今回は、ホテル・旅館などの宿泊施設や病院・クリニック・薬局などの医療機関に向け、業務管理システムおよび自動精算機など、業務オペレーション効率化、利便性向上に寄与する製品・ソリューションの開発・製造・販売を行うUSEN＆U-NEXT GROUPの株式会社USEN-ALMEX 遠藤様、米澤様にアサインに関する課題感やCo-Assignの活用方法をインタビューいたしました。
弊社は、「テクノホスピタリティ（TECNO-HOSPITALITY）を世界へ」を理念に掲げ、有形無形のソリューションを提供しています。主軸事業は、ホテル・旅館などの宿泊施設や、病院・クリニック・薬局などの医療機関に向けた自動精算機の開発と提供で、この分野においては市場でトップシェアを占めます。
私たちはR&D本部に所属し、システム開発やハードウェアの設計、テスト、検証などを行っております。
大規模な新規開発プロジェクトから、顧客ごとのカスタマイズやバージョンアップなど大小様々な規模のプロジェクトが平行して稼働しています。
社員と協力会社のメンバー合わせて約150人がR&D本部で業務を行っているのですが、誰が、どの業務を担当しているのか、全体を把握することが難しい状況になっていました。
話を聞いて、はじめて「あなたがこの業務をやっていたのですね」と分かることもあり、プロジェクトへのアサインの見える化ができていないという課題を感じていました。
このような課題に対して、スプレッドシートでのアサイン管理を試みたものの、アサイン対象が150人と多く、フォーマットの管理や入力の手間などからメンバー毎のアサイン管理とプロジェクト単位のアサイン管理とを同期させて運用を続けていくのは困難ではないかと感じていました。
弊社ではタスク管理ツールを活用し、プロジェクトのタスク管理を行っています。ツールを増やしたくないという考えで、タスク管理ツールでのアサイン管理を検討してみたのですが、次の点で難しいと判断しました。
・組織全体のアサイン状況を把握しながら、アサインを調整する仕組みが弱い。
・複数のプロジェクトをまたいで誰が何を担当しているのかを簡単に把握しにくい。
・アサインを変更する際の操作が手間。
そのため、ツールを増やすことを許容し、「簡単で、分かりやすく、アサインの全体が把握できる」ツールを探すことにしました。
そのような状況において見つけたのが、Co-Assign（コーアサイン）でした。
メンバー毎、プロジェクト単位で組織全体のアサイン状況が簡単に把握できること、マスタやプロジェクト、アサインの登録作業が簡単であること、導入しやすいコストが決め手になり、Co-Assignを導入することになりました。
現在は、R&D本部のグループ長、プロジェクトマネージャーがCo-Assignを使ってアサイン管理を行っております。アサイン対象は約150人となります。
プロジェクトの延長や仕様変更などで要員の追加や変更が必要になった際に、全体のアサイン状況を確認して、要員手配や調整を行っています。現状把握がすぐにできる点はCo-Assignを導入して良かったと感じるところです。
アサインの見える化を実現できたことです。タスク管理ツールではできなかった組織全体のアサイン状況の把握が一番の効果だと思います。
アサインの管理はできるだけCo-Assignに統一していきたいと考えています。そのために、人的リソースの現状把握やアサイン状況の共有、アサイン調整など、運用マニュアルの整備を進め、運用の定着を目指しています。
また、アサインの見える化に加えて、稼働実績をCo-Assignにも連携し、複数のプロジェクトへのアサイン割合が適切だったかなどの振り返りも実施していきたいと考えています。
無理のない稼働計画で最大限、効果を出せるようなアサイン計画を作りたいと考えています。
私たち、株式会社アイリッジは、リソース管理・アサイン管理業務を効率化する人材最適化プラットフォーム Co-Assign（コーアサイン）を提供しています。
