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アサイン計画を作成しても、実際のプロジェクトでは、想定より工数が増えたり、特定のメンバーへ作業が集中したりすることがあります。

このような計画と実績の差を確認するとき、プロジェクト単位の数字だけを見ていても、原因を特定できるとは限りません。

重要なのは、メンバーごとの負荷を確認する「人軸」と、プロジェクトごとの計画・実績を確認する「案件軸」の両方から差を見ることです。

本記事では、アサイン予実の差から見つけたい3つのボトルネックと、分析結果を将来の人員配置へ反映する方法を解説します。

アサイン予実管理の基本や運用上の注意点については、先にアサイン予実管理の落とし穴と改善策をご覧ください。

人軸と案件軸の両方が必要な理由

アサイン予実管理では、計画工数と実績工数の合計だけでなく、差がどこで発生しているかを確認する必要があります。

案件単位では計画どおりに見えても、一部のメンバーへ作業が集中していることがあります。反対に、人員数が足りているように見えても、必要な役割やスキルを持つメンバーが空いていない場合もあります。

そのため、アサイン予実管理では、一つの集計表だけで判断せず、人と案件を行き来しながら原因を確認することが重要です。

計画と実績を比較する前の準備

予実差を正しく判断するため、比較前に次の条件をそろえます。

• 月単位、週単位など、計画と実績の集計期間をそろえる
• 時間または稼働率など、比較する単位をそろえる
• 通常業務、社内業務、休暇などを含める範囲を決める
• 確定案件と提案中・受注前の案件を区別する
• 計画を更新する担当者とタイミングを決める

計画が稼働率、実績が時間で管理されている場合は、そのまま比較できません。基準となる月間稼働時間を決め、同じ単位へ換算してから差を確認します。

また、計画と実績に差があること自体が問題とは限りません。仕様変更や緊急対応など、合理的な理由で差が発生する場合もあります。差の大きさだけでなく、原因と今後への影響を確認することが必要です。

ボトルネック1：特定メンバーへの負荷集中

人軸で最初に確認したいのが、複数案件の兼務による負荷集中です。

各プロジェクトでは無理のない計画に見えても、同じメンバーが複数のプロジェクトへ配置されていると、組織全体では計画稼働率が100％を超える場合があります。

負荷集中を示すサイン

• 一部のメンバーだけ計画稼働率が高い
• 計画していなかった作業や支援業務が増えている
• 同じメンバーが複数の重要案件を兼務している
• 実績工数が計画工数を継続して上回っている
• 現在の案件終了と次の案件開始が重なっている

確認するポイント

負荷が高いメンバーについて、担当案件を一覧にして確認します。単に総工数を見るのではなく、どの案件で差が発生しているか、差が一時的なのか継続するのかを確認します。

作業の集中が今後も続く場合は、担当の分割、他メンバーへの引き継ぎ、案件の開始時期変更などを検討します。

特定の人へ依頼が集中する理由がスキルや経験にある場合は、短期的な配置変更だけでなく、ノウハウ共有や育成計画も必要です。

ボトルネック2：計画工数の不足と案件の長期化

案件軸では、計画工数と実績工数の差に加えて、案件の終了時期が変わっていないかを確認します。

実績工数が計画を上回っていても、終了予定日が更新されていなければ、同じメンバーを次の案件へ配置する計画と重複する可能性があります。

案件側の問題を示すサイン

• 実績工数が計画工数を継続して上回っている
• 残作業に対して計画工数が不足している
• 案件の終了予定日が何度も延長されている
• レビュー、テスト、問い合わせ対応などが計画に含まれていない
• 同じ種類の案件で同様の超過が繰り返されている

改善方法

まず、完了までに必要な残工数を見直します。すでに使った実績工数だけを確認するのではなく、今後必要になる工数を含めて着地を予測します。

終了時期が延びる場合は、対象メンバーの将来のアサイン計画も同時に更新します。案件側の予定だけを変更し、人員配置を更新しない状態を避けることが重要です。

同じ種類の案件で予実差が繰り返されている場合は、見積もりの前提や標準工数を見直し、次回の計画へ反映します。

ボトルネック3：役割・スキルの不足

組織全体の人数に余裕があっても、プロジェクトに必要な役割やスキルを持つメンバーが空いているとは限りません。

例えば、開発メンバーの人数は足りていても、プロジェクトマネージャーや特定技術の経験者が複数案件へ集中していると、その人がボトルネックになります。

役割・スキル不足を示すサイン

• 未定の担当枠や仮アサインが長期間残っている
• 同じ役割のメンバーが複数案件へ繰り返し配置されている
• 人数は足りているが、候補者を決められない
• 受注後になって必要なスキルの不足が判明する
• 提案中の案件を含めると、特定の時期だけ人材が不足する

改善方法

案件の計画段階から、必要な役割、スキル、期間、稼働量を登録します。担当者を確定できない段階でも、役割やスキルを使って仮の要員計画を作ることで、不足する時期を早めに確認できます。

不足が見込まれる場合は、案件開始時期の調整、社内メンバーの育成、外部パートナーの活用、役割分担の見直しなどを検討します。

アサイン管理は、空いている人を自動的に当てはめることではありません。判断に必要な情報を整理し、マネージャーが複数の選択肢を比較できる状態を作ることが目的です。

予実差を将来のアサインへ反映する手順

アサイン予実の確認は、次の流れで進めます。

1. 計画と実績の条件をそろえる
   期間、単位、対象業務を統一します。
2. 人軸で負荷の偏りを確認する
   兼務数、計画稼働率、実績工数、今後の担当案件を確認します。
3. 案件軸で予実差を確認する
   計画工数、実績工数、残工数、終了予定日、体制変更を確認します。
4. 差の原因を3つのボトルネックへ分類する
   負荷集中、案件計画の不足、役割・スキル不足のどれに当たるかを整理します。
5. 現在の案件と将来のアサインを更新する
   案件期間、稼働率、担当者、仮アサインを見直します。
6. 次回の計画へ学びを残す
   見積もりの前提や必要な体制、起こりやすい追加作業を記録します。

予実確認を報告会だけで終わらせず、将来のアサイン計画を更新する場として運用することがポイントです。

Co-Assignで確認できること

Co-Assign（コーアサイン）は、複数プロジェクトにおける要員計画や稼働予定を管理するアサイン管理ツールです。

各プロジェクトで作成した要員計画を集約し、人軸とプロジェクト軸の両方からアサイン状況を確認できます。

• プロジェクトへメンバーを配置し、計画稼働率を登録する
• メンバーごとの担当案件や将来の稼働予定を確認する
• プロジェクトごとの体制と計画工数を確認する
• 役割やスキルを使って仮アサインを登録する
• 受注前の案件を含めた将来の要員計画を検討する
• プロジェクトの実績工数を入力またはCSVで取り込む
• 見積・計画・実績における原価や粗利を確認する

人軸で確認したい内容と、案件軸で確認したい内容を同じ要員計画につなげることで、予実差が将来の配置へ与える影響を確認しやすくなります。

詳しい機能は、要員計画の管理とプロジェクト予実管理をご覧ください。

他のアサイン管理ツールと機能や料金を比較したい方は、アサイン管理ツールおすすめ6選も参考にしてください。

まとめ

アサイン予実の差を改善へつなげるには、プロジェクト全体の工数だけでなく、人軸と案件軸の両方から原因を確認する必要があります。

特に確認したいボトルネックは、次の3つです。

• 複数案件の兼務による特定メンバーへの負荷集中
• 計画工数の不足や案件の長期化による将来計画との重複
• 必要な役割・スキルを持つ人材の不足

差を見つけて終わるのではなく、案件の残工数、終了時期、メンバーの稼働率、仮アサインを更新し、次の人員配置へ反映することが重要です。