株式会社ＮＴＴデータＮＪＫ

Excelでは限界だったアサイン管理。Co-Assignで“アサインの見える化”を実現し、アサイン会議不要のチーム運営へ。

１．御社のサービスとお仕事について教えてください。

当社は、社会情勢や事業環境の変化に強く、安定したプロジェクト運営を実現するために、以下の3つの分野を柱に事業を展開しています。

その中で、私たちソリューション・サービス分野オリジナルソリューション事業部は、マンション管理組合様向けの自社パッケージ「FMS（Facility Management System）-マンション管理シリーズ」の提供をしています。

新規導入、カスタマイズ、バージョンアップ、保守対応などを一貫して担当し、プロジェクトごとに7〜8名規模で体制を組み、複数案件を並行して進めています。多いときには1人で4〜5案件、管理者であれば8案件ほどを掛け持つこともあります。

以前は、Excelを使ってアサイン管理を行っていましたが、プロジェクト数や関係者が増えるにつれ、Excelファイルのデータ量も膨大になり、開くのに時間がかかる、編集操作が重くなる、保存に失敗するなど、日常的な作業自体にストレスを感じるようになっていました。

「ちょっと修正したいだけなのに動かない」「保存に時間がかかって次の作業に進めない」といった声も現場から多く上がっており、業務スピードに大きな支障をきたしていました。

また、事業部内で開催したワークショップでは「アサインが大変」「Excelでは無理」といったアサイン管理への不満の声が最も多く上がりました。これをきっかけに、アサイン管理の見直しが本格的に始まりました。

2024年5月からCo-Assignをトライアル導入し、30件のプロジェクトと約80名を対象に本格的に試用を開始しました。

導入の決め手は、次の3点です。

Excelでは更新の手間が大きく、リアルタイムでのアサイン調整が困難でしたが、Co-Assignではその壁が一気に解消されました。

正式導入後は、翌月以降3か月先までのアサイン計画を入力する運用に切り替えました。翌月のアサインが90％以上になるようにするために、プロジェクトマネージャー間でアサインの調整をしています。

Co-Assignを使うようになり、

など、プロジェクト全体の見通しが大幅に改善されました。

Co-Assign導入により、次のような効果を実感しています。

会議時間の大幅短縮：以前は2時間半かかっていた会議が、Co-Assign上で確認できることで開催自体が不要になることもあります。
アサイン入力・更新の工数削減：Excelに比べて作業時間は7〜8割削減。
チーム内のコミュニケーション活性化：作業者自身が自分の稼働状況を意識するようになり、「このプロジェクト、稼働60%で本当に大丈夫？」といった建設的な会話が増えた。

チーム全体がアサイン状況を“自分ごと”として捉えるようになったことは、大きな変化だと感じています。