業務の見える化とは、簡単に言うと 「いつ・誰が・どこで・どうやって」仕事をしているかを可視化すること です。
そんなの当たり前だと思うかもしれませんが、聞かれてすぐ見せれるような状態になっているかと言われると そうではないことが多いと思います。
可視化されることで、今気づいていないムダや非効率な点を発見するこができ、業務改善につなげることができます。
では、どのような点を見える化していけばいいのでしょうか？
見える化すべきポイントとは？
ひとえに見える化と言ってもいろいろな情報があります。
一般的に何を見える化するか分けて考えてみると、以下の3つに分類できます。
- 業務内容：マニュアル、業務フロー、要件定義書
- 進捗状況：スケジュール、稼働管理、リソース管理
- 経営状況：財務会計、管理会計
「業務内容の見える化」 は、 ドキュメントの管理 が目的です。
ある作業が属人化してしまい、 「〇〇さんしかできない！」「〇〇さんが対象したから仕様がわからない…」 ということはあるあるではないでしょうか？
このようなことを防ぐために、 個人が持っている知識や仕様を共通化し、誰でも見えるようにする というのは、 いろいろな見える化の中でもまず取り組むべきポイントです。
「進捗状況の見える化」 では、 人の管理 が目的です。
会社で働いている以上、”誰が・何を・いつ・どのように” しているのかという情報の積み重ねこそが 仕事そのもの といっても過言ではありません。
「あるプロジェクトが予定通りに終わるか」「〇〇さんは何をやっていて、いつから空くのか」 といった情報が見える化されることで、組織として効率的な取り組みが可能になってきます。
「経営情報の見える化」 は、 お金の管理 が目的です。
株主や債権者などに対する経営状況の報告である財務会計は全ての会社が行う必要があります。
報告に向けて多くの資料や運用で疲弊しないためにも、日頃から売上・原価を見える化しておくのは非常に重要です。
また経営的な判断材料になる財務会計では、事業部や部門ごとに売上・利益・財務状況を見える化することで、サービスの利益状況や売上見込みがわかり、 現状の分析と今後のアクションを検討から事業戦略に繋げること が可能です。
このように見える化といってもいろいろなものが対象になってきます。
まずは実現できていること・できていないことを整理し 、 改善効果が高そうなポイントに絞り検討する ことが、成功への秘訣です。
分類ごとの見える化の具体的な方法
業務内容の見える化
業務内容の見える化では、マニュアルや業務フローといった業務の流れや手順をドキュメント化し共通することで、業務の改善をすることです。
見える化することで以下のようなメリットがあります。
- 誰でも同じ品質で同じ作業ができるようになる
- 有識者に聞かなくても作業手順がわかる
- 作成した情報が資産として残る
「誰かに聞かないとわからない」といった問題が発生している場合、業務内容の見える化を検討した方が良いかもしれません。
見える化をすためには、社内のドキュメント管理やノウハウ共有といったことを得意なツールを導入してみるのをおすすめします。
<おすすめ業務内容の見える化ツール>
- 豊富なテンプレート
- 簡単にが作成可能で、それっぽい
- メッセージやインラインコメントなどページ上でのコミュニケーションも充実
- 様々な外部ツールとの連携が可能
=> 逆に連携しないとあくまでWikiという使い方しかできない
- シンプルで見やすいデザイン
- 豊富なテンプレート
- Wikiだけでなく、簡単なプロジェクト管理やガントチャートも利用可能
- 様々な外部ツールとの連携が可能
導入後の注意点として、長年運用していくと社内のドキュメントが増えすぎて、 「どれが最新の手順書？」「検索しても見たいドキュメントが見つからない」 といった問題が発生します。
後々の自分達が困らないためにも、はじめに運用ルールをある程度決めたり、定期的な棚卸し作業をやっていくことは必要です。
進捗状況の見える化
進捗状況の見える化では、「誰が・何を・いつまで」やっているかを共通化することで、業務の改善をすることです。
見える化をすることで以下のようなメリットがあります。
- プロジェクトの進捗が具体的になり、より細かい管理が可能になる
- プロジェクトが遅れた場合の影響が見えるようになる
- 人材のリソース状況により、早期のアクションが可能になる
ひとえに進捗状況と言ってもスコープが広いので、まずは何が必要か見極めることが重要です。
例えば、一般的なシステム開発の例でどのような進捗管理が行われるかというと、大きく分けて3つに分けられます。
リソース管理では、マクロな視点で全てのプロジェクトを対象に人材の配置と需給を管理します。
「リソース管理」に関する課題に対して、Co-Assign がどのような機能を提供しているかは、 機能：リソース管理 にて画面を交えながらご説明しています。
プロジェクト管理では、もう少しミクロな視点で単体のプロジェクトを見たときにスケジュール通りに終わるような進捗管理をします。
工数管理では、実績としてどれくらいの稼動を消費できているかを確認し、予定とのズレを早めに検知することでスケジュールの精度が上がります。
<おすすめの 進捗状況 の見える化ツール>
Co-Assign (リソース管理ツール)
- リソース管理ツール
- 人材、プロジェクト双方からリソース状況の見える化ができる
- アサインに特化しているので、プロジェクトのアサイン検討が簡単に
- プロジェクトごとに予実管理も可能
Asana (プロジェクト管理ツール)
- プロジェクト管理ツール
- ガントチャート、WBS、かんばんなどタスク表示形式が豊富で、各ユーザーのシーンにあった使い方が可能
- 200を超える多くのアプリと連携が可能
- ワークフローの設計やレポート機能など様々な機能もあり
CrowdLog (工数管理ツール)
- 工数管理ツール
- GoogleカレンダーやOutlookとの連携で簡単に工数入力が可能
- 予実をガントチャートで確認可能
- その他日報機能等あり
経営状況の見える化
経営情報の見える化では、プロジェクトや人材に関するお金の流れをグラフやレポートで見えるようにすることで、会計処理の業務改善だけでなく適切な経営判断ができるようにすることが目的です。
見える化することで以下のようなメリットがあります。
- 売上や費用を即時に把握することができ、即座にアクションの検討が可能
- 会社状況に合わせた会計の集計が簡単になる
- 過去の財務表と照らし合わせて今後の経営判断に活かせる
「会計のレポート作成に時間がかかっている」「過去を踏まえた中長期のアクションをちゃんと考えたい」と言った場合、ツールを導入し見える化を進めることで効率化や一歩先のアクションが実現可能です。
<おすすめの経営 状況 の見える化ツール>
- 会計ERPなので、会計に必要なすべての機能が揃っている
- 自動入力や銀行口座やクレジットカードと連携
- インボイス制度や電子帳簿保存法にも完全対応
- 大手から中小まで多くの事業所が利用
- Excelをやめるのではなく、Excelを最大限する活用する経営管理ツール
- レイアウトはExcelのままで、煩雑な集計作業等を自動化することができる
- 各種モジュール機能を使うことで、データ分析やワークフローの作成も確認可能
