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「すでに社内で工数管理ツールを使っているのに、アサイン管理ツールまで必要なのか」と疑問に思う方もいるのではないでしょうか。

工数管理ツールとアサイン管理ツールは、どちらもプロジェクトと人に関する情報を扱いますが、主な目的が異なります。

工数管理は、主に誰がどの作業に何時間使ったのかを記録し、実績や原価を把握するために行います。一方、アサイン管理は、これから誰を、どの案件へ、いつからいつまで、どの程度配置するかを検討するための管理です。

そのため、アサイン管理ツールは工数管理ツールを置き換えるものではありません。実績を把握する工数管理と、将来の人員配置を考えるアサイン管理を役割分担させることで、プロジェクトの計画と実行をつなげられます。

工数管理とアサイン管理の違い

工数管理とは

工数管理とは、メンバーがプロジェクトやタスクに費やした時間を記録し、作業量やコストを把握する取り組みです。

予定工数を登録できる工数管理ツールもありますが、実際の運用では、次のような目的で利用されることが多くあります。

• プロジェクトやタスクごとの実績工数を集計する
• メンバーがどの業務に時間を使ったか確認する
• 予定工数と実績工数の差を分析する
• プロジェクトの原価や採算を確認する
• 次回の見積もり精度を改善する

つまり、工数管理では「実際にどれだけの時間を使ったのか」という過去から現在の情報が重要になります。

アサイン管理とは

アサイン管理とは、メンバーのスキルや稼働予定を把握し、複数のプロジェクトへ人員を配置する取り組みです。

現在の配置だけでなく、数か月先の案件予定や提案中の案件も含めて、次のような判断に使用します。

• 新しい案件へ配置できるメンバーがいるか
• 特定のメンバーに複数案件が集中していないか
• プロジェクトに必要な役割やスキルがそろっているか
• 将来、人員が不足する時期や余る時期はないか
• 受注前の案件を含めた場合、どのような体制になるか

アサイン管理について詳しく知りたい方は、アサイン管理とは？タスク管理との違いと、進め方・管理表・ツール選びもご覧ください。

工数管理とアサイン管理の比較

工数管理とアサイン管理は、どちらか一方を選ぶものではありません。管理する目的と時間軸が異なるため、組み合わせて利用することで相互に補完できます。

工数管理だけでは将来の人員配置が難しい理由

数か月先の空き状況を把握しにくい

実績工数を中心に管理している場合、現在までの稼働状況は確認できても、「3か月後に誰が空くのか」「次の案件へ配置できる人がいるのか」といった将来の判断には別の情報が必要です。

新しい案件の受注判断や採用、外部パートナーの確保を早めに行うには、案件の予定とメンバーの稼働予定を同じ時間軸で確認する必要があります。

複数プロジェクトを横断した兼務を把握しにくい

工数管理がプロジェクトやタスク単位になっている場合、一つひとつの案件では問題がないように見えても、複数案件を兼務するメンバーの負荷を見落とす可能性があります。

人を軸に複数の担当案件を確認することで、期間の重複や過剰なアサインを早めに把握できます。

受注前の案件を人員計画へ含めにくい

人員配置を検討する時点では、すべての案件が受注済みとは限りません。提案中の案件についても仮の体制を作り、複数の受注シナリオを検討する必要があります。

確定案件だけを見ていると、受注後に人材不足が判明し、急いでメンバーを探すことになりかねません。受注確度に応じた仮アサインを行うことで、将来の不足や重複を事前に確認できます。

役割やスキルを含めた配置判断が難しい

空いているメンバーがいても、その人がプロジェクトに必要な役割やスキルを持っているとは限りません。

アサイン管理では、稼働予定とあわせて役割、スキル、所属などを確認します。「誰かが空いているか」だけでなく、「必要な人材を確保できるか」という視点で体制を検討できます。

工数管理ツールとアサイン管理ツールの役割分担

すでに工数管理ツールを利用している場合、その運用をやめる必要はありません。次のように役割を分けることで、既存ツールを生かしながら将来の人員配置を管理できます。

1. アサイン管理で計画を作る
   案件の期間、必要な役割、メンバー、計画稼働率などを登録します。
2. 工数管理で実績を記録する
   プロジェクトやタスクへ実際に使用した時間を記録します。
3. 計画と実績の差を確認する
   当初の計画より工数が増えていないか、稼働が特定の人へ偏っていないかを確認します。
4. 将来のアサイン計画へ反映する
   案件期間や稼働率、次の案件への参加時期などを見直します。

重要なのは、実績を集計して終わらせず、将来の人員配置へ反映することです。工数管理とアサイン管理をつなげることで、計画、実行、振り返り、再計画の流れを作れます。

アサイン管理が必要になるタイミング

次のような状況が増えてきた場合は、工数管理とは別にアサイン管理の仕組みを整えるタイミングです。

• 複数のプロジェクトを兼務するメンバーが増えている
• 数か月先の空き状況を確認するのに時間がかかる
• 新しい案件を受注できる体制があるか判断しにくい
• 営業、部門長、プロジェクトマネージャーが別々の管理表を使っている
• 受注前の案件を含めた要員計画を作りたい
• 特定のメンバーへのアサイン集中が後から判明する
• 必要な役割やスキルを持つ人材を探すのに時間がかかる

該当項目が多い場合、課題は工数の記録方法ではなく、組織全体の人員配置を横断して確認できていないことにある可能性があります。

Co-Assignで管理できること

Co-Assign（コーアサイン）は、複数プロジェクトにおける人員配置を管理するアサイン管理ツールです。

メンバーごとの担当案件や兼務状況を確認する「人軸」と、プロジェクトごとの体制を確認する「プロジェクト軸」の両方から、アサイン状況を確認できます。

• 現在から将来までの稼働予定を確認する
• メンバーごとの担当案件、期間、計画稼働率を管理する
• プロジェクトごとの体制と不足要員を確認する
• 役割、スキル、所属などを配置判断に利用する
• 受注前の案件を仮アサインとして登録する
• 月、週、日単位で表示を切り替える

工数管理ツールやタスク管理ツールをすべて置き換えるのではなく、複数案件を横断した将来の人員配置を管理する役割として利用できます。

株式会社USEN-ALMEXでは、既存のタスク管理ツールを継続して利用しながら、組織全体のアサイン状況をCo-Assignで管理しています。詳しくは、タスク管理ツールでは実現できないアサインの見える化への取り組み事例をご覧ください。

アサイン管理ツールを比較したい方へ

機能、料金、管理方法などを比較したい方は、アサイン管理ツールおすすめ6選｜機能・料金・選び方を比較も参考にしてください。

まとめ

工数管理は、主に実績工数やコストを把握し、プロジェクトの結果を振り返るために行います。アサイン管理は、現在から将来に向けて、人材をどの案件へ配置するかを検討するための管理です。

工数管理ツールを導入していても、複数案件を横断した人員配置、数か月先の空き状況、受注前の仮アサインなどを確認できない場合があります。

既存の工数管理を生かしながら、将来の配置判断をアサイン管理で補完することで、人員不足や過剰な兼務を早めに把握し、計画と実績を次のアサインへつなげられます。