ブログ

アサイン管理をExcelや部門ごとで行うと「サイロ化」が発生し、全社最適が崩れてしまいます。本記事ではサイロ化の意味と課題、解決策を解説し、Co-Assignでの改善方法をご紹介します。

アサイン管理に潜む「サイロ化」の罠とは？

プロジェクトや案件が増えてくると、アサイン管理は部門ごとにExcelや独自の表で運用されることが多くなります。
「自部門のリソースをどう配分するか」を考えるのは自然なことですが、実はこの方法には大きな落とし穴があります。

それが アサインの“サイロ化” です。

サイロ化とは？

サイロ化とは、組織の各部門やチームが“サイロ（穀物を貯蔵する倉庫）”のように閉じた状態になり、他部門と情報共有や連携ができなくなることを指します。
経営や組織運営の課題としてよく語られる現象ですが、アサイン管理においても同じ問題が起こります。

部門ごとにExcelでアサインを管理すると、部門単位では最適でも、全社最適が失われるという状況に陥りやすいのです。

サイロ化が引き起こすアサイン管理の課題

一見効率的に見える「部門ごとのアサイン管理」ですが、実際には以下のようなリスクを伴います。

• 部門最適に偏る
  部門内では効率的でも、全社で見ると稼働の偏りが発生。ある部署は余裕があるのに、別の部署では人材不足になる。
• 人材の取り合いが発生
  特定スキルを持つ人材に需要が集中し、二重アサインやスケジュールの衝突が起きやすい。
• ブラックボックス化
  部門を越えた情報共有がないため、経営層や他部門から全体像が把握できず、意思決定が遅れる。
• 属人調整に依存
  担当者同士の“水面下調整”が増え、調整コストが膨らみ、プロジェクトスピードが落ちる。

Excel管理が限界を迎える理由

サイロ化が解消されにくいのは、多くの企業が Excelや独自の管理表 を使っているからです。

• 情報が点在し、一元化できない
• 更新タイミングが揃わず、最新の稼働状況が共有できない
• 部門横断での人材調整に時間がかかり、会議準備や確認作業が負担になる

こうした問題が積み重なり、アサイン管理が現場のストレス要因になってしまいます。

Co-Assignでアサイン情報の分断を減らす

アサイン管理のサイロ化を防ぐには、部門ごとに分かれている人員、プロジェクト、稼働予定を、関係者が共通の情報として確認できる状態にする必要があります。

Co-Assignでは、複数プロジェクトの要員計画を集約し、人軸とプロジェクト軸の両方からアサイン状況を確認できます。

• メンバーごとの担当案件や兼務状況を確認する
• プロジェクトごとの体制と不足要員を確認する
• 現在から将来までの稼働予定を共有する
• 部門をまたいで同じ情報を確認する
• 負荷の重複や余力の偏りを発見しやすくする

ツールへ情報を集約するだけでなく、誰が更新するのか、どの段階で仮アサインを確定するのか、どの頻度で見直すのかといった運用ルールも必要です。

まとめ：サイロ化を防ぐには共通の情報と運用ルールが必要

アサイン管理のサイロ化は、部署ごとに異なる管理表を使い、人員や案件情報を共有できていない状態から発生します。

サイロ化を放置すると、一方の部署では人手が不足し、別の部署では余力が残るなど、組織全体で配置の偏りが起こりやすくなります。

まずは、プロジェクト、メンバー、役割、スキル、現在から将来までの稼働予定を、関係者が同じ基準で確認できる状態を整えることが重要です。