なぜプロジェクト管理ツールでは要員管理(要員計画、アサイン調整、稼働予定管理)ができないのか?



プロジェクト管理ツールとは?


プロジェクト型で業務を遂行する企業の多くが、プロジェクト管理ツールを導入しています。プロジェクト管理ツールの主な機能は、


  • スケジュール管理、進捗管理

  • タスク(課題、チケットなど)管理

  • Wikiやファイルストレージなどによる情報・ナレッジ共有

  • 粗利(収支予実)管理


などで、プロジェクトマネージャー(PM)向けのものが多いです。


プロジェクト管理ツールの中には、PMだけでなく、それぞれのプロジェクトのメンバーが稼働工数(実績)を付けたり、プロジェクトを横串で管理するPMOやリーダー職が様々な分析を行うことができる機能など、幅広い業務をカバーするものもあります。


それぞれのツールごとに特色(強み、弱み)があり、系統で分類してざっと挙げると、以下のようになります。


プロジェクト管理ツール一覧(分類別)


1.ERP(企業資源計画)・基幹業務システム系

・ZAC(ザック)

・MA-EYES(エムエーアイズ)

・Reforma PSA(リフォルマピーエスエー)

・アラジンオフィス


2.スケジュール管理・進捗管理(ガントチャートなど)系

・Microsoft Project(エムエスプロジェクト)

・Time Krei(タイムクレイ)

・Brabio(ブラビオ)


3.タスク管理①(チケット管理・課題管理)系

・Backlog(バックログ)

・Redmine(レッドマイン)

・Jira(ジラ)


4.タスク管理②(仕事の可視化)系

・Asana(アサナ)

・Wrike(ライク)


5.工数管理・原価管理系

・OBPM Neo(オービーピーエムネオ)

・TeamSprit(チームスピリット)

・CrowdLog(クラウドログ)

・TimeTracker NX(タイムトラッカーNX)

・freeeプロジェクト管理(フリー)


6.外注先(外部パートナー・フリーランス)管理系

・Pasture(パスチャー)

・エクスチーム


それぞれのツールでできることや機能は重複する部分が多く、その境界線は曖昧です。どのツールを選定するかは、導入目的・要件との適合度、各ツールが強みとする機能、カスタマイズ性、価格(費用対効果)などを総合的に勘案して判断することになります。


プロジェクト管理ツールでは「要員管理」はできない?


豊富な機能を持つプロジェクト管理ツールですが、要員管理(プロジェクトに必要な要員計画を策定し、アサインを調整し、今後のリソース見通しを立てる)機能については、ない・あるいは不足していることが多いです。


受託型・請負でのシステム開発、コンサルティング、ウェブ制作、コンテンツ制作、デザインなど、「クライアントワーク」の業態の企業では、適切な要員管理を行ってリソースの最適配置を行い、稼働率を高めて受注機会を最大化することが必要不可欠です。にもかかわらずなぜ、プロジェクト管理ツールでは要員管理ができないのでしょうか?


それは、プロジェクト管理ツールは基本的に「受注がほぼ確定した(プロジェクト化した)案件の管理を行う」ことを目的としたツールだからです。また、プロジェクト管理観点の機能は豊富ですが、リソース管理観点ではほとんどのツールは機能が不十分です。


リソース管理やアサイン管理を行うポジションに従事されたことのある方であればお分かりかと思いますが、要員管理は(プロジェクト化した)「受注がほぼ確定した案件」だけを対象としていては不十分です。


確実ではない(一定の確度で受注が見込まれる)未受注の「引き合い」案件も含めて検討しなければ、最適な要員管理はできません。受注確度不明の案件の商談ステータスが一気に進行して急遽受注が決まることもありますし、複数の引き合いを全部受注してしまうという場合もあります。そうなってからリソース管理者がアサイン検討を始めたり体制づくりに奔走しても、人が見つからず案件をお断りしてしまうという結果にもつながります。


SFA(Salesforceなど)と連携して要員計画・アサイン調整・リソース見通しが立てられる、「Co-Assign(コーアサイン)」



引き合い状況だけでなく、リソースの最新状況も把握できていなければ、当然適切な要員管理はできません。適切な要員管理は、引き合い(受注見通し・フォーキャスト・営業管理)とリソース(人材の空き状況、キャパシティ、今後の予定管理)の両方が統合的に可視化されて、初めて可能になります。


しかし、前述のとおりそのようなプロジェクト管理ツールは殆どないため、多くの企業ではExcelで要員管理を行っているのが実情です。


上記を解決するためにアイリッジが開発したCo-Assign(コーアサイン)は、プロジェクト工数(稼働実績)管理、予実(収支)管理などのいわゆるプロジェクト管理関連の機能もカバーしていますが、単なるプロジェクト管理ツールではありません。


Salesforce(セールスフォース)、Kintone(キントーン)、Senses(センシーズ)、Zoho(ゾーホー)などのSFA(営業管理・案件管理)ツールと組み合わせてデータを同期し、最新の引き合いや営業見込をベースに要員管理を行うことができます。つまり、SFAとプロジェクト管理ツールの中間に位置するようなソリューションです。


Co-Assign(コーアサイン)の活用により、導入企業様では、


・アサイン調整にかかる時間や手間の大幅削減

・リソース見通しが立つことによる受注機会の最大化

・受注待ちや待機によるエンジニアの余剰(非稼働)工数の削減

・プロジェクト予実・収支把握スピードの改善


などを実現し、実際に効果を挙げています。

以下の導入企業様の成功事例もぜひ参考にしてください。





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