ジョブアサインとは？
Assign（アサイン）の和訳にあたる「割り当て」「任命する」ことです。
組織においては、管理職が部下に対して仕事を与えることをさします。
ただ発生したプロジェクトに対して、空いている人をアサインするだけでは、充分とは言えません。
今回は管理職のために、最適なジョブアサインのやり方とスキルをご紹介いたします。
組織内の情報すべてを収集する
複数のプロジェクトへメンバーを割り当てるために、管理職マネージャーは、組織内で生まれる情報を常にキャッチアップする必要があります。
情報収集の方法は、リーダー1人1人に状況を聞いたり、定期的に会議をするなど、比較的 高い頻度のコミュニケーション が必要です。
テレワークが進む中、リーダーやメンバーとのコミュニケーション方法は工夫が必要です。
一方で、この作業をコミュニケーションコストとして負担、手間と感じる企業も多いです。
その解決策として、 クラウドツールを活用し情報収集・共有を簡単に行う 方法があります。
他部署と連携・調整
プロジェクトの成功と生産性の向上のために、他部署と連携することも管理職の業務で重要です。
そのためにお互いの部署のノウハウを交換することをおすすめします。
具体的には下記です。
- どのようなスキルを持ったメンバーがいるのか
- 成功事例の共有
- 失敗事例の共有
情報交換は定期的なコミュニケーションをとり、 良好な関係を築くこと に心がけましょう。
進行中プロジェクトの軌道修正と後方支援
複数のプロジェクトが進行する組織では、トラブルや見込み間違いでプロジェクト終了日が遅れる場合があります。
このような遅延は、メンバーが次のプロジェクトへ参画できなくなるなど、次のプロジェクトへ影響が出ます。
そのため進行中のプロジェクトが順調に進んでいるか、 常に確認と把握 が必要です。
遅延が発生しそうな場合は、
メンバーの再割り当てなどの後方支援
を行います。
一方で、プロジェクトの開始日が遅れるケースも多く、その場合も同様にメンバーの再割り当てや、余剰メンバーの仕事の割り当てなど余剰稼働の対策が必要です。
素早い対応と、影響範囲を最小限にする対策方法 を準備しておくことをおすすめします。
「リソース管理」に関する課題に対して、Co-Assign がどのような機能を提供しているかは、 機能：リソース管理 にて画面を交えながらご説明しています。
進捗確認とフィードバックをする
稼働するメンバーの稼働実績は、月末で締めて翌月に予定との比較を行い、組織の生産性の向上のため分析と改善をはかります。
稼働実績の報告を期日内にミスなく報告するようにメンバーへアナウンス
稼働実績を入力する意義・重要性を明確にして地道にアナウンスを行います。
会議で入力できていないメンバーを名指しするなど、ある程度の 強制力 を持たせることもおすすめです。
締め日後の集計作業
集計作業はExcelでアサイン管理・実績管理をしている組織は手作業で行います。
一方で クラウドツールを活用すればレポート・分析画面を簡単かつ早く見る ことが可能です。
メンバーの成長と新たな役割の創出
アサインをするとき管理者はメンバーの成長を期待します。
本人が経験したことがない業務や、高い目標を達成する業務を与えることは、能力の向上につながります。
管理者はメンバーが 「今どのような能力とスキルをもっていてどんな役割なのか」 を明確に把握し、業務遂行した結果として 「どのような新しい能力とスキルが身についたのか」 を管理しましょう。
この管理もクラウドツールを活用すると、他部署や人事部との共有もでき 生産性の向上 につながります。
管理職向け、アサイン管理ツール（Co-Assignコーアサイン）
①誰がどのプロジェクトにアサインされているか簡単把握
アサインの調整には、まず誰がどこにアサインされているか、現在の状況を把握する必要があります。
策定済のプロジェクト計画を確認すれば良いという訳には行かず、状況も日々変わっていきますので、Co-Assign（コーアサイン）を活用してクラウド上で一元管理すれば、現状把握する時間や、プロジェクトメンバー本人や担当PMなど人へ聞く手間が省けます。
②今後の作業負荷をメンバー別に簡単把握
プロジェクトの納品スケジュールによっては、特定のメンバーに作業負荷が集中してしまう場合があります。
その一方で、稼働に余裕がある人員や未アサインの余剰人材が発生する可能性もあります。
Co-Assign（コーアサイン）はメンバー別稼働予定表を簡単に作成できる機能があるため、全員の稼働予定を俯瞰して見る事ができ、そのような稼働の偏りを回避できます。
③簡単に要員計画を作成できる
プロジェクトマネージャーが求めるプロジェクトの成功のために必要なスキルと、実際にアサインされた人が持つスキルにアンマッチがある場合あります。
また稼働状況も、特定の人に集中する一方で余剰人材が発生している場合もあります。
Co-Assign（コーアサイン）なら、社内人材の保有スキルと稼働予定を見ながら簡単に適切な要員計画を作ることができます。
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