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プロジェクトが増えるにつれて、「誰をどの案件に参加させるか」「来月以降に空きがあるメンバーは誰か」「一部のメンバーに負荷が偏っていないか」といった確認が難しくなります。

プロジェクトアサインを適切に行うには、メンバーのスキルや経験だけでなく、参加期間、稼働率、現在の担当案件、将来の予定などを横断して確認することが重要です。

本記事では、プロジェクトアサインの意味や決めるべき項目、基本的な進め方、リソース管理との関係、アサイン管理を合理化するポイントを解説します。

プロジェクトアサインとは

プロジェクトアサインとは、プロジェクトに参加するメンバーを選び、それぞれの役割や参加期間、稼働率などを決めることです。

単に担当者を決めるだけではありません。プロジェクトが求めるスキルや経験と、各メンバーの現在の稼働状況や将来の予定を照らし合わせ、組織全体として適切な人員配置を行う必要があります。

なお、「アサイン」という言葉自体の意味やビジネスでの使い方については、以下の記事でも詳しく解説しています。

アサインメントとは？ビジネスでの意味・使い方、アサインとの違い

プロジェクトアサインで決めること

プロジェクトアサインでは、「誰を参加させるか」だけでなく、いつからいつまで、どの程度の稼働で参加するのかを具体的に決めます。

これらの情報を共通の形式で管理すると、人員配置の判断根拠が明確になり、関係者間の認識もそろえやすくなります。

プロジェクトアサインと関連する管理業務の違い

プロジェクトアサインは、リソース管理やプロジェクト管理と密接に関係します。ただし、それぞれ管理する対象や目的が異なります。

プロジェクトアサインは「誰を、いつ、どの程度配置するか」を決める業務です。一方、タスク管理は、配置されたメンバーが担当する具体的な作業を管理します。

アサイン管理とタスク管理の違いを詳しく見る

プロジェクトアサインの進め方

プロジェクトアサインは、次の流れで進めると判断基準を整理しやすくなります。

1. プロジェクトの目的と期間を整理する

   最初に、プロジェクトの目的、開始予定日、終了予定日、必要な成果物を確認します。期間が曖昧なままでは、ほかの案件との重複や将来の空き状況を正確に判断できません。

2. 必要な役割とスキルを定義する

   プロジェクトマネージャー、エンジニア、デザイナーなど、必要な役割と人数を整理します。資格、業界経験、使用できるツールなど、役割ごとに必要な条件も明確にします。

3. メンバーの現在と将来の稼働状況を確認する

   現在の担当案件だけでなく、プロジェクト開始時点の予定も確認します。今は空いていても、開始予定日に別案件が入っている場合があるためです。

4. スキル・経験・本人の希望を照らし合わせる

   候補者のスキルや経験を、プロジェクトの要件と照合します。人材育成やキャリア形成を考慮する場合は、本人の希望や今後身につけたいスキルも判断材料になります。

5. 仮アサインで負荷と重複を確認する

   候補者を仮アサインし、ほかの案件と合わせた稼働率を確認します。確定前の段階で複数の配置案を比較すると、負荷の偏りや人員不足を発見しやすくなります。

6. 関係者と合意し、定期的に見直す

   プロジェクト責任者、部門責任者、本人などと調整し、アサインを確定します。確定後も、案件の延長や要件変更、進捗状況に応じて定期的に見直します。

プロジェクトにおけるリソース管理とは

プロジェクトにおけるリソース管理とは、プロジェクトの実行に必要な人材、時間、スキルなどを把握し、適切に配分することです。

プロジェクト単位だけで判断すると、同じメンバーが複数案件にアサインされていることや、別のプロジェクトで人材が不足していることを見落とす可能性があります。そのため、組織全体を横断して確認する視点が必要です。

これらの情報を一元化すると、目の前のプロジェクトだけでなく、今後の案件を含めた人員計画を立てやすくなります。

プロジェクトアサインで起きやすい課題

一部のメンバーに負荷が集中する

高いスキルや豊富な経験を持つメンバーには、複数のプロジェクトからアサインの依頼が集まりやすくなります。案件ごとに個別に調整していると、組織全体での負荷を把握できず、過剰なアサインにつながります。

複数案件への重複アサインが発生する

部門やプロジェクトごとに別々の管理表を使用していると、同じ期間に同じメンバーが複数案件へアサインされることがあります。

必要なスキルを持つ人材が見つからない

メンバーのスキルや経験が整理されていない場合、条件に合う人材が社内にいても候補として見つけられないことがあります。

管理表の情報が更新されない

Excelやスプレッドシートを複数人で運用していると、更新担当者や更新頻度が曖昧になり、実際の状況と管理表に差が生じやすくなります。

受注前の案件を人員計画に含められない

確定案件だけを管理していると、提案中の案件を受注した場合に必要な人材を確保できない可能性があります。仮アサインとして将来の予定に反映する仕組みが必要です。

予定と実績の差を把握できない

アサイン時に予定した稼働率と、実際に発生した工数の差を確認できないと、次回以降の人員計画に経験を反映できません。

アサイン管理を合理化するポイント

管理項目を標準化する

メンバー名、プロジェクト名、役割、期間、稼働率、アサイン状況など、最低限必要な項目を統一します。担当者ごとに異なる形式で管理する状態を防ぐことが重要です。

人軸とプロジェクト軸の両方で確認する

プロジェクトごとの参加メンバーだけでなく、メンバーごとの担当案件も確認できるようにします。両方の視点を持つことで、重複アサインや負荷の偏りを発見しやすくなります。

更新担当者と更新頻度を決める

誰が、どのタイミングで情報を更新するのかを明確にします。案件の開始・終了・延長・人員変更など、更新が必要になる条件も決めておきましょう。

仮アサインと確定アサインを区別する

提案中の案件と受注済みの案件を同じ状態で管理すると、将来の稼働状況を判断しにくくなります。確度やステータスを分けて表示することが有効です。

予定と実績を比較する

予定した稼働率と実際の工数を比較し、差が大きいプロジェクトや役割を確認します。比較結果を次のアサイン計画に反映することで、配置精度を高められます。

Excelで管理できる範囲と専用ツールを検討するタイミング

メンバーやプロジェクトの数が少なく、更新担当者も限定されている場合は、Excelやスプレッドシートでもプロジェクトアサインを管理できます。

一方、案件数や関係者が増えると、複数の管理表が作られ、更新漏れやデータの重複が起きやすくなります。

管理表の作成そのものに時間がかかる、最新情報が分からない、部門間の調整が難しいと感じ始めたら、専用ツールを検討するタイミングです。

アサイン管理ツールの機能・料金・選び方を比較する

Co-Assignでプロジェクトアサインを管理する

Co-Assignは、プロジェクトごとの人員配置と、メンバーごとの稼働状況を一元管理するアサイン管理・人材リソース管理ツールです。

人軸とプロジェクト軸の両方からアサイン状況を確認でき、現在の案件だけでなく、将来の稼働予定や仮アサインも管理できます。

Excelや複数の管理表によるアサイン調整に課題がある場合は、自社の管理方法に合うかをご確認ください。

プロジェクトアサインに関するよくある質問

まとめ

プロジェクトアサインとは、プロジェクトに適したメンバーを選び、役割、期間、稼働率などを決めることです。

適切なアサインを行うためには、プロジェクト単位だけでなく、メンバーごとの担当案件や将来の予定を横断して確認する必要があります。

管理項目の標準化、人軸・プロジェクト軸での可視化、仮アサインの管理、予定と実績の比較を行うことで、重複アサインや負荷の偏りを防ぎやすくなります。

Excelでの管理が複雑になってきた場合は、アサイン管理や人材リソース管理に対応した専用ツールも選択肢になります。