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アサイン管理では、リソースの重複や不足による非効率さ、プロジェクト進行の遅延、人員配置の最適化の難しさが主な課題です。特に複数のプロジェクトが同時進行する場合、各メンバーの稼働状況やスキルセットを正確に把握するのが困難です。さらに、突発的な変更やタスクの優先順位調整に迅速に対応できなければ、進行に支障をきたす可能性があります。

このような問題を解決し、より効率的な人員配置を実現するために役立つのがアサイン管理ツールCo-Assign です。

人的リソース配置の最適化が難しい理由とは？

プロジェクトの成功には、適切な人員配置が欠かせません。しかし、実際には多くの企業がこの人的リソースの「最適化」に苦労しています。それには、以下のような課題があります。

(1)人的リソースの可視化が難しい

チームメンバーの稼働状況やスキルセットが一元管理されていない場合、適切な人材を迅速に割り当てることが難しくなります。

(2)優先順位の衝突

複数のプロジェクトが同時進行する中で、どのタスクを優先すべきか判断が難しく、リソースの過剰割り当てや不足が発生しがちです。

(3)突発的な変更への対応

クライアントからの急な要求やトラブル対応により、予定されていたアサイン計画が頻繁に変更されると、混乱が生じます。

(4)メンバーの稼働バランスの調整

一部のメンバーに負担が集中する一方で、他のメンバーが手持ち無沙汰になるなど、稼働バランスの偏りが発生することも少なくありません。

これらの課題を解決するのが、アサイン管理ツールCo-Assignです。

アサイン管理ツールについてはこちらの記事も確認ください。

アサイン管理とは？/アサイン管理とタスク管理の違いを５００人規模のアサイン最適化を実現したCo-Assignチームが解説

Co-Assignが提供するアサイン管理の利点

アサイン管理の効率化に特化して開発されたツールがCo-Assign。Co-Assignが提供するアサイン管理の利点は次の3点。

(1)視覚的なリソース管理

プロジェクトごとのリソース状況を可視化。誰が何を担当しているか一目で把握できる。

(2)リアルタイム更新と情報の共有

変更がリアルタイムで反映され、チーム全体が迅速に対応できる。

(3)リソースの効率的な割り振り

過剰なリソースや未使用のリソースを見つけやすく、プロジェクトの進行に必要な最適な割り振りが可能。

Co-Assignで実現する効率的なアサイン管理の5つのポイント

アサイン管理で重要なことは、誰でもすぐに最新の状況を確認できること。

(1)プロジェクトとリソースの一元管理

人的リソースの稼働状況やアサイン予定を一元化し、各メンバーの稼働状況を把握。業務の偏りを防ぐ。

(2)プロジェクトの優先順位付けと調整

プロジェクトのステータスや優先順位をCo-Assignで把握。リソースの重複やタスクの遅延を最小限に抑える。

(3)アサイン状況のリアルタイム確認と調整

Co-Assignで即時にアサイン変更や調整が可能。急な案件の割り込みやリソースの調整が柔軟にできる。

(4)スキルや実績などをメンバー単位に情報管理

アサインに関するデータはすべて蓄積。キャリアプランや育成など、人材育成や採用でのデータ活用が可能。

(5)プロジェクトの予実管理

アサイン計画と稼働実績の予実を工数と原価の観点で把握が可能。

Co-Assignについてはこちらの記事も確認ください。

なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのか

導入事例からみるCo-Assignの実践的な使い方

Co-Assignはサービスリリース以来、累計250超のライセンスをご利用いただいております。豊富な導入実績のなかから効果的、実践的な使い方をご紹介します。

事例1：トランス・コスモスアナリティクス様

マーケティングリサーチ事業でCo-Assignを活用しているトランス・コスモスアナリティクス様の事例を紹介します。

トランスコスモス・アナリティクス株式会社

同社ではビジネスチームとエンジニアチームのリズムや目標のズレによって、アサイン管理の課題が発生していました。

エクセルでの管理に限界を感じたため、アサインツールCo-Assignを導入。

これにより、最新のアサイン情報の共有が容易になり、両チームの理解が深まったことで、プロジェクトの円滑な進行が可能に。Co-Assignを用いることで相互確認が効率化し、チーム間の連携が改善されました。

事例2：テキカデザインプロダクツ様

Webサイトをデザインだけなく、どのような目的でWebサイトを作るのかといったヒアリングから、企画、制作、効果検証と改善まで、全工程を横断的に支援しているテキカデザインプロダクツ様の事例を紹介します。

株式会社テキカデザインプロダクツ

同社ではWeb制作プロジェクトのアサイン管理で、以前はGoogleスプレッドシートを使用していましたが、プロジェクト詳細や進行状況の共有が不足している課題がありました。

Co-Assign導入により、チーム全体でのリアルタイムなリソース共有が可能になり、制作チームと営業チーム間の認識のズレが軽減されました。

今後は予実管理や稼働状況の可視化機能の活用を進め、業務効率を高めることを目指しています。

導入後のフォローと持続的な改善方法

Co-Assignに登録された役割やスキル、アサイン情報はデータとして蓄積されます。それらを活用しプロジェクト単位、個人単位で振り返りが可能です。

また、過去のアサイン案件とスキルから今後のキャリアプランのサポートなど人事や育成プラン検討などに活用することもできます。

まとめ

アサイン管理ツールCo-Assignを活用することで、人的リソース配分を最適化し、その結果、生産性の向上を実現します。しかし、部門や組織の壁を越えて、アサイン情報を共有することで、認識のずれがなくなり、相互理解が深まり、コミュニケーションがよくなるという効果がもっとも重要な要素ではないでしょうか？

まずは無料トライアルで自社の課題を解決する方法を体感してみましょう。