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はじめに：なぜ今「Excel脱却」が求められるのか

システム開発部門では、複数のプロジェクトが同時に進行し、メンバーがプロジェクト横断・機能横断で関わる――いわゆるマトリックス型の組織構造が一般的になっています。 こうした体制の中で、アサイン管理をExcelで行っている現場も、いまだ多いのではないでしょうか。

一方で、プロジェクト数や関係者が増えるにつれ、Excel運用では対応しきれない場面が増えてきているのも事実です。 本記事では、Excelによるアサイン管理が抱える課題を整理した上で、マトリックス組織に適したアサイン管理ツールの選定ポイントと、導入を進める際の考え方を解説します。

Excelによるアサイン管理の限界

1. データの一貫性・正確性を保ちにくい

Excelは手軽で柔軟なツールですが、手作業による入力や更新が前提となるため、入力ミスや更新漏れが起きやすい側面があります。 複数人で管理する場合、「どのファイルが最新なのか分からない」「意図せず内容が書き換えられてしまった」といった状況が発生しやすく、正確なアサイン状況を把握することが難しくなります。

2. 多軸での可視化・検索に限界がある

プロジェクト別、メンバー別、スキル別、稼働率別など、複数の切り口でアサイン状況を確認したい場合、Excelでは集計や加工の手間がかかります。 組織規模やプロジェクト数が増えるほど、運用は複雑化し、属人化しやすくなります。

3. 最新状況を把握しづらい

Excelでは、更新のタイミングや反映状況が担当者に依存しがちです。 その結果、「その情報が本当に最新なのか分からない」「確認のために担当者へ問い合わせが必要になる」といった状況が生まれ、判断や調整が後手に回る要因となります。

マトリックス組織特有のアサイン管理課題

• 同一メンバーが複数プロジェクトに関与することによるリソース競合の調整
• 中長期的なスキル形成や育成を踏まえた配置判断
• プロジェクト変更や優先度変化への迅速な対応

これらをExcel運用だけで安定的に管理し続けることは容易ではありません。

解決の考え方：アサイン管理をデジタル化する意味

アサイン管理を専用ツールに移行することで、「いま、誰が、どこに、どれくらい関わっているのか」をすぐに把握できる状態をつくることができます。

• アサイン情報の一元管理と即時参照
• 多軸での可視化による状況把握
• 最新情報を前提とした調整・判断のしやすさ
• 特定の担当者に依存しない運用

アサイン管理では、見たいときに迷わず最新の情報を確認できることが、現場運用において重要なポイントとなります。

マトリックス組織向けアサイン管理ツール選定のポイント

1. 多軸アサイン管理への対応力

• プロジェクト、組織、役割、スキル、期間、稼働率などを横断的に管理できるか
• 兼務や複数アサインを前提とした設計になっているか

2. 可視化・レポート機能の充実度

• 直感的に状況を把握できる画面が用意されているか
• 稼働の偏りやリソース不足を把握しやすいか

3. 連携・運用負荷を増やさない設計か

• 既存の人事・プロジェクト情報と整合性を取りやすいか
• CSV入出力などにより、必要に応じたデータ活用ができるか
• 特別なルールを増やさず、最新のアサイン状況をすぐ確認できるか

4. 権限管理・セキュリティ

• 組織や役割に応じて、利用できる機能や操作範囲を適切に制限できるか
• 操作履歴の確認や情報管理など、セキュリティ要件を満たしているか

5. 操作性と定着のしやすさ

• 現場メンバーが直感的に使い始められるか
• 導入後のサポートや運用支援が用意されているか

導入を進める際のポイントと定着のコツ

1. 現状業務と課題の整理

まずは、現在のExcel運用でどこに課題があるのかを整理します。

2. 要件整理とツール比較

自組織に必要な要件を整理し、複数ツールを比較検討します。

3. 小規模導入からの展開

一部プロジェクトや部門から試行し、段階的に展開することで定着しやすくなります。

4. 教育・運用支援の設計

管理職やリーダー層が率先して活用することが、現場定着を後押しします。

まとめ：Excel脱却が、アサイン管理の質を変える

マトリックス組織におけるアサイン管理では、Excel運用の限界が徐々に明確になっています。 専用ツールの活用は、リソース把握や判断の質を高めるきっかけになります。

Excel脱却を起点に、アサイン管理の在り方を見直してみてはいかがでしょうか。