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部署間コラボレーションを最適化する戦略




部署間をまたいだアサイン管理を上手くするにはどうしたらいいでしょうか。

まずはアサインが上手くいかない主な理由に対処し、より効果的なアサインを実現するためにはいくつかのアプローチが考えられます。


 


部署をまたいだアサインが上手くできない理由 



1、部署の中で情報を抱え込んでいる(スキルや稼働予定が可視化・共有されていない)


 社内の人材が「何ができるか」「何が得意なのか」「過去どんなプロジェクトに参画していたのか」「稼働は空いているのか」「いつ頃空くのか」等の情報を、直属の上司である部長のみが把握している(部署内で閉じてしまっている)状態です。 これは特に、積極的に人材採用を進めていて社歴の浅いメンバーが多い会社だと、陥りやすい状況です。



2、共通言語化・テンプレ化ができていない 


情報が閉ざされている上に、プロジェクトに必要なスキル要件や工数の説明・伝達が口頭やフリーテキストでは、人材を融通し合う部署間のコミュニケーションがスムーズにできません。

お互い忙しい業務の中で、情報共有のための長い会議や、認識合わせのためのキャッチボールが何度もが発生します。 部署をまたいだアサインの障壁は、社内の「人(リソース)」に関する情報を部署ごとに抱えており、共通言語でコミュニケーションが取れないことが原因でもあります。

その結果として本来不要な業務や人件費・外注費が発生している会社は多いのではないでしょうか。


 


部署間でより効果的なアサインを実現するためには


1.     情報共有システムの導入


社内のスキルセットと稼働状況のデータベース: 社内の人材のスキル、得意分野、過去のプロジェクト参加歴、現在及び将来の稼働予定を含むデータベースを作成し、全社員がアクセス可能にします。


透明性の向上: この情報を全部署で共有し、必要なリソースがどこにあるかを容易に把握できるようにします。



2.     共通言語とテンプレートの開発


プロジェクト要件の標準化: プロジェクトのスキル要件や工数を表すための共通テンプレートを作成します。これにより、必要なリソースを明確に伝達しやすくなります。


コミュニケーションの効率化: 口頭やフリーテキストだけでなく、標準化された書式でのコミュニケーションを促進し、認識のずれを減らします。



3.     定期的な調整ミーティング



部署間の定期的なミーティング: 定期的に部署間のミーティングを設け、現在および将来のプロジェクトに関するニーズやリソースの状況を共有します。


予期せぬニーズへの迅速な対応: 定期的なコミュニケーションを通じて、予期せぬ人材のニーズが発生した際に迅速に対応できる体制を整えます。



4.     クロスファンクショナルチームの活用



プロジェクトベースのチーム: 異なる部署からのメンバーで構成されるプロジェクトチームを設け、部署間の壁を越えた協力を促進します。


多様な視点とスキルの活用: クロスファンクショナルチームを通じて、多様なスキルセットと視点をプロジェクトに活かします。



5. 定期的なレビューとフィードバックのプロセス


プロジェクトの進捗とチームダイナミクスを定期的に評価。


フィードバックと改善の機会を提供し、連続的な改善を促進。



6.教育とトレーニングプログラム


部署間協力やマルチタスキングスキルの向上を目指すトレーニングプログラムの提供。


新しい技術や方法論を学び、適応能力を高める。




これらを実行することで、部署間の協力がスムーズになり、組織全体の効率性が大幅に

向上します。ポイントは、透明性の高いコミュニケーション、明確な目標設定、

そして連続的な学習と改善を重視すれば効果的ではないでしょうか。



 


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