人材のアサイン管理を"脱Excel"した結果



システム開発を行う会社では、メンバーをプロジェクトにアサインする作業を

エクセルやスプレッドシートで管理運用している会社が多いです。


本日は、会社全体の人材アサインを調整するアサインマネージャーの方へ

アサイン作業をより効率化するために、Excelとアサイン管理ツールの比較をご紹介します。




アサインに必要な作業(Excel vs クラウドツール)


アサイン業務は、大きく

「稼働実績の把握」「稼働見込みの策定」「人員の確保と調達」

の3つの作業を行います。


1、誰がどの案件にどのくらい稼働したのか・するか

・稼働実績の把握

メンバーの稼働実績をみて、プロジェクトごとのコスト進捗を確認します。

プロジェクト全体として目標原価(粗利率)に対してその時点での実績がどれくらいか、また個々のメンバーの予実の乖離がないか確認します。


・稼働見込みの策定

今後の稼働見込み計画(=要員計画)を作成し、これから必要な人材リソースを把握します。また、アサインできておらず稼働が空いてしまうメンバーがいないか確認します。


2、リソースの調整

・人員の確保と調達

「保守案件など複数の既存案件を進めながら、新しい案件を進めるメンバーを探す必要がある」などの場合、適したスキルをもっておりかつその期間にプロジェクトに入れるメンバーを洗い出し、アサインするために関係各所と調整します。

社内で人員を賄えない場合、外部パートナーから調達することが必要です。


上記3点の業務効率化について、Excelとクラウドツールで比較します。


Excelのメリット・デメリット

【メリット】

自由度が高くデータ整理をすれば、欲しい情報を出しやすい

無料で使える


【デメリット】

・ファイルのやり取りになるため、組織内での情報の共有が手間

・データ量が増えると操作が重くなる

・データ更新のメンテナンスが滞り、「属人化」する可能性がある。



クラウドツールのメリット・デメリット

【メリット】

・情報が一元管理されるため属人化が無くなり、情報共有がしやすくなる

・承認などのワークフローを活用することで、業務が整理される


【デメリット】

料金が発生する

・他のシステムとのデータ同期が必要となる場合がある




"脱Excel"した結果は・・・



数十件の開発プロジェクトが走る株式会社アイリッジでは、Excelでのリソース管理からアサインに特化したクラウドツールに業務を置き換えました。


リソース調整会議が短くなった

アイリッジでは過去、メンバーの稼働状況や新規案件にアサインしたい人のスキルの確認などを、週次定例ミーティングで状況確認をおこなっておりました。


開発メンバーやプロジェクトマネージャー、またその上司である課長・部長を集め、誰が何処のプロジェクトに入るべきか検討する会議です。

このリソース調整会議は忙しいメンバーを集めることからコスト負担がありました。


ツール導入後は、ツールを活用して情報の共有と更新の手間をなくすことで、アサイン会議前に情報を最新の状態にして、調整したい内容を事前に関係者に共有し、また会議で調整した内容を即座に他のメンバーに共有することができ、それによってプロジェクトとのアンマッチ確率が減り人員の最適な配置を実現できました。


業務委託メンバーの精算管理が効率化できた

毎月SES契約の業務委託メンバーの精算をするために、数営業日かけて数十名分のエクセル稼働報告書の回収を行っておりました。

ツール導入後は、自動で稼働報告書が作成されそのまま稼働承認フローに回すことができるため、大幅に回収スピードがアップし、記入や集計ミスもなくなって月次締め作業が短くなるなどバックオフィスの業務効率化が実現できました。




クラウドツールでアサイン業務を効率化しExcel以上の結果を!


Excelに対するクラウドツールのメリットは、正しいデータの見える化で作業を効率化ができる事です。

スマホアプリ受託開発会社の株式会社アイリッジの、社内リソース管理の課題から生まれたサービス「Co-Assign(コーアサイン)」は、プロジェクトを中心にビジネス展開をしている、システム開発やコンサルティング事業の人材リソースの可能性を最大限に引き上げ、事業拡大を支援するツールです。

1 社内リソースの状況を可視化し共有できる

メンバーの稼働予定を踏まえて要員計画を作成することができます。

またメンバーの役割と保有スキルも登録できるので、社内リソースに関する情報はCo-Assign(コーアサイン)に集約・見える化が可能です。



2 アサイン会議はCo-Assign(コーアサイン)を使って効率化

社内リソースの可視化ができればアサイン会議は効率化できます。

事前準備や共有時間を短縮でき、最適なアサインの検討に時間をかけることができます。



3 人手不足の時はCo-Assign(コーアサイン)から外部パートナーへ簡単提案依頼!

外注先や人材紹介会社とのやり取りも、リソースマネージャー(部長・課長)の業務のうち効率化できるものの1つです。

必要人材情報をCo-Assign(コーアサイン)へ登録すれば、指定した提案希望の会社からスキルシートが届く機能があります。

複数の会社とのやり取りを簡単にし作業効率化が可能です。



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