工数管理・稼働管理の効率化を上げる方法【エクセルサンプルあり】

※本記事は、PM(プロジェクトマネージャー、プロダクトマネージャー)やエンジニアチームのリーダーなど、システム開発の現場において、リソース管理(メンバーの稼働実績やアサインの管理)を行っている方向けの内容です。参考になれば幸いです。


システム開発会社における、リソース管理の非効率

 アイリッジの梅元です。現在は新規事業領域を担当していますが、3年ほど前までは開発部門(エンジニア、PM、デザイナー、カスタマーサクセス等のメンバーを抱えるチーム)の責任者をしていました。

VPoE(Vice President of Engineering)的な役割のイメージです。

進捗管理、利益管理、リスクマネジメント、採用、組織運営等いろいろやっていましたが、特に手間がかかっていたのは開発リソース(人)の管理でした。

アイリッジはFANSHIP等の自社プロダクト開発と、大手企業様の公式アプリ開発つまり受託開発の両方を行っていますが、特に受託開発について以下のような理由でリソース管理にものすごく手間がかかっていました。


1. 案件受注のタイミングが流動的  クライアントの発注稟議が通るまでに時間がかかる、あるいはその逆で(トップダウンでGOが出たなどの理由で)急遽開発相談をいただくということが頻繁にあって、案件が始まるタイミングがとても流動的でした。

急に大きなプロジェクトが立ち上がることになってメンバーの手配に奔走する、といったことは本当に多かったです。


2. メンバーの稼働状況・今後の予定が把握しきれない  当時、外部(常駐業務委託)の方を含めて、管理していたメンバーが全部で50名ほどいましたが、それぞれ具体的に何の業務に従事しているかは、とても把握しきれませんでした。

アサイン先のプロジェクトくらいは把握していましたが、忙しさの度合い(業務負荷状況)や今後の予定などは、週次定例ミーティングで私の下の(メンバーの上長にあたる)各チームリーダーに確認しないと分かりませんでした。

このため、会社全体として稼働状況やアサイン計画の見える化・分析はできていませんでした。


3. 社外メンバーの稼働工数集計に手間がかかる  引き合いが増えて案件も大型化も進み、多数の社外メンバー(常駐業務委託の方)にプロジェクトにご参画いただいていました。

SES契約なので精算のために毎月Excelで稼働実績(報告書)を提出してもらい、契約条件にのっとって超過(あるいは不足)時間の計算をする必要がありました。

が、システム化されておらずExcel運用だったため、稼働のつけ先のプロジェクトコード間違いや集計ミスが頻発し、非常に管理工数がかかっていました。


稼働予定表、工数管理表のエクセルサンプル

 稼働予定表、工数管理表(稼働報告書/作業報告書)のサンプルを探して本記事に辿り着いた方向けに、当時社内で利用していたExcel(厳密には、Googleスプレッドシート)を公開します。よろしければご活用ください。

稼働予定表_サンプル 工数管理表(稼働報告書/作業報告書)_サンプル


リソース管理の課題をシステムで解決!

 しばらくは上記のようなExcelで運用していましたが、会社の成長とともに人数が増えてきて管理業務の非効率が無視できないレベルになってきたこと、また2019年にアイリッジにジョインしたCTOの古木が以前から持っていた「プロジェクトのリソース(人)に関する課題を解決したい」という構想を具現化するため、アイリッジでは工数管理、稼働管理、アサイン管理業務をシステム化しました。それによって生まれたのが、このプロダクトです。



Co-Assign(コーアサイン) https://www.co-assign.com/

 Co-Assign(コーアサイン)を開発して社内に導入した結果、想定をはるかに超えるレベルで管理業務が効率化(※)できました。

また、稼働実績・計画の見える化によって、個別のプロジェクトだけでなく全社での開発コスト(社内人件費・外注費)分析も、以前よりも簡単にできるようになってきました。

※ Co-Assign(コーアサイン)によってアイリッジでどれだけ業務効率化の成果があったかは、別記事にまとめたいと思います。


 そして2021年4月、これまでの社内利用で実証済みの効果を踏まえて、同様の課題・ニーズを持つシステム開発会社様(と書きますが、IT企業様だけではなく、外部人材を抱えてDXに取り組む事業会社様全般にお役に立てると考えています)向けに、商用サービスとして一般提供することにしました。


 DX成功のカギは、「人」にあると考えています。

働き方が多様化していく中で、社内外からプロフェッショナルな人材を見つけ出し、適材適所に配置することはますます難しくなっています。

また、社外人材の活用とともに、工数管理などの管理業務負荷も増大しています。

人の管理はとても重要ですが、本来システム開発プロジェクトは、ものづくり(良いプロダクトをつくること)にフォーカスすべきです。


 Co-Assign(コーアサイン)のコンセプトは、「リソース(人)の手配と管理にかかる非効率をなくし、最適なチームでプロジェクトの成功に最大限フォーカスできるようにする」です。

アイリッジが開発したCo-Assign(コーアサイン)が、プロジェクトにおける「人」の課題に悩む企業様のお役に立てれば幸いです。なおCo-Assign(コーアサイン)は、どなたでも無料でトライアル利用いただけます。また今後、導入企業様の要件にあわせて継続的に機能強化も行っていく計画です。ご興味を持たれた方は、ぜひこちらのページのお問い合わせボタンから、お問い合わせください!