開発会社がアサインのExcelをシステム化して年間300万円削減した話_前編



はじめに

アイリッジの野口です。

当記事では、弊社アイリッジがメイン事業として行っている、スマートフォンアプリの受託開発を行う際の課題だった、アサイン業務の効率化・人員の最適配置についてどのような失敗や苦労を経て実現し、年間300万円相当の業務コストを削減できたのかを2部構成でご紹介します。


株式会社アイリッジとは

弊社アイリッジは会社として「Tech Tomorrow」というミッションを掲げており、テクノロジーを活用して私達がつくった新しいサービスで、

昨日よりも便利な生活を創れるように邁進しています。


具体的なサービスとしては、大手企業様のアプリとアプリ向けマーケティングソリューション「FANSHIP」を通じてO2O/OMO(Online to Offline / Online Merges with Offline)をトータルで提供しています。



アイリッジが抱えていた課題

そんな企業ですが、開発案件の引き合い増加・事業成長に伴って

「人的リソースの管理業務・プロジェクト管理業務の非効率」が課題となっていました。


プロジェクトの数が増加し、人員も増え、外部人材も活用し始めました。

プロパーの開発メンバーが50名くらいになるまでは、Excelで何とか管理しきれていましたが、それ以上になってくると、管理が行き届かなくなってきました。


具体的には、以下のような状況になっていました。

・案件受注の確度やタイミングが流動的で、プロジェクト体制の構築に手間がかかっていた

・メンバーの現在の稼働状況と今後の稼働予定が見えにくくなっていた



なぜこれらの課題が発生していたのか

これらの課題が発生していたのは、「アサインに必要な情報を一元管理できる”箱”」がなかったためです。


アサイン業務を最適に行うには、複数の情報(様々な判断軸)が必要で、

これらの情報を集約・管理することができていなかったのが課題の原因でした。

アサインの判断軸として必要な情報は以下の6つです。

【メンバー側】

・稼働予定

そのメンバーがこの先どのプロジェクトにアサインされており、工数がどの程度見込まれるのか


・稼働実績

現在アサインされているプロジェクトでどれだけ工数がかかっているのか

・スキル/経験

各メンバーが持っているスキル(現在のスキル、習得中のスキル、過去の就業経験等)


【プロジェクト側】

・役割

プロジェクトの体制を構成する職能(PM、SE、エンジニア、デザイナーなど)


・スキル

プロジェクトの遂行のために必要なスキル

(業務や工程に関する知識、FlutterやJava、Pythonなどの技術)


・原価(粗利)目標

プロジェクトの体制にどれだけのリソースを投入できるか


弊社はかつて、部長、チームリーダー等のマネージャー層、案件担当、

プロジェクトマネージャーが”週次アサイン会議”といった形で、顔を合わせて、Excelとにらめっこして各メンバーの稼働状況・稼働予定・スキルを吸い上げながら、アサイン調整を行っていました。


これらの会議によって、週に3時間以上、

上位レイヤーの人件費がかさむメンバーの時間を食っていました。




その他の課題

上記以外にも、以下のような課題も同時に発生していました。


・外部(SES)人材の稼働実績表の集計に大きな労力がかかる

→外部人材の稼働実績管理に、勤怠管理システムのアカウントの払い出しは行っておらず(非常にコストがかさむため)Excelで稼働報告書を受領して

集計していたため、月末の締めには管理担当者に大きな負荷がかっていました。


・人材紹介会社へ、人材の提案依頼

(人材のスキル要件、人数、希望単金等)を各社ごとに送付、提案を受け検討することに大きな労力がかかる

→メールでのやり取りを同時に依頼する10~20社を個別で対応し、同じような内容の提案を何度も受けるのが、大変でした。



そこで、弊社はアサイン業務をシステム化してDXする決断を行いました。

この先は長くなってしまうので次回の記事にて「システム開発への踏切と運用・成果」をご紹介致します。

https://note.com/co_assign/n/n8be38c32d6cd


最後まで読んで頂きましてありがとうございました。