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アサイン管理ツールとは

アサイン管理ツールとは、メンバーの稼働予定、役割、スキル、担当プロジェクトなどを一元管理し、プロジェクトへの人員配置を支援するツールです。

「誰が、どの案件に、どのくらいの割合で、いつまで参加するのか」を確認できるため、現在のアサイン状況だけでなく、数か月先の人員計画にも活用できます。

アサイン管理で重要なのは、単にメンバーの名前をプロジェクトへ登録することではありません。

• 現在の稼働状況を把握する
• 将来の空き状況を確認する
• 必要な役割やスキルを整理する
• 提案中の案件を含めて仮の体制を検討する
• アサイン後の計画と実績を振り返る

こうした一連の業務を継続して行うことで、アサインの重複や稼働の偏りを早めに把握できるようになります。

アサイン管理ツールとタスク管理ツールの違い

アサイン管理ツールとタスク管理ツールでは、管理する対象と利用目的が異なります。

タスク管理ツールでも、担当者をタスクへ割り当てることはできます。しかし、複数プロジェクトを横断してメンバーごとの稼働率や空き状況を確認することは、必ずしも得意ではありません。

タスクの進捗管理が目的ならタスク管理ツール、人員配置や将来の要員計画が目的ならアサイン管理ツールが適しています。

アサイン管理とタスク管理の違いを詳しく見る

Excel・スプレッドシートとアサイン管理ツールの違い

少人数・少数案件の組織であれば、ExcelやGoogleスプレッドシートでもアサイン管理は可能です。一方、管理対象が増えると、情報の更新や集計にかかる負担も大きくなります。

Excelやスプレッドシートを使うこと自体が問題なのではありません。「管理表を更新できる人が限られている」「人軸と案件軸の表が分かれている」「最新情報の確認に時間がかかる」といった状態になったときが、専用ツールを検討するタイミングです。

Excelサンプル公開！要員計画表の作り方とアサイン管理ツール

アサイン管理ツールを選ぶ5つのポイント

1．人軸とプロジェクト軸の両方で確認できるか

アサイン管理では、「メンバーごとにどのプロジェクトへ参加しているか」と「プロジェクトごとにどのメンバーが参加しているか」という2つの視点が必要です。

片方の視点だけでは、個人の掛け持ち状況やプロジェクトの体制不足を見落とす可能性があります。人軸とプロジェクト軸を切り替えながら確認できるかをチェックしましょう。

2．将来の稼働予定を確認できるか

現在のアサイン状況だけでは、次の案件を受注できるか判断できません。月単位や週単位で数か月先の予定を表示し、「いつ、誰が、どの程度空くのか」を確認できることが重要です。

3．仮アサインに対応しているか

受注が確定していない案件でも、提案や見積もりの段階から体制を検討する必要があります。提案中、受注見込み、受注済みなどの案件ステータスを分け、確度に応じた仮アサインを登録できると、将来のリソース不足を早めに把握できます。

4．役割やスキルを考慮できるか

空いているメンバーが、必ずしも新しい案件に適しているとは限りません。必要な役割、スキル、経験などを登録・検索できるかも確認しましょう。特にSESやコンサルティング、専門性の高い開発案件では重要なポイントです。

5．既存業務に合わせて運用できるか

機能が豊富でも、入力や更新が定着しなければ活用できません。

• 誰が情報を更新するのか
• どの会議で利用するのか
• 勤怠・工数管理システムと連携するのか
• 閲覧・編集権限をどこまで分けるのか

トライアルでは画面の使いやすさだけでなく、実際のアサイン会議や要員調整業務で利用できるかを確認しましょう。

アサイン管理ツールおすすめ6選の比較表

アサイン管理ツールは、製品によって得意な領域が異なります。

※料金は税別表記を含みます。契約人数、オプション、キャンペーンなどにより変わるため、導入前に各提供会社へご確認ください。

アサイン管理ツール6製品の特徴

無料・有料のアサイン管理ツールを選ぶ判断基準

無料のアサイン管理ツールで十分なケース

少人数で管理するプロジェクトが少ない場合は、ExcelやGoogleスプレッドシートから始める方法もあります。

• 管理対象のメンバーが少ない
• 同時に進むプロジェクトが少ない
• メンバーの掛け持ちがほとんどない
• 管理表の更新担当者が決まっている
• 将来の仮アサインや稼働率の集計が必要ない

一方、無料で利用できることだけを基準にすると、必要な機能が不足したり、別の管理表が増えたりする可能性があります。専用ツールを比較するときは、無料プランの有無だけでなく、無料トライアルで実際のアサイン業務を再現できるかを確認することが重要です。

無料で使えるリソース管理ツール6選

有料のアサイン管理ツールを検討した方がよいケース

• 管理表を更新するために複数の担当者へ確認している
• 人軸、案件軸、部門軸など複数の管理表が存在する
• 同じメンバーのアサインが重複することがある
• 最新版の管理表が分からなくなる
• アサイン会議の資料作成に時間がかかる
• 提案中の案件を受注できるか判断しにくい
• 将来のリソース不足を直前まで把握できない

人数だけを基準にするのではなく、プロジェクト数、掛け持ちの多さ、確認・更新作業にかかる時間から判断しましょう。

目的別の選び方

どの製品が一律に優れているかではなく、自社が最初に解決したい課題に合っているかが重要です。

アサイン管理ツール導入の進め方

1．現在の管理方法と課題を整理する

現在利用している管理表と、更新・確認・会議にかかっている作業を洗い出します。「Excelをやめること」ではなく、「どの判断を速くしたいのか」を整理しましょう。

2．管理する情報を絞る

導入当初からすべての情報を登録すると、運用負担が大きくなります。まずはメンバー、プロジェクト、アサイン期間、計画稼働率、役割、案件ステータスなどの基本情報から始めます。

3．実際のデータでトライアルする

サンプルデータを見るだけでは、自社の運用に合うか判断できません。一部の部署やプロジェクトの実データを登録し、普段のアサイン会議や要員調整で利用してみましょう。

4．更新担当者と更新タイミングを決める

ツールを導入しても、情報が更新されなければ活用できません。案件の受注、アサインの変更、プロジェクト終了など、どのタイミングで誰が更新するのかを決めておくことが重要です。

5．運用範囲を段階的に広げる

最初は一つの部門やチームから始め、運用が定着してから対象を広げます。小さく始めることで、入力項目や権限設定を見直しながら自社に合った運用を構築できます。

アサイン管理ツールに関するよくある質問

まとめ

アサイン管理ツールを選ぶ際は、料金や機能数だけでなく、自社が解決したい課題に合っているかを確認する必要があります。

少人数・少数案件であればExcelやスプレッドシートでも管理できます。一方、プロジェクト数や掛け持ちが増え、情報確認や更新に時間がかかっている場合は、専用ツールを検討するタイミングです。

Co-Assignは、「誰が、どの案件に、いつまで参加しているのか」を人軸・プロジェクト軸で可視化し、将来のアサイン計画や仮アサインを支援するツールです。

30日間の無料トライアルでは、すべての機能を利用できます。現在の管理表をもとに、実際のアサイン業務で利用できるかを確認してみてください。