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工数管理に重要な3つのポイント

更新日:2023年3月22日


そもそも、工数管理とは何でしょうか?


工数管理とは、「プロジェクトにかかる人的・物的リソースを効率的かつ正確に見積もり、適切に割り当て、追跡、レポーティングすること」を目的とする管理のことを指します。


工数管理をすることで、プロジェクトスケジュール・予算・品質などの要件を満たすために必要なリソースを把握し、適切な割り当てを行い、達成に向けたタスクの進捗状況を評価することができます。


ただし、一概に工数管理といっても担当する領域が広く曖昧さを含む言葉でもあります。


例えば、主に現在〜未来のプロジェクト計画についての予定工数の管理をリソース管理やアサイン管理と呼ぶ一方で、工数の実績を管理する場合は稼働管理や実績管理と呼ばれているように、使われるシーンによってその意味合いが変わってきます。




どちらにせよ、過去と未来の工数を計測・分析し改善することで、生産性を高めることが工数管理の目的といえます。



工数管理のメリット


工数管理を行うことで、以下のようなメリットが考えられます。


  1. スケジュールの管理が容易になる 各タスクの所要時間やスケジュールが正確に把握され、総合的なスケジュール管理が行えます。

  2. コスト管理が正確になる 各タスクにかかるコストが正確に把握され、総合的なコスト管理が行えます。

  3. リソースの有効活用 必要な人員や設備などのリソースを適切に配分し、最大限に活用することができます。

  4. プロジェクトの見通しが高まる プロジェクトの進捗状況が明確に把握され、将来的な見通しも高まります。

  5. プロジェクトの分析 過去のプロジェクトの稼働状況を分析することで、予定通りに行えなかったプロジェクトの原因分析や、今後予定しているプロジェクトの見積もり精度の向上に活用できます。


このように工数管理は、プロジェクトのスケジュールや予実管理、また人材の活用部分において重要な役割を果たすことができます。



Co-Assignでは、稼働実績の管理はもちろん、計画の立案〜 運用 〜実績を一元して管理することができます。

Co-Assign での予実管理は 機能:予実管理 にて、画面を交えながらご紹介しています。




工数管理とプロジェクト管理


「プロジェクト管理やっていれば、工数管理は不要じゃない」「そもそもプロジェクト管理と工数管理は何が違うの?」といった意見もあるかと思います。


では、工数管理とプロジェクト管理の違いはなんでしょうか?



結論から言いますと、工数管理はプロジェクト管理の一部です。


工数管理は、現在のプロジェクトにかかった時間やリソース状況を蓄積し、分析することで、プロジェクトのスケジュールや予算の管理を支援するものです。


プロジェクト管理では、工数管理を含め、プロジェクトの規模や期間、コスト、品質などの要件を達成するために必要な情報全てを有効かつ効率的に管理することが目的です。


とはいえ、プロジェクト自体を管理する必要があるプロジェクト管理と、稼働状況を分析する機会が多い工数管理では、見たいレポートや分析したい軸が異なります


必要に応じて、プロジェクト管理ツールと工数管理ツールを使い分けると言うのが、ベストです。



工数管理に求められる機能とは


工数管理に求められる機能は以下になります。


・工数の見積もり


工数の見積もりとは、プロジェクトにおいて必要となる人材・時間・費用などの見込みを予想することを指します。


工数の見積もりをすることで、プロジェクトを開始する前にスケジュールやコストの概算を知ることができたり全体のリソースの割り当てに使うなどに重要な要素です。


・実績工数の入力


実績工数とは、実際に作業を行った際に費やした労働時間のことです。


入力することで、作業者やプロジェクトマネージャーが作業の進捗や予算の確認などに使用することができます。


・工数の分析


工数をただ入力するだけではあまり意味がありません。


見積もりの工数、実績の工数を合わせて比較することで、プロジェクトの振り返りや、無駄のかかっている業務の見える化、また次のプロジェクトの見積もり精度の向上といったことにつなげることができます。




工数管理に重要な3つのポイント


1. 工数管理で何を実現したいかを考える


まずは何を実現したいかというのを考えることが必要です。


一般的なWEBシステム会社における成果物の原価は人材の稼働がほとんどでしょう。

このような会社であれば、そもそも工数管理(主に実績工数の管理)をしなければ、原価が曖昧になってしまいます。



組織やチームが大きくなってくると、誰にどのプロジェクトをアサインするか全体のリソース管理が煩雑になってきます。

より最適なリソース配置を考える上でも工数管理(主に計画工数の管理)が重要になってくるでしょう。



またプロジェクトの予実がどれくらいに着地しそうかを知りたいのであれば、計画工数と実績工数を比較することで実現が可能になります。


このように、今、課題になっているところを整理するところが1つ目のポイントです。



2. 最適な工数管理方法を見つける


次にその課題を解決するために最適な方法を探すのが次のポイントです。


もし、まだ管理自体をやっていないのであれば、Excelやスプレッドシートなどから始めてみるのがオススメです。


一方で、人数が多くなってくると、Excel管理に限界が来るのが現実です。


その場合は、工数を管理できるツールの導入を検討してみても良いかもしれません。

おすすめのツールについてまとめているので、参考になれば参考です。


実績管理


リソース管理




3. 業務に定着させる


工数管理を始めた後に一番重要なのは、業務に定着させることになります。


実績の工数は日々プロジェクトにアサインされたメンバーが入力する必要がありますし、計画工数は定期的に、プロジェクトマネージャーやマネージャーが入力する必要があります。


工数管理の目的と必要性を全員でしっかりと共有し、組織全体として取り組み続けることが何よりも重要な3つ目のポイントです。


 


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