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システム開発を行う会社では、プロジェクトが決定後アサインを検討する際に、メンバーをプロジェクトにアサインする作業をエクセルやスプレッドシートで管理運用している会社が多いです。

Excel管理に限界を感じる、アサイン管理をスムーズにしてリソースの価値を最大化したいといったお悩みを解決してくれるアサイン管理ツールについてご紹介します。

アサイン管理ツールの重要性から導入企業の成功事例、厳選した最新おススメツールまで、きっと業務の効率化に役立つ内容です。

会社全体や自分のチームの人材アサインを調整するアサインマネージャーの方は、ぜひご覧ください。

ー目次ー

• アサイン管理ツールについて
• アサイン管理ツールとプロジェクト管理ツールの違い
• アサイン管理においてスキル管理がとても大切
• Excelでのアサイン管理には限界がある
• アサイン管理ツールを選ぶポイントとは？
• おすすめアサイン管理ツール3選
  • Co-Assign｜株式会社アイリッジ
  • スキルノート｜株式会社スキルノート
  • ようかん｜株式会社エス・ジー
• アサイン管理ツールの主な特徴と機能
• まとめ

SIerにおける”最適な”プロジェクトアサインとは？？

最適なプロジェクトアサインを行うには？

アサイン管理ツールについて

アサイン管理ツールはメンバーの稼働状況やスキルなどを一元管理して、プロジェクト立ち上げ時に活用するツールのことです。

メンバーのスキルや実績、業務経験などを把握すれば、プロジェクトに最適な人材を短時間で効率的に割り当てられます。

アサイン管理ツールはプロジェクト進行中にも利用でき、必要に応じてアサイン調整も可能です。

Excelでアサイン管理を行う企業は多いですが、少人数でない場合やリアルタイムで状況を把握できない

などデメリットもあります。

プロジェクト全体のリソースを把握して、問題に対して瞬時に動き出せる点がアサイン管理ツールのメリットです。

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アサイン管理ツールとプロジェクト管理ツールの違い

アサイン管理ツールは「誰が何をするか」にフォーカスし、プロジェクト管理ツールは「プロジェクト全体の流れ」にフォーカスします。

• アサイン管理ツールはリソース割り当てや作業負荷に特化している一方で、プロジェクト管理ツールは計画、進捗、リスク、コミュニケーションといった広範な管理が可能です。

両方のツールを組み合わせることで、効率的なプロジェクトとリソースの管理が可能となります。

アサイン管理ツール

• 目的: 各メンバーのタスクやリソースの割り当てを管理することに特化しています。
• 主な機能:
  • タスクの割り当てとリソースの配分
  • 各メンバーの作業量やスケジュールの把握
  • メンバーの作業負荷の調整
• 使用シーン: プロジェクトの規模が大きく、リソース（人材や時間）の管理が複雑な場合に利用されることが多いです。

プロジェクト管理ツール

• 目的: プロジェクト全体の進捗を管理し、目標達成に向けた計画やタスクの管理を行うことが目的です。
• 主な機能:
  • タスクの作成、進捗状況の追跡、優先度の設定
  • ガントチャートやカンバンなどの視覚的なプロジェクト管理
  • 予算やリスク、期限の管理
  • チーム間のコミュニケーションやコラボレーションの促進
• 使用シーン: 複数のタスクやチームが関与するプロジェクト全体の管理や、タスクの依存関係やスケジュールの追跡を重視する場合に利用されます。

アサイン管理においてスキル管理がとても大切

適切なメンバーが適切なタスクに割り当てられることで、プロジェクトの効率と成果が大きく向上します。

各メンバーのスキルセットを把握することで、特定のタスクに最も適した人材を選定できます。

これにより、作業の効率が上がり、成果の質も向上します。

スキルとタスクが一致することで、メンバーは得意な分野で力を発揮でき、作業のミスや手戻りを減らせます。

・タスクに必要なスキルを持つメンバーをアサインすることで、プロジェクトが予定通りに進行しやすくなり、全体の成功率が上がります。

・スキルが不足している場合には、適切なトレーニングやサポートを行うことで、プロジェクトの円滑な進行を確保できます。

・メンバーが自身のスキルに合ったタスクを割り当てられると、成功体験を積み重ねやすくなり、自己成長につながります。

・また、自身のスキルが評価され、適切に活用されることで、メンバーのモチベーションが向上し、チーム全体のパフォーマンスにも良い影響を与えます。

・スキル管理を通じて、メンバーのスキルや強みを把握することで、リソースを最大限に活用できます。これにより、チーム全体の生産性が向上します。

・メンバーのスキルや能力を可視化することで、スキルの重複や不足を把握でき、リソースの再配置や最適化が容易になります。

・スキル管理によって、チームやプロジェクト内で不足しているスキルや将来的に必要なスキルを特定できます。これにより、長期的な視点での育成やトレーニング計画を立てやすくなります。

・スキルのギャップを早期に発見することで、プロジェクトが遅延したり失敗したりするリスクを減らせます。

・スキル管理は、将来のプロジェクトに対する準備や計画にも役立ちます。組織のスキルマトリックスを把握することで、新規プロジェクトの開始時に必要なスキルを持つメンバーの確保が容易になります。

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営業と開発、仲悪い問題

Excelでのアサイン管理には限界がある

1. データの可視化が難しい

• Excelは基本的に表形式でデータを管理するため、大量の情報を視覚的にわかりやすく表示するのが難しいです。
• プロジェクトの進行状況やリソースの負荷をリアルタイムで視覚化するには、Excelの標準的な機能では限界があり、追加のマクロや複雑なグラフが必要になることがあります。

2. リアルタイム更新の困難さ

• Excelでは複数のメンバーが同時にリアルタイムで更新することが難しく、更新タイミングがずれるとデータの整合性が保てなくなる可能性があります。
• 最新のデータを反映させるためには、ファイルの共有や複製が頻繁に行われ、それによってバージョン管理が煩雑になります。

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ユーザーvoice:ペタビット株式会社

アサイン管理ツールを選ぶポイントとは？

1. 使いやすさとインターフェース

• 操作が直感的で、誰でも簡単に使えるインターフェースを備えているか確認します。複雑すぎると導入後の利用が進まない可能性があります。
• また、オンボーディングがスムーズであるかも重要です。簡単に使い方を学べるチュートリアルやサポート体制が整っていると、導入時の負担が軽減されます。

2. リソース管理機能の充実度

• チームメンバーのスキルや利用可能なリソースの把握がしやすいかを確認します。タスクの割り当てに必要なスキルや、リソースの可用性を簡単に確認できる機能があると便利です。
• リアルタイムでリソースの利用状況を確認でき、リソースの過剰割り当てや不足を予測する機能があるかどうかもチェックします。

３．レポートと分析機能

• プロジェクトの進捗状況やメンバーのパフォーマンスを分析できるレポート機能があるか確認します。これにより、プロジェクトの全体像を把握し、問題点を迅速に見つけることができます。
• カスタマイズ可能なレポートやダッシュボードを備えていると、必要な情報を即座に確認でき、意思決定がしやすくなります。

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おすすめアサイン管理ツール3選

■Co-Assign（コーアサイン）　株式会社 アイリッジ	・メンバーの計画稼働率やアサインされたプロジェクトを一覧で表示 ・メンバーのスキル/稼働予定を踏まえた最適な要員計画の作成が可能 ・稼働実績を取り込むことで、プロジェクト稼働予実の把握が可能
	<メリット> 社内外の人材リソース情報（保有スキル・稼働予定）の見える化ができ、リソース観点での案件受注可否の見通しが立てやすくなります。 「アサイン」「要員計画」に特化したサービスで、日次、週次、月次のどの単位でもアサイン調整が可能です。
	<金額> 無料トライアルあり 初期費用：無料 月額費用：5万円~

■スキルノート｜株式会社スキルノート	スキルノートは、組織や従業員のスキルを可視化して、計画的な人材育成とアサイン管理を実現するスキルマネジメントシステムです。 人材育成においては、重要なスキルと不足するスキルを把握して多能工や技能伝承を推進し、モチベーションの高い組織づくりを支援します。
	料金プラン 要問い合わせ

■ようかん｜株式会社エス・ジー	ようかんは、SES事業者における要員の稼働や売上などの情報を、クラウドで一元管理するツールです。 一般的なSFAにはないスキルシートの作成が可能で、要員提案を簡単に効率化できます。
	料金プラン 月額費用 7,000円/ユーザー
	30日間無料トライアルあり

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アサイン管理ツールの主な特徴と機能

メンバーの稼働状況とスキルの可視化　

• 各メンバーの現在の稼働状況やスキル、業務経験を一目で確認できるダッシュボードやリスト形式で表示され、誰がどのプロジェクトでどれくらいの稼働率で働いているかがすぐに把握できます。

• 特に大型プロジェクトや複数のプロジェクトが同時進行している場合、どのメンバーがリソースとして利用可能かが一目で分かり、アサイン作業が効率化します。

効率的な人材配置とアサイン調整

• プロジェクトの進行中にも、アサイン管理ツールは活用できます。途中で必要なスキルが変わったり、メンバーが追加で必要になった場合にも、ツール内で稼働状況やスキルを確認しながらリアルタイムでメンバーを割り当て、スムーズに人材配置を調整できます。

• 繁忙期に入ったり、特定の業務に対する需要が増えた場合も、アサイン管理ツールを通じて迅速にメンバーの割り振りやリソース調整を行うことが可能です。

プロジェクトの立ち上げ時の効果的な人材選定

• プロジェクト開始時、事前に必要なスキルセットや業務経験を考慮した人材のアサインが重要です。アサイン管理ツールを使用すると、これらの情報が一元管理されているため、数クリックで各メンバーのスキルや実績を参照でき、最適な人材を選定するプロセスが短縮されます。

• この効率性によって、立ち上げにかかる準備期間が短縮され、プロジェクトの迅速な開始が可能となります。

問題対応の迅速化とリスク管理

• アサイン管理ツールでは、プロジェクト全体のリソース状況を常に把握できるため、問題が発生した場合にも即時に対策を講じやすくなります。人材が不足している場合やメンバーのリソースが過剰に割り当てられている場合など、予測できるリスクにもすぐに対応できます。

• プロジェクトの進捗が遅れている際には、他のメンバーの空き状況を確認してサポート要員を追加するなど、プロジェクトがスムーズに進行するようリアルタイムでリソース配分を調整できます。

まとめ

受託開発会社の課題から生まれたアサイン特化型Co-Assign（コーアサイン）

Excelに対するクラウドツールのメリットは、正しいデータの見える化で作業を効率化ができる事です。

スマホアプリ受託開発会社の株式会社アイリッジの、社内リソース管理の課題から生まれたサービス

「Co-Assign（コーアサイン）」は、プロジェクトを中心にビジネス展開をしている、
システム開発やコンサルティング事業の人材リソースの可能性を最大限に引き上げ、事業拡大を支援するツール
です。

◆社内リソースの状況を可視化し共有できる

• メンバーの稼働予定を踏まえて要員計画を作成することができます。
• またメンバーの役割と保有スキルも登録できるので、社内リソースに関する情報はCo-Assign（コーアサイン）に集約・見える化が可能です。

◆アサイン会議はCo-Assign（コーアサイン）を使って効率化

• 社内リソースの可視化ができればアサイン会議は効率化できます。 事前準備や共有時間を短縮でき、最適なアサインの検討に時間をかけることができます。

アサイン管理ツールは、プロジェクト全体のリソースを視覚的に把握し、最適な人材配置をリアルタイムで行えるため、プロジェクトの円滑な進行を支援します。

問題が発生した際には迅速にリソース調整を行い、リスク管理も強化できるため、大規模プロジェクトや複数プロジェクトの同時管理において特に有効です。

アサイン管理ツールの導入により、リソースの効率的な運用と迅速な問題対応が可能となり、チーム全体のパフォーマンス向上に貢献するため必ず取り入れたいツールです。