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最近、お客さまとの打ち合わせの中で、こんな相談を受けました。

「アサインを全社で見える化したいという部署と、アサインは部門内で管理したいという部署で意見が割れているんです」

どちらの言い分ももっともです。

実際、アサイン管理を導入しようとすると、「どこまで見せるか」「誰が見られるようにするか」は必ずと言っていいほど議論になります。

今回はこのテーマに向き合いながら、アサインの見える化と部門内統制のバランスをどう取るか？について考えてみます。

アサインを見える化するメリット

「アサインを全体で見える化したい」と考える部署には、こんな背景があります。

• リソースの偏りや空き状況が分かる
  　→ 一部の人に負荷が集中していないか、どこに余裕があるかが把握できる
• 部門をまたいだ応援や兼務の調整がしやすくなる
  　→ プロジェクトの立ち上げ・増員依頼・緊急対応の際にスピーディーに判断できる
• 人材の配置が属人的でなくなる
  　→ 勘や経験に頼らず、事実ベースで配置を検討できる

全社的な見える化によって、組織全体としての最適化が進む。
これはまさに、アサイン管理ツール導入の目的そのものです。

アサインを部門で閉じたい理由

一方で、「アサインは部門内で管理したい」という声にも現場ならではの事情があります。

• 状況を知らない他部署に口を出されたくない
• 人の稼働や調整を“見せる”こと自体がストレスになる
• あくまで自部門の裁量で運用したい

「今この人が動けないのには、説明のつかない理由がある」
「気軽に“この人空いてそうだから貸して”と言われたくない」

そんな感情が根底にある場合も多く、見える化を一律で押しつけると、逆に現場の抵抗を生んでしまいます。

“段階的な見える化”という選択肢

では、どうしたらいいのでしょうか？
答えの一つは、「段階的に見える化を進めていく」という考え方です。

Co-Assignでは、全メンバーの情報を一元管理しつつ、ログインできる人（＝アサイン情報にアクセスできる人）を制御することができます。

この特徴を活かし、以下のようなステップで“見せる範囲”を広げていく運用が現実的です。

ステップ1：まずは部門責任者レベルで運用開始

最初は、各部門の責任者・マネージャーだけにログイン権限を付与。
この段階では、部内でのアサイン登録・確認・調整を優先し、他部署との情報共有は最小限にとどめます。

ステップ2：共有ルールを整える

慣れてきたら、「どの情報を、誰に、どの粒度で共有するか」のルールを整備。
氏名・稼働率・アサイン期間などのうち、必要な情報に絞ってテンプレートで共有する、という方法も効果的です。

ステップ3：現場メンバーにも徐々に開放

運用が安定してきたら、メンバーにもログイン権限を広げていきます。

• 自分が何の案件に、どれくらいアサインされているかが見えることで、仕事の見通しが立てやすくなります。
• 自分の稼働が他の誰かにどう影響しているかを把握できることで、チームとしての連携意識が高まります。
• プロジェクトや部署内のアサイン状況全体を俯瞰できるようになることで、以下のような効果も期待できます：
  • タスクや役割の重複・抜け漏れに気づきやすくなる
  • 応援の必要性や余剰リソースの検討が現場レベルで可能になる
  • メンバー同士での調整やフォローがしやすくなり、属人化のリスクを低減できる

チーム全体の見える化は、「誰がどれだけ忙しいか」が透明になることで、感覚や噂ではなく、事実ベースで助け合える関係づくりにもつながります。

ステップ4：定期的に見直し、“最適な開示レベル”を探る

アサインの共有は一度決めたら終わりではありません。
組織の成長やプロジェクトの変化にあわせて、見せ方・範囲・関係者を定期的に見直すことが、無理のない継続につながります。

まとめ：アサイン管理に“正解”はない。でも前進はできる

アサインの見える化は、情報をすべて公開することが目的ではありません。
本来の目的は、「必要な人が、必要な判断をするために必要な情報を持てること」です。

部門ごとに事情が異なるからこそ、一律での見せ方ではなく、段階的な公開と共有ルールの整備が重要です。

Co-Assignは、情報を一元管理しながら、誰にログイン権限を付与するかを運用でコントロールできるツールです。
全社の見える化を急がず、まずは“小さく始めて大きく育てる”。
そんな現実的なアサイン管理のあり方を、ぜひご検討ください。