外注管理の作業が楽になるまで

更新日:3月14日

この記事は、外注管理をこれからしようとしている人、すでに業務として作業している方々向けに書きました。

常に常駐委託メンバーが数十人いるアイリッジの外注管理業務者の視点で書きましたので少しでもお役立ちいただければ思います。






外注管理あるあるを共感したい

1か月に1回だけの作業?あなどれない。

月次業務として、常駐委託メンバー(所属会社)から毎月末、その月に稼働した報告を稼働報告書にまとめてご提出いただき、アイリッジが承認しています。

・稼働報告書提出のアナウンス

数回アナウンスします。

<もちろん報告書提出が本業ではないので数回のリマインドが必要です。>


・数十枚の稼働報告書への承認

全てに目を通します。<もちろんヒューマンエラーで誤記入があります。>



「月に1回だけどこのルーチン作業、どうにかならないものか?」




営業から「なるはやで」リソース確保をお願いされました。


新規案件の受注はありがたい!ありがたいですが、営業やその先のクライアントからの依頼が”なるはや”の時があります。

社内メンバーでは対応できず、なるはやで業務委託メンバーのアサインが必要なるケースが多々ありました。


・パートナー企業様へ一通一通メール

仲が良いパートナー企業から新規の企業様まで、人材要件事項をメールに書いて一通一通個別に送信しています。


・1日に届く数多くのレジュメ

そしてご提案いただくレジュメは数多く、一通づつZIPを解凍しパスワード入力して見ていく。見るのも大変だし、当然、情報としても蓄積しない。。。




「もっと効率よくコミュニケーションがとれないものか?」





自社ツールを作ってみた

このルーチン作業を、システムで効率化できないか?という事で

自社ツール「Co-assign (コーアサイン)」を開発しました。 この時点で出来ることは作業効率化、機能としては下記の通りです。

・業務委託メンバーの稼働入力 ・稼働報告書の自動作成 ・アサイン計画(アサインリクエスト) ・稼働レポート

https://www.co-assign.com/ ↓ Co-assignのアサイン計画時、社外メンバーをリクエストする時の画面


浸透しないで終わる?


この手のツールでありがちな、ツールの管理や入力事項が増えて結局効率化できず終わるというパターンですが、アイリッジはその壁を乗り越えて、大きな成果を出しています。社内で行った工夫は、以下のとおりです。


・スモールスタート

-業務委託メンバーが所属する会社へのお願い

-稼働関連なので経理部門との調整/既存の勤怠管理や工数管理との連携

いきなり全案件は、このツール作った会社でも難しくできる案件から

小さな効率化の手ごたえを積み重ね、全案件に適応させていきました。


・実務者が主幹となる

社内PMメンバーへの説明会はもちろん、入力時にわからなくたった時にすぐ質問できるSlackのQAチャンネルの開設。

サポート体制は充実させるよう心がけました。



その結果とポイント

試行錯誤を重ねその結果・・・月5人日以上のコスト削減に成功!


メールやエクセル・電話の作業が無くなり、ミスが減りチェック事項もコンパクト化に成功!作業が大幅に効率化できました。


ポイントは?

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

「システム化できそうだけど、人がやった方がいいだろう。」少しでも思った方はCo-Assignがぴったりです。

ポイントは「システム化できそう」と気づいたところです。


浸透の不安はアイリッジにお問い合わせください。

アイリッジでのノウハウを活かしながら貴社にあったやり方をお手伝いします。