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アサイン管理における調整の重要性

前回の記事では、アサインの可視化はゴールではなく、むしろ“調整”こそが本質であるという話をお伝えしました。

https://www.co-assign.com/post/purpose-assignmanagement/

では実際に、現場ではどのように“調整”が行われているのでしょうか。

今回は、プロジェクトマネジメントやリソース管理の現場でよくある4つのケースを取り上げ、「課題 → 調整 → 結果」の流れで具体的にご紹介します。

調整ノウハウ① 納期直前の火消し案件への対応

課題
大型案件の納期が迫る中、一部のメンバーに負荷が集中し、残業が常態化していました。
一方で、別部門には稼働余力を持つメンバーも存在していましたが、スキルが合致するか不透明で、調整が進まない状況でした。

調整
まず必要なスキルを棚卸しし、余力のあるメンバーと突き合わせました。
その結果、一部のタスクは他部門メンバーでも対応可能と判断。リソースを振り替えて負荷分散を実施しました。

結果
残業時間の増加を最小限に抑えながら、納期を守ることに成功。
さらに、部門をまたいだ協力体制を構築するきっかけにもなりました。

調整ノウハウ② 複数案件にアサインされたキーパーソンの負荷分散

課題
特定メンバーが複数の案件で名指しされ、稼働率は120%超。
他のメンバーには余力があるものの、タスクを移せるかの判断が難しい状況でした。

調整
タスクを「人単位」ではなく「必要スキル単位」に分解し、同じスキルを持つメンバーを探しました。
一部のタスクを別メンバーに移管し、育成を兼ねてアサインを変更しました。

結果
キーパーソンの過負荷を解消できただけでなく、他メンバーのスキル育成にもつながりました。
結果的に属人性を減らし、将来的に同じ課題が発生しても対応しやすい体制が整いました。

調整ノウハウ③ 突発的な新規案件への柔軟対応

課題
既存案件でスケジュールが埋まっている中、大規模な新規案件が急遽スタート。
リソース不足により、このままでは受注が難しい状況でした。

調整
既存案件の優先度を見直し、「納期を延長する」「一部を外注に切り替える」「新規案件を分割稼働する」などの代替案を用意しました。
それぞれの案での稼働率や納期影響を確認し、経営層や顧客とも共有しました。

結果
顧客との交渉を円滑に進めることができ、受注を確保。
社内リソースを逼迫させずに新規案件への対応が可能となりました。

調整ノウハウ④ 待機工数を防ぎ遊休人材を活かす

課題
プロジェクトの谷間や案件延期などで、一部のメンバーに“空き工数”が発生。
待機状態が続くことで、コスト効率の低下やモチベーション低下といったリスクが表面化していました。

調整
アサインを中長期で見通し、待機が出そうなメンバーを事前に把握。
余力が見込まれるメンバーには、他プロジェクトの支援や短期タスク、改善活動・研修タスクを割り当てました。
組織内で「余力を活用できるタスクプール」を用意し、遊休時間が出ないように仕組みを整備しました。

結果
待機時間を削減できただけでなく、改善タスクや育成の時間に充てられたことで組織全体の成長にもつながりました。
総稼働率が向上し、コスト効率も改善。メンバーも「待機の不安」から解放され、モチベーションを維持できるようになりました。

まとめ：アサイン管理を成功させるために必要な視点

“調整”が必要となる場面は、

• 納期直前の火消し
• 特定メンバーの過負荷
• 突発的な新規案件
• 待機工数の発生

と、多岐にわたります。

いずれの場合も、アサイン状況を可視化し、データに基づいて調整することが、解決への近道です。
調整を「感覚」ではなく「数字と根拠」で行うことで、納期遵守・負荷軽減・新規対応・遊休削減を両立させることができます。

Co-Assignなら

Co-Assignは、こうした調整を支えるための仕組みを備えています。

• メンバーごとの稼働率をリアルタイムに可視化
• 案件や部門をまたいだスキル・リソースの照合
• 将来の空き工数の予測とタスク再配置

これらを通じて、「忙しすぎる」状況も「空きすぎる」状況も防ぎ、最適なアサイン管理を実現できます。