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Excelでのアサイン管理に限界を感じながらも、工夫しつつ業務を進めている企業は少なくないかもしれません。

アサイン管理が十分でないと、担当割り振りに時間がかかり、プロジェクトの成果にも悪影響が出てしまうことがあります。

そこで今回は、スキルや稼働状況を一元的に管理し、アサイン効率を向上させるアサイン管理ツールについてご紹介します。当社が提供するアサイン管理ツールの知見をもとに、システムのメリット・デメリット、選定時のポイントを解説いたしますので、プロジェクトを率いる皆様のご参考になれば幸いです。

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＊＊＊目次＊＊＊

1. アサイン管理ツールとは
   • アサイン管理システムとアサイン管理ツールの違い
2. アサイン管理ツールが必要とされている理由
   • 即時的な効果
   • 持続的な成長のための視点
3. Excelでのアサイン管理には限界があると言われている理由とは？
   • 1. アサイン管理システム導入の重要性：Excelでの管理が効率低下を招く理由とは？
   • 業務効率を左右するアサイン管理：属人化リスクを回避する方法
4. アサイン管理ツールを利用するメリット
   • リソース管理を最適化するアサイン管理ツールの利点とは？
   • 工数削減と稼働率向上を目指して
5. アサイン管理システムを利用するデメリット
   • 導入費用がかかる
   • 少人数のアサイン管理の場合
6. アサイン管理ツールを選ぶポイント
   • 自社に合った機能から選ぶ
   • 操作性の良さで選ぶ
   • カスタマイズ機能が豊富なアサイン管理ツールを選ぶ
   • 少人数でも複数案件がありアサイン管理ツールを選ぶ
7. まとめ

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アサイン管理ツールとは

アサイン管理システムとは、プロジェクトにアサインする人材の保有スキルや稼働状況、業務経験といった情報を一元的に管理するツールです。

このシステムを活用することで、プロジェクトの要件や状況に最適な人材を的確に配置できるようになり、業務の効率化を大きく後押しします。

これにより、業務工数の削減や人員の最適活用が実現し、結果として利益率の向上やコスト削減といった大きな効果が期待できます。

さらに、アサイン管理システムはプロジェクト開始後も運用されるため、進行中のプロジェクトの状況に応じた人員配置の見直しや調整が容易に行えます。例えば、想定外の事態やプロジェクトの進捗に合わせてスムーズに人員配置を変更できるため、柔軟なリソース管理が可能になります。

アサイン管理システムの代表的なツールには、「Co-Assign」や「クラウドログ」などがあり、いずれも直感的に操作できるインターフェースと多様な機能を備え、さまざまな業界や企業で活用されています。

なお、「アサイン（assign）」とは「任命する」「割り当てる」という意味で、プロジェクトに必要なリソースを適材適所に配置する行為を指します。アサイン管理システムは、そうしたリソースの最適な割り当てを支援するためのツールとして、業務効率化の重要な役割を果たします。

▷アサイン管理システムとアサイン管理ツールの違い

「アサイン管理システム」と「アサイン管理ツール」には、実は微妙な違いがありますが、現場ではしばしば混同されることが多いようです。

まず、「アサイン管理システム」とは、組織全体のアサイン管理を最適化するためのもので、プロジェクトや業務の全体像を俯瞰し、適切なリソースを効率的に割り当てられるよう設計されています。これにより、組織内の複数プロジェクトや業務間でのリソース配分が円滑に行えるようになります。

一方、「アサイン管理ツール」は、特定のプロジェクトや業務における個別のアサイン管理を最適化する目的で使われることが一般的です。

例えば、特定のチームやプロジェクト単位でのリソース配置を効率化し、担当者の負荷分散や進捗管理をサポートします。ツールは限定的な範囲で利用されるため、システムと比較すると、より小規模・特定用途向けと言えるでしょう。

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アサイン管理ツールが必要とされている理由

アサイン管理ツールが注目されている理由について、短期的な視点と中長期的な視点から解説します。

◆即時的な効果　

従来のアサイン管理は、担当者やプロジェクトマネージャーが自らの経験や知見、スキルマップなどを頼りに行うケースが一般的でした。

この方法は、担当者の負担が大きく、スキルの偏りや属人的な判断が発生しやすいという課題がありました。しかし、アサイン管理ツールを導入することで、データに基づいて適材適所の配置ができ、より迅速で的確な人員配置が可能になります。これにより、担当者は効率的にアサイン業務をこなせるようになり、プロジェクト全体のスムーズな進行にもつながります。

また、正確なデータを用いたアサイン管理によって、受注確度の高い提案ができるため、クライアントからの信頼度や満足度も向上します。

◆持続的な成長のための視点　

近年、エンジニアに求められるスキルが多様化しており、プロジェクトのスピードが求められる時代となりました。特に日本においては、少子高齢化に伴う「人手不足」や、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進といった課題が重なり、効率的なリソース管理が不可欠です。

アサイン管理ツールは、組織全体で一元管理された情報に基づいて、必要なスキルや適切な稼働状況を持つメンバーをすばやく選び出し、最適なチームを編成するのに役立ちます。これにより、限られたリソースの中での生産性向上が可能になり、競争優位性の確保、ひいては先行者利益の獲得にもつながるのです。

以上のように、アサイン管理ツールは、短期的には迅速で正確な人員配置を実現し、中長期的には時代に合った効率的なリソース管理を支える存在として必要とされています。

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Excelでのアサイン管理には限界があると言われている理由とは？

▷アサイン管理ツールと比較して業務効率が落ちるため

Excelによるアサイン管理は、専用のアサイン管理ツールと比べて業務効率が低下しやすい傾向があります。これは、いくつかの具体的な要因に起因します。

1. リアルタイムでの情報共有が難しい Excelでは、アサイン情報をリアルタイムで共有する機能が十分に備わっていないため、情報が最新でない状態が発生しやすくなります。

プロジェクトの進行状況や担当者のスケジュールが変わった際に、情報の更新が遅れたり、各メンバー間で異なる情報が共有されたりすることで、ミスや無駄が生じやすくなります。

2. 複数のプロジェクトを同時に管理しにくい Excelは表計算ソフトとしての柔軟性がある一方で、複数プロジェクトのアサイン管理には適していません。

複数のプロジェクトを並行して進める場合、各プロジェクトの状況を一元管理するのは非常に手間がかかり、表同士の連携やデータの整合性を保つのも困難です。これにより、プロジェクト進行全体を見渡すことが難しくなり、効率的なリソース配分がしづらくなります。

3. 入力ミスのリスクが高い Excelでは、手動での入力が中心となるため、単純な入力ミスが発生しやすく、管理データの正確性を保つことが難しくなります。

特に人数が多いプロジェクトでは、人的ミスによるデータの誤りが致命的な影響を及ぼすことがあり、エラーを防ぐための二重チェックや確認作業に時間がかかることもしばしばです。

4. 複数人での同時編集が困難 Excelは基本的に一人が一つのファイルを扱う仕様であるため、複数人が同時に編集・入力するのが難しく、作業の同時進行ができません。

アサイン管理の情報を複数人で更新する必要がある場合、編集作業が滞りやすく、最新の情報がリアルタイムで反映されないことで、業務全体の効率が低下する原因になります。

リアルタイムでのアサイン状況の把握が難しい点が大きな問題 特に、プロジェクトやアサイン状況をリアルタイムで把握できないことは深刻な問題です。

管理しているスキルや稼働状況が最新でなければ、プロジェクトの目標達成が難しくなるだけでなく、適材適所に配置するためにデータを再集計し直す手間も発生します。

頻繁にアサイン状況を確認する会議を開いたり、データを分析・再入力する時間が多くかかるため、アサイン業務の効率が低下してしまうのです。

このように、Excelによるアサイン管理は、更新や管理における非効率さが積み重なることで、時間やリソースの浪費につながることが多く、プロジェクトの生産性に影響を与えかねません。

▷属人化の恐れがあるため

Excelでプロジェクトのアサインを行う場合、属人化が大きなデメリットとなります。

属人化とは、特定の担当者だけが業務の詳細や進め方を把握している状態を指し、これにより業務の効率や組織全体の生産性に悪影響が及ぶことが多くあります。

• １．プロジェクトメンバー選出の属人化 多くの企業では、プロジェクトメンバーの選出が営業担当者やプロジェクトマネージャーの知識と経験に依存していることが少なくありません。
• 担当者が自らの頭の中で過去の経験や知見をもとにアサインを判断するケースもあり、これが属人化を助長します。もし、担当者が急な休暇や退職などで不在になった場合、他のメンバーが誰をどのプロジェクトに割り当てるべきか判断するのが難しくなり、業務の停滞や判断ミスのリスクが高まります。

• 2. マクロや関数を多用したExcelの管理表 さらに、Excelでアサイン管理を行う際に、複雑なマクロや関数を組み込んだシートを作成するケースがよくあります。こうしたシートは、開発やメンテナンスを行った担当者しか理解していないことが多く、他のメンバーが引き継ぐのが難しいという問題があります。
• 担当者が不在の際にトラブルが発生した場合、対応できる人がいなければ問題が長引くことになり、業務が滞る原因となります。また、修正や更新のたびに担当者に依存するため、他のメンバーが手を加えられず、業務の柔軟性が失われてしまいます。

• 3. 属人化による組織全体への影響 属人化は、特定の担当者だけに業務のノウハウが集中するため、組織全体での共有や協力が阻まれ、生産性の低下を引き起こします。
• 属人化が進行すると、業務が特定の人に集中し、その人が不在の場合に他のメンバーが業務を代替できないため、プロジェクトの進行が大きく遅れたり、品質に影響が出たりするリスクが高まります。また、担当者が一人で業務を抱え込むことにより、業務負担が増し、その結果モチベーションやチーム全体のパフォーマンスが低下することもあります。

このように、Excelによるプロジェクトアサインの属人化は、業務効率の低下だけでなく、組織全体の生産性やチームワークに悪影響を及ぼすため、大きなデメリットと言えます。

アサイン管理ツールを利用するメリット

• 1. 業務工数を削減できる アサイン管理ツールは、業務工数を大幅に削減し、全体の生産性を向上させます。これは、プロジェクトに必要な人材のスキルや稼働状況、過去の業務経験といった情報を瞬時に把握できるためです。この情報がリアルタイムで可視化されるため、毎回アサイン会議を開いたり、手動で情報を収集したりする必要がありません。
• その結果、プロジェクトマネージャーや人事担当者の負担が減り、スムーズにアサイン作業を進められます。業務工数の削減は単なる時間短縮にとどまらず、担当者が新たな価値創造に注力できる時間を生み出す点でも大きな利点です。

• 2. 離職防止の効果が期待できる 適材適所の配置を実現することで、社員のモチベーションを高め、離職防止にもつながります。
• 自分の得意分野や興味のある分野で活躍することで、社員は仕事への満足度ややりがいを感じやすくなります。リソース不足が問題となっている現代において、個人の特性やスキルを活かす配置は、組織全体のパフォーマンスを高めるだけでなく、離職リスクの低減にも寄与します。

• 3. リソース稼働率100%を実現できる アサイン管理ツールは、リアルタイムでリソースの稼働状況を可視化する機能を備えており、これによりリソースの稼働率を最大化できます。
• 空きのある人員や利用されていないリソースをすぐに特定し、無駄を省いた最適な配分が可能です。また、欠員が発生しても、他のプロジェクトの進行状況や必要スキルを確認しながら的確に代替人員を調達できるため、プロジェクト全体の流れを滞らせることなく進行できます。

• 4. 外部ツール連携で業務を効率化 アサイン管理ツールの中には、外部ツールとの連携機能を持つものもあり、これにより業務がさらに効率化されます。たとえば、「プロジェクト管理ツール」や「勤怠管理システム」などと連携させることで、これまで別々に管理していた情報を一元化し、スムーズな情報の流れを確保できます。
• 連携機能のおかげで、複数のツールを一から構築する必要がなく、迅速な意思決定や対応が可能になるため、提案機会を最大限に活かすことができます。

• 5. 最小限のリソースで最大限の利益を生み出せる アサイン管理ツールを活用することで、限られたリソースで効率的にプロジェクトを運営し、最大限の利益を生み出すことが可能になります。
• 必要なスキルや人数を把握したうえで、プロジェクト達成に最適なメンバーを簡単に選出できるため、リソースの無駄を防ぎつつ高い成果を期待できます。「プロジェクトを完遂しても利益が残らない」といった課題を抱える企業にとっては、アサイン管理ツールの導入は効果的な解決策となり得ます。

アサイン管理ツールを利用するデメリット

1. 導入費用がかかる

アサイン管理ツールの導入には、一定のコストが発生します。システムの価格帯は様々ですが、一般的に数十万円からそれ以上の費用がかかることも少なくありません。

高機能なシステムほど、サポート体制が整っていたり、企業ごとにカスタマイズできる柔軟性が高かったりするため、その分費用も上がります。

一方で、無料で利用できるアサイン管理ツールもありますが、こうした無料版は機能が限られていることが多く、特にユーザー数の制限が厳しい場合が一般的です。そのため、大規模なプロジェクトや多数の人員が関わる組織には不向きであり、管理する人数やプロジェクトの規模が大きいほど、有料プランを検討せざるを得ないことがデメリットと言えます。

2. 少人数のアサイン管理の場合

アサイン管理ツールは、多人数や複数プロジェクトの管理に向けて設計されているものが多いため、少人数のチームや小規模プロジェクトには必ずしも適していない場合があります。

例えば、要員数が数十人以下やプロジェクト数が少ない場合、Excelなどのシンプルな管理方法で十分に対応できることも多いです。少人数向けの柔軟性やコスト面での効率が求められるケースでは、Excelのような無料かつ簡易的なツールの方が適している場合があります。

▽まずは、今すぐ無料トライアル！

アサイン管理ツールを選ぶポイント

• ▶自社に合った機能から選ぶ
  • アサイン管理ツールを選ぶ際には、自社の業務に適した機能が備わっているかをまず確認することが重要です。アサイン管理ツールには多機能なものもありますが、不要な機能が多すぎると、業務が煩雑化し、逆に効率を損ねるリスクもあります。
  • 特に、「せっかく導入したツールが複雑すぎて、社内で誰も使わない」という事態は避けたいものです。これは、費用が無駄になるだけでなく、社員の業務効率も低下させる要因となります。ツール導入の際には、資料請求や無料トライアルを活用して、自社に本当に必要な機能を見極めることが大切です。

• ▶操作性の良さで選ぶ
  • アサイン管理やスキル管理のツールは、毎日使うことが前提となります。そのため、操作が直感的で使いやすいかどうかも、ツール選定においては重要なポイントです。
  • 例えば、スマートフォンのようにわかりやすく操作できるか、ボタンの配置が適切であるかといった点を無料トライアルで実際に確認しておくと良いでしょう。また、操作性と同様に「シンプルで見やすいか」というデザイン面も非常に重要です。複雑すぎるインターフェースや情報が見づらい画面は、ユーザーのストレスを増やし、ツールの利用率を下げる原因となり得ます。

• ▶カスタマイズ機能が豊富なアサイン管理ツールを選ぶ
  • アサイン管理ツールのカスタマイズ性が高いと、企業ごとの独自の管理項目や視点で効率的にリソースを最適化できます。たとえば、カスタマイズできる項目など、その会社に合わせた項目を追加すれば、プロジェクトのニーズによりマッチしたメンバーの検索や選定が可能です。
  • 業務やプロジェクトに応じて独自の基準を設定できるシステムは、企業の特性に応じた柔軟なリソース管理を可能にし、効率の向上を大いに支援します。ツールのカスタマイズ性をうまく活用し、自社に最適なリソース配分を実現してください。

▽こちらもあわせて読みたい💡

• ▶少人数でも複数案件がありアサイン管理ツールを選ぶ
  • 少人数の場合、エクセルを使ってアサイン管理している企業は多いかと思います。
  • たとえ少人数のチームでも複数の案件を並行して進める場合には大きなメリットをもたらします。
  • 1. 各メンバーのスキルと稼働状況の可視化
    • アサイン管理ツールを使えば、各メンバーのスキルセットや稼働状況が一目でわかるため、リソースの配分が最適化しやすくなります。
    • 複数案件を並行して進める場合には、どのメンバーがどのプロジェクトにどれくらいの時間を割いているかを把握することが難しくなりがちですが、ツールを使うことでこれらの情報をリアルタイムで確認でき、管理の負担が大幅に軽減されます。
  • 2. タスクやリソースの重複・過不足を防ぐ
    • 並行する案件が増えると、同じメンバーに対して複数のタスクが集中しすぎたり、逆に余剰が生まれたりするリスクがあります。
    • アサイン管理ツールを利用すれば、メンバーごとのタスク量や進捗状況をすぐに把握でき、過不足のないバランスの良い配置が可能です。これにより、メンバーが抱える負荷を均等にし、プロジェクトの進行スピードや品質の低下を防げます。
  • 3. リソースの柔軟な再配置が可能
    • 複数の案件を同時に管理する場合、予期せぬ進捗遅れやタスクの増加など、状況が頻繁に変化します。このような場合、アサイン管理ツールは状況に応じて柔軟にリソースを再配置するのをサポートします。
    • リアルタイムの情報を基に、特定のメンバーの作業を他のプロジェクトへスムーズに振り替えたり、優先順位を再設定したりすることで、常に効率的な体制を維持できます。
  • 4. リソース管理の簡素化によるプロジェクト全体の安定性向上
    • アサイン管理ツールを用いることで、リソース管理の全体像が明確になり、どの案件がどの段階にあるか、必要なリソースがどれだけ確保されているかを一目で把握できます。
    • これにより、リソース不足や予期せぬ手配ミスが減り、複数プロジェクトが安定して進行するのに役立ちます。安定したリソース管理は、チーム全体の信頼性を高め、長期的な成功を支える基盤にもなります。

このように、少人数のチームで複数案件を掛け持ちする場合、アサイン管理ツールを導入することで、メンバーやタスクの状況を全体的に把握し、効率よく配置することが可能になります。

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Web制作の現場でも使えるアサイン管理ツールがやっと出た

株式会社テキカデザインプロダクツ様

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まとめ

今回は、企業の利益率向上に役立つ「アサイン管理ツール」についてご紹介しました。

少人数の管理ならExcelでも十分対応できますが、より精度の高いアサイン管理を目指すなら、専用システムの導入がおすすめです。

スキルや業務経験を考慮した最適なアサイン管理は、プロジェクト成功と利益の向上に貢献します。

まずは無料トライアルで機能や操作性を試して、自社に合ったツールを見つけてみてはいかがでしょうか。