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アップグレードの時!Excelから効率的な  アサイン管理ツールへの移行ガイド

更新日:2023年9月20日



今回はアサイン管理ツールを導入検討する際の手助けとなる情報を提供します。

多くの企業が業務に営業ツール、プロジェクト管理ツールは導入しているが、

アサイン管理はまだExcelをなんとなく使い続けている企業も多いかと思います。


 

ここでは、

①案件獲得と③プロジェクトスタートの中間作業である、②のアサイン作業についてはそれに特化したツールがなく、Excelやスプレッドシートを利用している会社が多いのが実情です。

プロジェクト管理ツールは稼働実績管理はできますが案件受注見込管理機能は弱く、受注確度に応じたアサイン調整も出来るプロジェクト管理ツールはあまりありません


リソース管理者がアサイン作業を適切に行うには、現在の営業状況(今後の案件受注見込)を踏まえて、社内メンバー個人の稼働実績と今後の予定、また組織全体の稼働実績/今後の予定を正しく把握することが必要です。





「リソース管理」に関する課題に対して、Co-Assign がどのような機能を提供しているかは、機能:リソース管理 にて画面を交えながらご説明しています。


 

スマートなプロジェクト管理

Excelからアサイン管理ツールへの移行とそのメリット



1.リアルタイムのコラボレーション

チームメンバーは同時に作業でき、最新の情報をリアルタイムで共有できます。



2.エラーの削減

手動でのデータ入力と比較して、自動化されたシステムはヒューマンエラーを大幅に削減できます。



3.タスクとプロジェクトの追跡

進捗状況を簡単に追跡し、報告できます。これにより、プロジェクトが予定通り進行しているかを確認できます。



4.統合と自動化

他のビジネスツールやシステムとの統合が可能であり、多くのプロセスを自動化できます。



5.透明性とアカウンタビリティの向上

チームメンバーの責任と進捗状況がクリアであり、誰が何を担当しているかを容易に追跡できます。



6.リソースの効果的な管理

リソースの割り当てと利用状況を効果的に管理し、オーバーやアンダーのアサインを避けることができます。



7.時間の節約

自動化されたプロセスと効率的なタスク管理により、時間の節約が可能となります。



8.リモートワークの助け

オンラインアクセスとリアルタイムのコラボレーションツールは、リモートワークや分散チームの効率を向上させます。



9.スケーラビリティ

事業の拡大に伴い、アサイン管理ツールは新しいチームメンバーやプロジェクトを簡単に追加できる柔軟性を提供します。



これらのメリットを利用することで、企業は業務効率を向上させ、組織全体の生産性を高めることができます。また、適切なツールの選定と導入によって、Excel運用の多くの課題を克服することが可能となります。


 

アサイン管理ツール導入のステップ


●ニーズ分析と目的の定義


  目的と目標の定義: まず、ツール導入の主な目的と目標を明確に定義します。

  現状の評価: 現在のプロセス、ツール、およびシステムの評価を行います。

  ニーズ分析: 企業のニーズと要件を詳細に分析します。


●ツールの選定   市場調査: 利用可能なツールのリストを作成し、それぞれの機能と価格を調査します。

  機能比較: 選定したツールの機能を比較し、ビジネス要件に最適なものを選択します。

  デモとトライアル: 候補となるツールのデモを見たり、トライアル版を使用して

  評価します。

●導入計画の作成   計画作成: 導入のタイムラインとマイルストーンを明確にした計画を作成します。

  リソースの割り当て: 必要なリソース(人員、時間、予算)を割り当てます。

●実装と設定   システム設定: 選定したツールのシステム設定を行います。

  カスタマイズ: ビジネスプロセスに適合するようツールをカスタマイズします。

●トレーニングとサポート   トレーニングプログラム: ユーザー向けのトレーニングプログラムを開発し、

  実施します。

  サポートとガイダンス: ユーザーに対するサポートとガイダンスを提供します。

●ライブ導入   テストフェーズ: 初期テストフェーズを通じて、任意の調整や改善を行います。

  本番環境への移行: テストが成功した後、本番環境へツールを移行します。

●モニタリングと評価   パフォーマンスモニタリング: ツールのパフォーマンスと効果を継続的に監視します。

  フィードバックと改善: ユーザーからのフィードバックを収集し、継続的な改善を

  図ります。

これらのステップを通じて、アサイン管理ツールの導入は効果的かつスムーズに行われるでしょう。また、プロジェクトの目標と期待を満たすために、継続的な評価と調整が重要となります。


 

いかがでしたでしょうか?

アサイン管理ツールの導入は、企業の業務効率を向上させるために不可欠なステップです。Excel運用の限界がある場合は認識し、効率的なツールへの移行を検討しましょう。





ビジネスのアサイン管理はCo-Assign









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