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要員のスキル情報や業務経験、空き状況を一元管理し、プロジェクトアサインをスムーズに行うための

「アサイン管理」
多くの営業担当者やプロジェクトマネージャーの皆さんが、現在のExcelベースの管理に限界を感じているのではないでしょうか？

情報やデータの管理に手間取っていては、アサインに時間がかかり、貴重なビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。

本記事では、弊社が開発・運用する「アサイン管理ツール」とExcelを比較し、それぞれの特徴やメリット・デメリットをわかりやすく解説します。
自社に合った方法を見つけるヒントとして、営業やプロジェクトマネージャーの方々にぜひお役立てください。

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＊＊＊目次＊＊＊

• 1.アサイン管理ツールとは？
  • アサイン管理には要員のスキル管理が重要
• 2.アサインをExcelで管理するメリット・デメリット
  • ２－１アサイン管理をExcelで行うメリット
    • 低コストで始められる
    • 使い慣れているツールでシンプルな管理が可能
  • ２－２アサイン管理をExcelで行うデメリット
    • ファイルの確認に手間がかかる
    • 属人化する恐れがある
    • データの整合性が保ちにくい
    • バージョン管理が難しい
    • 共同作業に向いていない
• 3.アサイン管理ツールを導入するメリット・デメリット
  • ３－１アサイン管理をツールで行うメリット
    • 業務工数を大幅に削減
      • 簡単な入力でアサイン適応性を自動判定
      • 損益計算の自動化
      • 業務経歴表の自動作成
    • 外部システムとの連携によるさらなる効率化
    • 部署をまたいでの要員検索が可能
      • ストレスフリーな検索機能
    • プロジェクト計画の支援機能
    • データの一元管理による情報の正確性向上
  • ３－２アサイン管理をツールで行うデメリット
    • 導入コスト
      • ライセンス費用
      • システムの導入設定費用
      • ハードウェアやインフラの追加投資
    • 導入時の検討ポイント
      • 費用対効果の見極め
      • 無料トライアルの活用
      • カスタマイズの範囲を明確化
• 4.Excelでのアサイン・プロジェクト管理には限界がある
  • 4ー１データの分散と一元管理の困難さ
    • 情報の散在
    • データの統合が非効率
  • 4ー２データ更新の煩雑さとエラーリスク
    • 更新漏れや入力ミス
    • エラー発生のリスク
  • 4ー３属人化による運用リスク
    • 管理の属人化
    • スケールアップの難しさ
  • 4ー４コラボレーションに向かない
    • 同時編集の制限
    • バージョン管理の難しさ
  • 4ー５分析や可視化の限界
    • 負担率やスキルマッチング分析の限界
    • リアルタイム更新が難しい
• 5.Co-Assignが選ばれる理由
  • 1. 問題解決が早い「チャット問合せ機能」
  • 2. 企業ニーズに応える「柔軟な機能リリース」
  • 3. 導入がしやすい「安定したコスト」
  • 4. 無料で利用できる「充実したサポート」
  • 5. 誰でも簡単に使える「シンプルな操作性」
  • 6. 利用者が認める「高い顧客満足度」
  • 7. 現場の声を反映する「定期的な顧客ヒアリング」
• 6.まとめ

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1.アサイン管理ツールとは？

「アサイン（assign）」という言葉は、「任命する」や「割り当てる」といった意味を持ち、ビジネスの現場ではプロジェクトに要員を配置することを指します。

このプロセスを効率的かつ効果的に行うために、アサイン管理のツールが活用されます。

アサイン管理ツールを使えば、各メンバーのスキルや業務経験を正確に把握し、稼働状況に基づいたリソース配分が可能になります。これにより、適切な人材を適切なプロジェクトに配置でき、最適なアサインを実現することができます。一方、要員情報を把握できていない場合、メンバー選出に時間がかかるだけでなく、成果物の品質にも悪影響を及ぼす可能性があります。

アサイン管理ツールの活用によって、メンバー一人ひとりの価値を最大限に引き出し、「生産性の向上」や「利益率の最大化」を目指すことができます。また、新たなプロジェクトが発生しても、一から情報を集計する必要がなく、既存のデータをもとに迅速かつシームレスにアサインの調整が可能です。

こうした機能は、特にリソース管理が複雑化する大規模プロジェクトや多拠点での運用において、非常に大きな効果を発揮します。適切な管理体制を構築することで、プロジェクト全体の効率性と成功率を高めることができるでしょう。

ーアサイン管理には要員のスキル管理が重要

アサイン管理の最大の目的は、要員のスキル、業務経験、能力を「見える化」することです。

プロジェクトの成功は「ヒト」によって左右されるといっても過言ではありません。納期に間に合うかどうか、成果物の品質が期待値を超えるかどうかは、プロジェクトに携わるメンバーの力量に大きく依存します。そのため、各要員のスキルや経験値を普段から把握し、プロジェクトの状況に応じて最適なメンバーを迅速に選出することが重要です。

アサイン管理を活用することで、単にスキルや経験の把握にとどまらず、以下のような付加的な情報を可視化することも可能になります。

1. 要員の負担率
   各メンバーが現在どの程度の業務を抱えているのか、過剰な負担がかかっていないかを把握できます。これにより、特定の要員への業務偏重を防ぎ、チーム全体のパフォーマンスを均等化することができます。
2. 業務とスキルのマッチング度合い
   プロジェクトごとに必要とされるスキルセットと、要員が持つ能力を比較することで、最適な配置が可能になります。これにより、無理な担当割り当てを避けるだけでなく、要員がその能力を最大限に発揮できる環境を提供できます。
3. 課題の早期発見
   負担率やマッチング情報を基に、問題が生じそうな箇所を早期に察知し、適切な対応を講じることができます。例えば、特定のメンバーが過剰なストレスを抱えそうであれば、調整を行うことでモチベーション低下や離職リスクを防ぐことができます。

２.アサインをExcelで管理するメリット・デメリット

２－１アサイン管理をExcelで行うメリット

▶低コストで始められる
Excelは多くの企業で導入済みであり、追加のライセンス費用やシステム導入コストが発生しません。

また、既に社員のほとんどが基本操作を習得しているため、トレーニングコストを抑えながらすぐに運用を始められます。さらに、特別なツールやシステムを利用する必要がなく、組織内の既存リソースを活用できるのも大きな利点です。

▶使い慣れているツールでシンプルな管理が可能
Excelは広く使われており、多くのユーザーが操作に慣れています。

そのため、新しいシステムを学ぶ手間がなく、スムーズにアサイン管理を始められます。

また、アサインの難易度が高くない場合、例えば少人数のチームであったり、プロジェクトの規模が小さかったりする場合には、Excelでも十分対応できます。

Excelを使えば、要員のスキルや稼働状況をリスト化したり、簡単なフィルター機能を使って条件に合う人材を検索したりすることができます。複雑な機能を持つシステムを導入する必要がない状況では、シンプルに管理できるExcelは効率的な選択肢となるでしょう

２－２アサイン管理をExcelで行うデメリット

▶ファイルの確認に手間がかかる
Excelでアサイン管理を行う場合、プロジェクトやタスク、部署ごとに複数のファイルが作成されることが一般的です。

これらのファイルを一つひとつ確認する作業は時間や手間がかかり、特に担当者が複数のプロジェクトを抱えている場合には大きな負担となります。

また、フォーマットが統一されていない場合、各ファイルのデータ構造を確認しながら操作する必要があり、作業効率がさらに低下します。この結果、プロジェクトアサインのスピードが遅れ、迅速な対応が求められる場面で大きな障害となる可能性があります。

▶属人化する恐れがある
Excelでの管理は個人のスキルややり方に依存しやすく、属人化のリスクが高まります。

特に、管理項目の設定やフォーマットの作成、複雑な関数やマクロの使用は、作成者の知識に依存するケースが多く、他のメンバーが内容を理解できない状況が発生します。

作成者が異動や退職した場合、残されたファイルを誰も扱えないという問題が起こり、運用がストップしてしまうことも珍しくありません。

▶データの整合性が保ちにくい
複数のファイルに分散している情報を手動で更新する場合、データの整合性が崩れやすくなります。

例えば、一人の要員の稼働状況が複数のプロジェクトで異なるファイルに記載されている場合、変更が漏れることがあります。このようなデータの不一致がアサインミスを引き起こし、プロジェクトの進行に悪影響を与える可能性があります。

▶バージョン管理が難しい
Excelファイルは簡単にコピーや編集ができるため、同じファイルの異なるバージョンが複数存在する事態が起こりやすいです。

特に、複数のメンバーが同時に更新する場合、どれが最新バージョンかを特定するのが困難になることがあります。このような状況では、誤ったデータを基に意思決定をしてしまうリスクも高まります。

▶共同作業に向いていない
Excelは基本的に個人での使用を前提としたツールであり、リアルタイムでの共同編集やアクセス管理が難しいです。

クラウド型のExcelを使用しても、同時編集時の競合や反映遅延などの問題が発生することがあります。これにより、複数のチームやメンバーでのアサイン管理が非効率になり、全体の作業スピードに影響を及ぼします。

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3.アサイン管理ツールを導入するメリット・デメリット

３－１アサイン管理をツールで行うメリット

アサイン管理ツールを活用することで、人材リソース管理・アサイン管理業務を効率化できる理由

▽ 業務工数を大幅に削減

アサイン管理ツールは、アサイン管理に必要な機能を特化して提供しており、従来の手動作業に比べて業務負担を大幅に軽減できます。例えば、以下のような機能が効率化をサポートします

• 簡単な入力でアサイン適応性を自動判定
  要員のスキルや稼働状況を基に、適切なプロジェクトへのアサイン可能性を瞬時に判断します。これにより、最適なメンバーの選出が迅速に行えるため、手作業による試行錯誤の時間を削減できます。

• 損益計算の自動化
  各プロジェクトごとの要員コストや稼働率を自動的に計算し、利益率を算出する機能があります。これにより、プロジェクトの採算性をリアルタイムで把握し、戦略的なリソース配分が可能になります。

• 業務経歴表の自動作成
  要員が過去に関与したプロジェクトや業務内容をシステムが自動でまとめ、経歴表を作成します。これにより、提案資料作成や要員説明にかかる手間を削減でき、スピーディーな対応が可能です。

▽ 外部システムとの連携によるさらなる効率化

アサイン管理ツールは他の業務システムとの連携も可能で、データの二重入力を防ぐとともに、各種情報を統合的に管理できます。

• ストレスフリーな検索機能
  ボタン一つでスキル、経験、稼働状況などの条件を設定して検索できるため、膨大な要員データの中から必要な人材を短時間で見つけ出せます。これにより、従来のExcelや紙ベースの管理にありがちな手間や混乱を解消します。

▽プロジェクト計画の支援機能

アサイン管理ツールには、プロジェクト計画をサポートする多彩な機能が備わっています。

たとえば、プロジェクトの期間やスケジュールに基づいて必要な要員数を自動計算し、不足リソースのアラートを出すことで計画を最適化します。さらに、プロジェクトの稼働状況や進行度合いを可視化する機能もあり、マネジメント業務を効率化します。

▽  データの一元管理による情報の正確性向上

アサイン管理ツールを使用することで、全ての要員データが一元管理されるため、情報の更新漏れやデータの重複を防ぐことができます。これにより、常に最新かつ正確な情報を基にアサイン業務を行えるため、判断ミスを防ぐことが可能です。

例えば、勤怠管理システムやプロジェクト管理ツールと連携することで、最新の稼働状況や進捗状況をリアルタイムで反映し、正確なリソース判断が可能になります。

▽  部署をまたいでの要員検索が可能

ツールに登録された全ての人的リソースを横断的に検索できるため、複数の部署にわたる要員情報を手軽に参照できます。

フォーマットが統一されているため、情報の比較や分析が簡単で、結果として提案スピードや意思決定の迅速化に貢献します。この機能は、特に複数のチームや拠点で運営される大規模プロジェクトにおいて非常に有用です。

• ストレスフリーな検索機能
  ボタン一つでスキル、経験、稼働状況などの条件を設定して検索できるため、膨大な要員データの中から必要な人材を短時間で見つけ出せます。
• これにより、従来のExcelや紙ベースの管理にありがちな手間や混乱を解消します。

▽プロジェクト計画の支援機能

アサイン管理ツールには、プロジェクト計画をサポートする多彩な機能が備わっています。

たとえば、プロジェクトの期間やスケジュールに基づいて必要な要員数を自動計算し、不足リソースのアラートを出すことで計画を最適化します。さらに、プロジェクトの稼働状況や進行度合いを可視化する機能もあり、マネジメント業務を効率化します。

▽  データの一元管理による情報の正確性向上

アサイン管理ツールを使用することで、全ての要員データが一元管理されるため、情報の更新漏れやデータの重複を防ぐことができます。

これにより、常に最新かつ正確な情報を基にアサイン業務を行えるため、判断ミスを防ぐことが可能です。

▽あわせて読みたい💡

３－２アサイン管理をツールで行うデメリット

▽導入コスト

アサイン管理ツールの導入には、以下のような初期コストが発生します場合があります。

• ライセンス費用
  一般的に、システムの利用ライセンスには初期購入費用が発生します。一括購入型やサブスクリプション型（月額・年額課金）など、料金体系はシステムによって異なります。特に、大規模なカスタマイズが必要な場合には、高額な費用がかかることもあります。

• システムの導入設定費用
  自社の業務フローや要件に合わせたカスタマイズや設定が必要になる場合があります。この設定作業には、ベンダーのサポート費用がかかることが多く、カスタマイズの規模が大きいほどコストが増大します。

• ハードウェアやインフラの追加投資
  クラウド型のシステムでは必要ない場合もありますが、オンプレミス型（自社サーバーに設置するタイプ）のシステムを導入する場合には、サーバーやストレージなどのハードウェア投資が必要になることがあります。

▽導入時の検討ポイント

アサイン管理ツールの導入は便利ですが、コストだけでなく、自社の運用に適しているかどうかを事前に慎重に検討する必要があります

• 費用対効果の見極め
  ツールが高額であっても、自社における業務効率化や利益増加に寄与しない場合は、投資対効果が低くなります。導入前に具体的なトライアルを行い、コストを正確に把握することが重要です。

• 無料トライアルの活用
  多くのベンダーは無料トライアル期間を提供しています。この期間を活用して、システムの機能や操作性が自社に適しているかどうかをテストすることが可能です。これにより、不必要な投資を回避できます。

• カスタマイズの範囲を明確化
  自社の業務フローに完全に合うシステムがない場合、一部カスタマイズが必要になることがあります。しかし、カスタマイズには時間と費用がかかるため、標準機能でどこまで対応できるかを見極めることがポイントです。

▽まずは無料トライアルから！

4.Excelでのアサイン・プロジェクト管理には限界がある

Excelは手軽に利用できるツールとして、プロジェクト管理やアサイン業務に広く活用されています。

しかし、運用規模や管理対象が増加すると、以下のような限界が露呈します。これらの課題は、業務効率やプロジェクトの成功率に直接影響を及ぼすため、注意が必要です。

４－1. データの分散と一元管理の困難さ

Excelでアサイン管理を行う場合、情報が複数のファイルに分散しやすく、以下の問題が発生します。

• 情報の散在
  プロジェクトごとや部署ごとに別々のファイルが作成され、必要な情報を得るには複数のファイルを確認する必要があります。このプロセスは手間がかかり、特に緊急時には迅速な対応が困難になります。

• データの統合が非効率
  異なるフォーマットや入力方法で管理されているデータを統合して分析するには、時間と労力が必要です。特に、複数のプロジェクトが絡む大規模な業務では、この手作業が大きな障害となります。

４－2. データ更新の煩雑さとエラーリスク

Excelでの管理は手動更新が基本のため、以下のような課題が伴います。

• 更新漏れや入力ミス
  要員の稼働状況やスキル情報が複数のファイルに記録されている場合、一部のファイルのみ更新されるなどのミスが起こりやすいです。これにより、最新情報に基づいた意思決定ができず、アサインミスを引き起こす可能性があります。

• エラー発生のリスク
  手動でのデータ管理は、計算ミスやファイルの破損が起こりやすく、これがプロジェクト全体の進行に悪影響を与えることがあります。

４－3. 属人化による運用リスク

Excelの運用は、担当者のスキルやノウハウに依存しがちです。

• 管理の属人化
  各担当者が独自のフォーマットや管理方法を用いることで、運用が属人的になりやすいです。特に、複雑な関数やマクロを使用した場合、その作成者が異動・退職すると、引き継ぎが困難になり運用が停滞します。

• スケールアップの難しさ
  小規模なプロジェクトでは対応可能なExcel管理も、規模が大きくなるにつれて運用が複雑化し、担当者の負担が増大することで破綻する可能性があります。

４－4. コラボレーションに向かない

プロジェクト管理では複数人でのリアルタイムな情報共有が求められますが、Excelでは以下の制約があります。

• 同時編集の制限
  ローカル保存のExcelファイルでは同時編集ができず、最新のデータを逐一共有する必要があります。クラウド型Excelを利用しても、編集の競合や反映遅れが発生しやすく、円滑なコラボレーションが難しいです。

• バージョン管理の難しさ
  編集者が複数いる場合、どのファイルが最新なのかが不明確になり、誤ったデータに基づいた判断を行うリスクが高まります。

４－5. 分析や可視化の限界

Excelは基本的なデータ分析やグラフ作成が可能ですが、アサイン管理に求められる高度な分析や可視化には対応しきれません。

• 負担率やスキルマッチング分析の限界
  要員の負担率やスキルとタスクのマッチング度を把握するためには、複雑な関数や計算が必要であり、専用システムと比べて手間がかかります。

• リアルタイム更新が難しい
  Excelはリアルタイムでのデータ更新やダッシュボード表示に適しておらず、最新の情報を基にした迅速な意思決定を妨げます。

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５.Co-Assignが選ばれる理由

Co-Assignは、効率的なアサイン管理を実現するために設計されたツールで、以下のような特長が強みとなっています。

1. 問題解決が早い「チャット問合せ機能」

2. 企業ニーズに応える「柔軟な機能リリース」

企業ごとの要望を丁寧にヒアリングし、それを反映した新しい機能を定期的にリリースしています。この柔軟な対応により、さまざまな業種や規模の企業が自社に合った形でツールを活用できる仕組みが整っています。

3. 導入がしやすい「安定したコスト」

導入や運用にかかるコストが比較的安定しており、予算計画を立てやすいのも特徴です。コストパフォーマンスの高いサービスで、企業の負担を軽減しつつ、効果的なアサイン管理が可能です。

4. 無料で利用できる「充実したサポート」

サポート体制が無料で利用できるため、追加コストを心配することなく導入後のサポートを受けられます。トラブル時だけでなく、運用方法の相談なども安心して任せることができます。

5. 誰でも簡単に使える「シンプルな操作性」

直感的な操作性を重視したシンプルなデザインが特徴で、無駄がなく効率的に利用できます。ツールの操作が苦手な方でも短期間で習熟でき、導入時の教育コストや負担を最小限に抑えられます。

6. 利用者が認める「高い顧客満足度」

利用企業からの満足度が高く、リピート利用や他社への推奨が多い点も強みです。実績が信頼につながり、導入後の効果への期待が高まります。

7. 現場の声を反映する「定期的な顧客ヒアリング」

顧客とのコミュニケーションを大切にしており、定期的にヒアリングを実施しています。これにより、現場のニーズを正確に把握し、サービスの改善や新機能開発に活かすサイクルが確立されています。

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６.まとめ

Excelは手軽さと柔軟性が魅力ですが、アサイン管理やプロジェクト管理においては、運用規模が拡大するにつれてその限界が明確になります。これらの課題を解消するには、専用のアサイン管理ツールを導入することが有効です。情報の一元管理や業務の自動化、高度な分析が可能となり、業務効率やプロジェクト成功率の向上につながります。

Co-Assignは企業のアサイン管理を進化させるツールになります。

Co-Assignは、シンプルな操作性や手厚いサポート体制、柔軟な機能開発によって、さまざまな企業のアサイン管理を効率化しています。特に、安定したコストや高い顧客満足度が評価されており、導入後の業務改善に大きく貢献できるツールです。迅速なサポートと柔軟な対応を求める企業にとって、最適な選択肢と言えるでしょう。