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タスク管理に行き詰まる現場

タスク管理を導入しても生産性が上がらないと感じる原因は、以下の3つが挙げられます。これらは、タスク管理の限界や運用の課題に関連しています。

1.プロジェクト全体の視点が欠けている

タスク管理は個々の作業を追跡するには効果的ですが、プロジェクト全体の進捗やリソースの配分に目が届かないことがあります。結果として、タスクの進行状況は管理できていても、チーム全体の目標や成果に結びついていないケースが多いです。
具体的には、チームメンバーが各自のタスクに集中しすぎて、タスク同士の依存関係や全体の優先順位が見落とされ、プロジェクトの遅延やリソースの無駄遣いにつながるといったケースがあります。

2.要員アサインの不適切さ

タスク管理は「誰が何をするか」を具体的に割り振るのには適していません。適材適所の配置ができていないと、タスクを完了するために必要以上に時間や労力がかかります。

また、特定のメンバーに負担が偏ることで、モチベーション低下やタスクの質の低下を引き起こすこともあります。

具体的には、スキルセットが足りないメンバーに重要なタスクを割り当てることで進捗が遅れるケースや、特定のメンバーが過剰なタスクを抱える一方で、他のメンバーが手持ち無沙汰になるケースなどがあります。

3.稼働の予実管理が行われていない

タスクの進捗や状況を把握しても、それが計画とどの程度一致しているかを確認しないと、全体としてのプロジェクト管理が不十分になります。計画通りに進まない場合の調整が遅れ、非効率的な作業が続くことになります。

具体的には、タスクが予定よりも時間を要している場合でも、それが全体に与える影響が把握されないため、対応が遅れるケースや、計画を見直すことなく作業を続け、最終的に納期や予算を超過するケースなどがあります。

タスク管理だけでは生産性が向上しない理由

タスク管理だけでは、生産性向上に必要な「適切なリソース配分」や「計画と実績の調整」といったプロジェクト全体を統括する視点が不足しています。

タスク管理の役割と限界

タスク管理の役割

• 可視化: 個々のタスクや業務の状況を整理し、全体像を把握する。
• 進捗管理: タスクの優先順位を設定し、進捗状況を追跡することで、業務の遅れを防ぐ。
• 効率化: 必要なタスクに集中しやすくなり、無駄な作業を削減する。

タスク管理の限界

全体のリソース配分が見えない

タスク管理は「何をやるべきか」を把握するのに適している一方で、リソース（人的資源や時間）が適切に割り振られているかはカバーしきれません。

そのため、メンバー間でタスク量が偏っていても、それが表面化しにくいです。

プロジェクト全体の視点が欠ける

個々のタスクにフォーカスするため、タスク間の依存関係や、全体の進捗との関連性が把握しづらいです。

その結果、チーム全体の目標に対して、進捗が足りているかどうかが見えにくくなります。

タスク管理はあくまで「局所的な効率化」をサポートするツールであり、プロジェクト全体の成功やチーム全体の生産性向上を保証するものではありません。

生産性向上の障壁

タスク管理では排除できない生産性向上の障害をまとめると次のようになります。

障壁	説明	例	結果
障壁1: 適材適所の不足	誰が何を担当するかの適切な判断ができず、メンバーのスキルやリソースが考慮されにくい。	経験不足のメンバーに重要なタスクを任せた結果、進捗が遅れる。	効率が悪化し、全体の生産性が低下する。
障壁2: 予実管理の不足	タスクが計画通り進んでいるかを把握できず、必要な調整が行われない。計画と実績のギャップが拡大する。	予想以上に時間がかかるタスクが放置され、プロジェクト全体が遅延する。	プロジェクトの進行が妨げられ、全体のパフォーマンスが低下する。
障壁3: タスク同士の関連性の欠如	各タスクが他のタスクやプロジェクト全体にどのように影響を与えるかが把握されない。	依存タスクが遅延した結果、後続のタスクも滞る。	チーム全体の動きが非効率になり、生産性が低下する。

生産性向上のための新たなアプローチ

これらの原因を解決するには、タスク管理だけでなく、要員アサインや稼働の予実管理を組み合わせた包括的なアプローチが必要です。タスク管理を補完する仕組みを整え、プロジェクト全体を見渡す視点を持つことで、生産性向上が実現します。

要因	原因の詳細	具体例
1. プロジェクト全体の視点が欠けている	タスク管理は個々の作業を追跡するには効果的だが、プロジェクト全体の進捗やリソース配分が把握しにくい。 結果として、タスクは進むが、チーム全体の目標や成果に結びつかない。	チームメンバーが各自のタスクに集中しすぎて、タスク同士の依存関係や全体の優先順位が見落とされる。 プロジェクトの遅延やリソースの無駄遣いに繋がる。
2. 要員アサインの不適切さ	タスク管理では「誰が何をするか」を適切に割り振るのが難しい。 適材適所でない場合、時間や労力が余計にかかり、生産性が低下する。 特定のメンバーに負担が集中することも課題。	スキルセットが足りないメンバーに重要なタスクを任せた結果、進捗が遅れる。 一部のメンバーが過剰に忙しくなる一方で、他のメンバーが手持ち無沙汰になる。
3. 稼働の予実管理が行われていない	タスクの進捗や状況を把握しても、それが計画と一致しているか確認しない場合、調整が遅れる。 非効率的な作業が続き、プロジェクト全体の管理が不十分になる。	タスクが予定より時間を要しているが、全体への影響が把握されず対応が遅れる。 計画を見直さないまま進行し、納期や予算を超過する。

実践事例：新たなアプローチで成果を上げたチーム

タスク管理だけでは、プロジェクト全体の進捗状況やリソース配分を正確に把握することが難しく、納期間近になって初めて遅延が発覚するケースがしばしば見られます。このような状況では、急遽対応を迫られるため、無理なスケジュール調整や追加のリソース投入が必要となり、結果的に後続のプロジェクトにも悪影響を及ぼすことになります。

こうした課題を解決するため、タスク管理に加えてアサイン管理と稼働実績を一元的に管理できるツールを導入しました。このツールにより、各メンバーの作業量やスキルセットに基づいた適切なリソース配分を行い、さらに進捗状況や稼働データをリアルタイムで把握する仕組みを構築しました。

その結果、中長期的な視点でプロジェクト全体の進捗や遅延が他のプロジェクトに与える影響を事前に予測し、適切な調整を行うことが可能となりました。これにより、プロジェクト間でのリソース競合や無駄を最小限に抑え、全体のスケジュールと成果物のクオリティをコントロールすることに成功しました。

タスク管理を超えた生産性向上へ

タスク管理だけでなく、要員アサインと稼動の予実管理を組み合わせることで生産性が飛躍的に向上します。自分のチームに適した新たなアプローチを検討し、導入を始めてみましょう。

アサイン管理ツール「Co-Assign」とはどんなツールなのか？

Co-Assignは、プロジェクトへの要員管理を効率化するアサイン管理ツール。

メンバーを効果的にプロジェクトに割り当てることで、リソースの最適化を実現します。また、部門を超えてプロジェクトの体制を構築する際や、緊急時や炎上案件のサポート要員を手配する際の現状把握にも役立つツールになります。

人単位でアサインプロジェクトと稼働状況を可視化する「リソース管理機能 人材 x プロジェクト画面」

メンバーがアサインされているプロジェクトを一覧で確認することができます。また、部署単位で計画稼働率のサマリを表示することができます。部門長や事業部長、経営メンバーは稼働状況を一目で把握することができます。中長期的な目線で戦略を検討するための情報をすぐに収集することが可能になります。

プロジェクト単位で体制と稼働状況を可視化する「リソース管理機能 プロジェクト x 人材画面」

プロジェクト体制と稼働割合を様々な視点で把握。例えば、ステータスや受注確度、アサイン済みやアサイン計画中など。その結果、社内リソースでは足りない要員の把握が可能。先々を見越したリソースの調達計画が可能となります。

情報が一元管理、見える化されることで、アサイン会議を効率化し、時間短縮を実現します。

プロジェクトの計画と実績の予実を管理するプロジェクト予実管理

アサイン計画と稼働実績の予実を把握することが可能。計画と実績の乖離からプロジェクト遅延リスクを早期に把握し、後続プロジェクトへの影響を検討することが可能。

まとめ

アサイン管理はプロジェクトを成功に導くとともに企業の利益向上や働き方改革などにもつながる貴重なデータを蓄積することが可能です。

アサイン管理ツールについて、気になった方は是非、Co-Assign公式サイトよりお問合せください。