ツールを導入しても、開発メンバーが入力してくれない理由とその対策



IT企業の開発チームを率いる管理者(CTO、開発部長、エンジニアリーダー等)が、

「業務の効率化」「正確な情報で分析し戦略を立てる」ためにクラウドツールを導入する事例が増えています。



DXの取組みが加速し、国内のSaaS市場は急成長

https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000069.000012765.html



新型コロナウイルス感染症の流行を受けテレワークが浸透し、ペーパーレスやWeb会議などオンラインのコミュニケーションツールが発達し働き方が変わってきました。


こうした働き方の変化も追い風となり、プロジェクト管理ツールやナレッジ管理ツールなど業務の見える化ができるツールを導入し、DX(デジタル・トランスフォーメーション)に取り組む企業が増えてきています。




管理ツールを導入しても開発メンバーが入力しない原因


管理ツール導入の壁は「現場浸透」

管理者が十分にツールを活用するには、正しい情報が入っている事が前提です。

リアルタイムに近い現場の状況がツールに反映されている事が不可欠であり、その現場の情報を入力するのは、管理者ではなく現場の営業や開発メンバーです。


しかし「現場メンバーが入力してくれるか不安」「以前ツール導入したが入力してくれなくて結局使わなくなった」など、社内浸透が導入の壁だと感じる企業は多いです。



なぜ現場の営業や開発メンバーは入力しないのか?

・ツールを使いこなせない

いざ入力となるとUIがとっつきにくかったり「何処に何があるのか?」「入力はこれでいいのか?」と戸惑ってしまい調べる時間や、入力ミスをしてしまい管理者から再入力するよう差し戻しがあったり時間がかかってしまうなど、ツールを使う作業が敷居が高いというネガティブな印象を与えてしまう、またはすでにそういう印象を持っている状況。


・業務を増やしたくない

メイン業務が忙しく入力作業に費やす時間が無い、入力をする頻度が少なく(月1など)忘れてしまうなど、入力作業を煩雑と感じ使うモチベーションが上がらない状況。


つまり現場の開発メンバーにとって、ツールを利用する価値と重要性が生み出せていない環境が原因です。




管理ツールの社内浸透を促進する3つのポイント

▽ツールを使いこなせない

①現場のメンバーからフィードバックをもらい、使いやすいUIへ改善する

現場の開発メンバーの声を集め、使いやすいUIに改善することでツール入力の負荷低減を目指します。


▽業務を増やしたくない

②ツールを導入する目的を継続的に伝える

「忙しく入力する時間がない」や「入力失念」を無くすために、

 ・ツールに入った情報を元にメンバーと会議を行う

 ・ツールにある情報が評価対象になる

といった「データを入力していない」=「仕事をしていない」という認識を広め、メンバーに当事者意識と入力の強制力を持たせます。


③入力モチベーションを保つ

現場の開発メンバーがツールを利用するためのインセンティブを提供し、価値を見出してもらいます。そのために開発メンバーにも役立つアウトプットを出せるようにします。そのためには①と同様に、フィードバックをもらいアウトプットへ反映する継続的な改善が必要です。


また、管理の必要性と自社が目指すあるべき体制像・To-Be業務フロー等を現場のメンバーへ継続的に伝え、意識づけを行いツールを利用する意図と価値を全員に理解してもらう事も、モチベーションを保つことに効果的です。




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アサインの調整には、まず誰がどこにアサインされているか、現在の状況を把握する必要があります。

策定済のプロジェクト計画を確認すれば良いという訳には行かず、状況も日々変わっていきますので、Co-Assign(コーアサイン)を活用してクラウド上で一元管理すれば、現状把握する時間や、プロジェクトメンバー本人や担当PMなど人へ聞く手間が省けます。



②今後の作業負荷をメンバー別に簡単把握

プロジェクトの納品スケジュールによっては、特定のメンバーに作業負荷が集中してしまう場合があります。

その一方で、稼働に余裕がある人員や未アサインの余剰人材が発生する可能性もあります。

Co-Assign(コーアサイン)はメンバー別稼働予定表を簡単に作成できる機能があるため、全員の稼働予定を俯瞰して見る事ができ、そのような稼働の偏りを回避できます。



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また稼働状況も、特定の人に集中する一方で余剰人材が発生している場合もあります。


Co-Assign(コーアサイン)なら、社内人材の保有スキルと稼働予定を見ながら簡単に適切な要員計画を作ることができます。



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