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更新日:2024.11.01
公開日:2024.10.30
プロジェクトの成否や収益性を左右するアサイン管理を正確に行うことは、業務のスムーズな進行を支える重要な要素です。「アサイン管理ツール」を使えば、メンバーのスキルや経験、稼働状況などの情報をもとに、適材適所のアサインを簡単に実現できます。
この記事では、アサイン管理ツールのメリットやデメリットQ&A、主要な機能、選ぶ際のポイントについて詳しく解説しています。また、無料で利用できるおすすめのツールもご紹介します。特に、エクセルやスプレッドシートで管理を行っているが、限界を感じている方には必見の内容です。
アサイン業務の効率化に取り組む方にぜひご参考いただければと思います。
アサイン管理とは、人材の「スキル、業務経験、稼働状況」などの情報をもとに、最適な人員配置を行うことを指します。しっかりとリソース配分やスキルの把握を行うことで、プロジェクトに最適なメンバー配置が実現可能になります。
近年、多くの企業が「アサイン管理ツール」を導入し、アサイン管理における効率化を図っています。
このツールは、各メンバーのスキルや業務経験、稼働状況などのデータを一元管理し、チーム全体で共有できる仕組みです。要員配置や進捗管理も自動化されるため、アサイン管理が一層スムーズになります。
また、スキルや稼働といった様々な情報を登録することで、必要な人材をより早く見つけ出すことが可能です。
例えば、以前は1時間かかっていた候補者の検討が、ツールの活用により10分に短縮できるなど、業務効率を劇的に向上させることが期待できます。
人手不足やプロジェクトでの利益を確保したいと考える方には、アサイン管理ツールの導入を検討する価値があるでしょう。
Q1: 無料で使えるエクセルテンプレートはどのように活用できますか?
A: インターネット上には、アサイン管理に役立つエクセルの無料テンプレートが数多く公開されています。これらのテンプレートはダウンロードするだけで簡単に使い始められ、初心者でも手軽に操作できます。また、プロジェクトや目的に合わせてカスタマイズできるテンプレートもあるので、柔軟に利用可能です。
Q2: 少人数のプロジェクトにエクセルやスプレッドシートは向いていますか?
A: はい、少人数のプロジェクトで管理項目が少ない場合、エクセルやスプレッドシートの無料版で十分に対応できます。アサイン管理の効率を高めるためには、項目やフォーマットを統一し、属人化を防ぐことが大切です。また、機能やユーザー数に制限はあるものの、無料プランを提供するアサイン管理ツールもあるため、状況に応じて活用を検討すると良いでしょう。
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Q1: エクセルやスプレッドシートでアサイン管理を行う場合、どのようなリスクがありますか?
A: エクセルやスプレッドシートでアサイン管理を行うと、「属人化」のリスクが高まります。属人化とは、特定の担当者だけが管理方法を把握している状態を指し、業務が非効率的になる原因となります。例えば、担当者が不在の場合にトラブルが発生すると、他のメンバーが対応できず業務が滞る可能性があります。そのため、誰でも簡単に操作できる仕組みが求められます。
Q2: エクセルでのアサイン管理にはどのような業務効率の問題がありますか?
A: エクセルでのアサイン管理は、情報のチーム間共有が難しく、業務効率化が進みにくい点が問題です。さらに、部署ごとに異なるフォーマットや管理方法を使っていると、情報の集計や分析が非常に困難になります。リソース確認や現場状況の把握に時間がかかり、ビジネスチャンスを逃すリスクも高まる恐れがあります。
1.アサイン管理ツールを自社開発するメリット
■運用コストを抑え、必要な機能をまとめられる
自社でアサイン管理ツールを開発する利点の一つは、コストを抑えつつ、必要な機能を一つのツールに集約できる点です。自社の業務やプロジェクトに応じて機能をカスタマイズできるため、無駄のない使いやすいツールを作成できます。また、ツールを開発する際には、クラウドやモバイルアプリでの利用にも対応できるように設計することが重要です。
2.アサイン管理ツールを自社開発するデメリット
■自社開発のデメリット:専門知識と時間が必要
アサイン管理ツールの開発には専門知識が不可欠で、さらに開発に時間がかかる場合もあります。開発には人的リソースだけでなく、費用も必要になるでしょう。開発が思うように進まない場合や要件が複雑な場合には、既製のアサイン管理ツールの導入も一つの選択肢として検討することをお勧めします。
1.工数の削減が可能
アサイン管理ツールを活用すれば、プロジェクトのタスクを簡単に把握でき、効率的な管理によって工数削減が期待できます。また、メンバーのスキルや業務経験などの情報を一元管理・共有することで、他部署との連携が円滑になり、全体の業務効率も向上します。
2.柔軟なカスタマイズが可能
アサイン管理ツールはカスタマイズ性に優れ、一般的な業務経歴表に含まれない項目も追加できます。目的に応じて自由に調整できるため、より的確かつ迅速なアサインが実現します。
3.外部システムとの連携が可能
多くのアサイン管理ツールは、要員管理やプロジェクト管理、勤怠管理システムとの連携にも対応しており、既存のシステムを活かしながら利用できます。新たにツールを構築する必要がなく、受注機会の最大化にも貢献します。
【最新版】DXプロジェクトの「要員計画・リソース管理ツール」比較おすすめ3選
1クラウドタイプの選択がおすすめ
「クラウド型」のアサイン管理ツールは、インターネット環境があれば外出先やリモートワークでも利用できるため、利便性が高く、初期設定も手軽です。ただし、セキュリティはサービス提供会社に依存するため、導入前に十分な確認が必要です。
2自社に最適な機能を持つツールを選ぶ
自社に必要な機能を備えたアサイン管理ツールは、業務効率や生産性を大きく向上させます。不要な機能が多いと、費用が無駄になるだけでなく、操作画面も複雑化してしまいます。資料請求や無料トライアルを利用して、実際に目的に合った機能が備わっているかを確認しましょう。
アサイン管理の見える化?アサイン管理の可視化?
「Co-Assign」は、エンジニアのスキル管理やITプロジェクトのアサイン検討に必要な機能を搭載した、アサイン管理ツールです。
「Co-Assign」は、エンジニアのスキル管理やITプロジェクトの人員配置に必要な機能を備えたアサイン管理ツールです。エクセルと同様に管理項目を自由に設定できるため、柔軟な運用が可能である点が大きな魅力です。
◆Co-Assign導入メリット◆
◆Co-Assignの導入メリット
以下のような効果により、プロジェクトの生産性や利益率の向上に貢献します。
Co-Assignの強みは、社員のスキルといった最新のデータを常に把握できることです。アサイン状況を可視化することで、最適な人材を実現、人材稼働率100%に近づけるサポートが可能です。
「Co-Assign」は、エンジニアのスキル管理やITプロジェクトのアサインに必要な機能を備え、自由度の高い管理項目設定ができるアサイン管理ツールです。
スキルの見える化や提案スピードの向上、アサイン効率化により、プロジェクトの生産性や利益率向上に貢献します。また、常に最新のリソース情報を把握でき、最適なアサインで人材稼働率を最大化することが可能です。
細かな機能リリースを行っており、個社毎のツールで必要な要望もできる限り可能になるよう、ヒアリングを行いながら最適なアサイン機能のツールとなっております。
1ヶ月の無料トライアルも提供されており、操作性や機能性を十分に確認したうえで導入を検討できます。
私たち、株式会社アイリッジは、リソース管理・アサイン管理業務を効率化する人材最適化プラットフォーム Co-Assign(コーアサイン)を提供しています。
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