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みんなのアサイン管理はどんな感じ?

着任して間もない頃に、実際に自分の知り合いの会社ではどのようにアサイン・リソース管理が行われているのか?を知りたくて会食時に聞きまわったことがあります。

今回はその時の回答や私の感想などを紹介します。


まずは、お話を聞いた方の簡単なプロフィールは下記になります。



T氏・・・Web制作会社経営(従業員数:5名)

O氏・・・Web制作・アプリ開発会社経営(従業員:40名程度)

U氏・・・マーケティングツールの開発運営会社勤務(従業員:250名程度)



意図せずですが、会社の規模感がまったく違う方々にお話を聞くことができました。

会社の規模によって管理方法に違いがあるか?手段に違いはあるのか?などが浮かび上がってくると思います。


アサインやリソース管理は誰がしている?


T氏・・・なんとなく、T氏が行っている。

O氏・・・リーダー的なポディションの3名が行っている。

U氏・・・開発部門では各チーム(30名程度)リーダーが行っている。


3社共に会社若しくはチーム・部署のリーダーがアサイン・リソース管理を行っていることがわかりました。

管理者と管理されている人の割合は様々(1:5、3:40、1:30)なようです。


アサイン状況や調整、リソースを把握・確認する頻度は?


T氏・・・各月1回は全員でミーティングをし、時々個人毎に確認する。

O氏・・・週1回は各役割毎にミーティングを開き確認する。

U氏・・・所属しているチームでは毎日の朝礼で稼働見込みなどを報告する。


この質問の回答には月1回+時々、週1回、月1回とばらつきがありました。

なぜ、ばらつきがあるのかを次の質問で聞いてみました。


なぜ、現在の把握・確認頻度なのか?


T氏・・・人数が少ない。プロジェクト期間(~3か月)を考慮すると月1回で十分。

O氏・・・2~3年前から色々試して、なんとなく週1回になった。

U氏・・・私のチームでは細かい案件(数時間~2,3日)が多いので毎日になった。(推測)


プロジェクト・案件の期間と管理される人の比率によって頻度に大きく差があるように感じました。


アサイン・リソース管理に利用しているツールは?


T氏・・・何もつかっていない。記憶できるているので使う必要がない。

O氏・・・エクセル(スプレッドシート)で管理している。

U氏・・・エクセル(スプレッドシート)で管理している。


T氏以外の会社ではエクセル(スプレッドシート)を利用していました。

エクセル(スプレッドシート)はビジネスシーンでは身近なツールなので利用されることが多いのではないかと考えました。

因みに、O氏も会社を設立して、しばらくは記憶でアサイン管理していたそうです。

従業員数が7人を超えたころから記憶での管理に限界を感じていたのと、属人的な管理だとリスクが高いと考えてアサイン管理表をエクセルで作成するようにしたそうです。


O氏とT氏に聞きました、エクセル(スプレッドシート)でどんな管理表をつくっているか?


O氏・・・Co-Assignの「プロジェクト>人材」画面に近い表を作成していました。

U氏・・・Co-Assignの「人材 > プロジェクト」画面に近い表を作成していました。


両社のアサイン管理表を見せてもらった時に少しおどろきました。

Co-Assignと似た感じの表だったからです。



主な質問は以上となり、覚えたての営業トークをしながらCo-Assignの紹介もさせていただきました。


みなさんの会社ではどのようなアサイン・リソース管理をしていますか?

アサイン・リソース管理に課題などを感じていたら、ご相談ください。

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