルタリングができるため、初心者でも使いやすいです。
- 柔軟性: エクセルは非常に柔軟なツールであり、さまざまな種類のデータを管理することができます。リソースのスケジュール、予算、タスクの進捗状況など、さまざまなデータを一つのシートで扱うことができます。
- カスタマイズ可能: ユーザーは自分のニーズに合わせてシートをカスタマイズできます。条件付き書式やピボットテーブル、グラフなどの機能を使って、データを視覚化したり、分析したりすることが容易です。
- 互換性: エクセルは多くの他のソフトウェアやシステムと互換性があります。例えば、他のデータベースやプロジェクト管理ツールからエクスポートしたデータをエクセルにインポートして管理することができます。
- 分析機能: エクセルには強力なデータ分析機能が備わっており、大量のデータを効率的に処理できます。数式や関数、マクロを使って複雑な計算や自動化を行うことが可能です。
では、なぜ使いやすいエクセルをやめる「脱エクセル」をしたのでしょうか？Co-Assignユーザー企業の声から考えてみます。
なぜエクセルでのリソース管理をやめたのか？
Co-Assignを導入いただいた企業様の多くが、以前はエクセルでリソース管理を行っていました。多くのユーザー企業様はエクセルでのリソース管理に以下のような課題を感じていました。
- プロジェクト数や人員数が増えてきてエクセルでは資料作成に限界を感じる。
- 人により自由にコメントなどを記入されるのでフォーマットが崩れていく。
- 人軸、プロジェクト軸、部門別などシートがどんどん増えていく。
- 管理者の知らないところでエクセルの数式などが書き換えられてしまった。
- データが増えてきて、動作がおそくなった。
- 前任者がいなくなり、マクロの修正ができなくなった。
エクセルは誰でも使えて、自社の要望にあわせて自由にカスタマイズできる使い勝手の良さや融通性といったメリットがある反面、フォーマットの維持や運用ルールの徹底など、気にかけておかなければならないポイントが多数あります。
エクセル管理に不安や限界を感じる理由は、「安定して業務遂行ためにはエクセル管理でいいのか？」という理由が多数です。エクセルでのリソース管理をやめた理由のほとんどが、用途に特化したツールのほうが利便性が高く、運用の手間が削減し、心理的不安も減らすことができるという点です。
エクセルでのリソース管理をやめたらどうなった？
エクセルでのリソース管理をやめてアサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」を導入したお客様の声は以下の通りです。
- リソースの空き状況が可視化されアサイン調整がしやすくなった。
- アサインに関する情報が一元管理され、会議が短くなった。
- アサイン会議用の資料作成をする必要がなくなり、作業負荷が削減された。
きちんと情報管理ができ、かつ、資料作成などの作業負荷が減ったとの効果を感じられています。
- 受注確度も明確になり、アサインの見通しが立てやすくなった。
アサイン管理はエンジニアチームだけでなく、営業チームと情報共有することで、稼働状況を考慮して案件開始日を調整するなど、より効果を発揮できるとの声を頂いています。
リソース管理の脱エクセル化を実現するリソース管理・アサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」とは？
Co-Assignは、プロジェクトへの要員の割り当てと管理を効率化するためのオンラインアサイン管理ツールです。プロジェクトマネージャーやチームリーダーが、チームメンバーを効果的にプロジェクトに割り当てることで、リソースの最適化を実現します。
Co-Assign（コーアサイン）の主な特長
- 直感的な操作で実現するアサイン管理
Co-Assign（コーアサイン）は使いやすいインターフェースを提供し、プロジェクトの作成、割り当て、稼働割合や期限の設定などが直感的に行えます。また、メンバーのアサイン状況を一元管理し、アサイン情報の可視化と情報共有を実現します。
- リソースの効率的なアサイン
Co-Assign（コーアサイン）はチームメンバーのスケジュールや負荷を可視化し、リソースのバランスを保ちながらプロジェクトへのアサインができます。 - データ管理
Co-Assign（コーアサイン）では人材、プロジェクト、アサイン状況、稼働実績を管理することができます。複数のツールやエクセルの情報を集約、集計する必要がなくなります。
プロジェクト管理ツールとの違いは？
プロジェクト管理ツール（BacklogやRedmineなど）とアサイン管理ツールCo-Assign（コーアサイン）との違いは管理する情報の範囲と対象になります。プロジェクト管理ツールは受注済みプロジェクトの進捗、実績、課題などを管理し、プロジェクトの可視化を実現します。アサイン管理ツールCo-Assign（コーアサイン）は、提案中、受注予定、受注済みの各段階における要員のアサイン状況と実績を一元管理し、アサイン状況の可視化に加え、受注予定案件の要員（リソース）の最適化を実現します。
Co-Assign（コーアサイン）はどんな企業が利用している？
アサイン管理ツールCo-Assign（コーアサイン）はリリース以来、100社を超えるユーザー企業にご利用いただいております。システム開発やWEBデザイン、コンサルティング企業など業界問わず、Excelや人任せのアサイン管理に限界を感じた企業様にご活用いただいております。
Co-Assign導入実績についてはこちらの「 導入企業インタビュー 」を参照ください。
まずはCo-Assign（コーアサイン）の無料トライアル
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